Fazer a gestão de projetos do modo certo só traz benefícios para a empresa, uma vez que reduz as possibilidades de erros, economizando tempo, sendo mais assertiva e aumentando as chances de obter sucesso nas suas atividades de mercado. Para te ajudar, nós iremos trazer aqui mais informações do que é e como fazer gestão de projetos. Aproveite!
Você tem uma empresa que executa diversas atividades ou pretende entrar nesta área? Saiba que para ser bem sucedido neste campo é preciso ser um bom gerente de projetos, ou seja, ter o conhecimento específico para elaborar planejamentos e colocá-los em prática. Atualmente, muitas empresas deixam de obter lucros e de crescer no mercado, justamente por não terem uma boa gestão de projetos.
Com certeza você não deseja iniciar seu negócio com o risco de insucesso por algo relativamente simples, correto?
Os projetos nada mais são do que um conjunto de atividades temporárias, que são desenvolvidas em um período determinado, tendo data para começar e terminar. Sendo assim, é de fundamental importância que a empresa conte com o trabalho de um profissional qualificado para fazer a gestão dos seus projetos, ou, caso você deseje tomar conta dessa área, que tenha conhecimentos no campo da administração e gerenciamento.
O que é gestão de projetos?
Teoricamente falando, a gestão de projetos trata-se da aplicação de habilidades, conhecimentos e técnicas para colocar em prática uma atividade de forma eficaz e efetiva. O profissional responsável por fazer a gestão de projetos tem que ter competência estratégica, visando executar atividades que estejam de acordo com os objetivos da empresa e a coloque em uma posição melhor para competir com as suas principais concorrentes de mercado.
Além disso, faz parte da gestão de projetos conseguir estabelecer um planejamento detalhado, com todos os passos e caminhos que deverão ser executados, inclusive sob o prisma de tempo, por exemplo, o projeto iniciará tal dia, durante tanto tempo estaremos na etapa X e depois na Y. Planejar até pode ser “fácil”, mas conseguir seguir o planejamento é o que diferencia um bom gestor de projetos de um qualquer.
Quando se fala em gestão de projetos, normalmente se pensa em grandes atividades como, por exemplo, a abertura de novas filiais e expansão da marca. Este pensamento não está errado, mas o gerenciamento de projetos também pode ser utilizado para coisas mais simples como a inserção de um novo produto na cartela de vendas do empreendimento.
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Para você que está iniciando, uma boa forma de melhorar seus conhecimentos é através de um curso de gestão de projetos. Um curso que tem tido uma boa aceitação é a FGV Gestão de projetos, procure mais!
Como fazer gestão de projetos
A princípio a gestão de projetos é algo complexo de se fazer, visto que é composta por várias etapas, que devem ser seguidas rigidamente, pois do contrário o resultado final pode não ser o planejado. Além disso, mais difícil do que elaborar é seguir na prática, então, foco! Portanto, acompanhe abaixo como fazer uma gestão de projetos adequada.
1. Tenha metodologia de trabalho
Ter uma metodologia de trabalho é o primeiro e um dos mais importantes passos para realizar uma gestão de projetos bem sucedida. Levando isso em consideração, é mais do que recomendado optar por uma metodologia que esteja de acordo com as suas competências e necessidades da empresa. Ao escolher o seu método, a tendência é que a equipe seja mais eficiente, entregando os projetos com maior grau de acerto e menos erros.
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Porém, ter uma metodologia de trabalho não significa que as pessoas precisam ficar presas a ela até o final das atividades. Durante o processo é fundamental analisar se ela está funcionando, se a resposta é sim, basta dar prosseguimento, mas se for não, é só revisar e consertar o que está dando errado, fazendo novas adaptações.
2. Comunique-se com a equipe
Um dos erros cometidos pelos gestores de projetos é focar apenas na execução das atividades, o que consequentemente interfere no resultado final das atividades. O líder da equipe tem que ter plena consciência que deve se comunicar igualmente com todos os membros, passando os comandos a serem executados por cada um e também sabendo ouvir as ideias e sugestões de todos.
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Quando se trabalha em equipe saber se comunicar é essencial, sempre que houver algum problema é indicado sentar e conversar diretamente com quem está no foco ou com todas as pessoas. Dessa maneira, evitam-se boatos e situações desnecessários que podem afetar o trabalho coletivo.
3. Defina o escopo do projeto
O responsável pela gestão de projetos deve estar familiarizado com o termo “escopo”, que é uma espécie de resumo das atividades que serão executadas. Este planejamento tem que estar presente no início de todos os projetos, pois serve como orientação, evitando que a equipe se perca durante a execução.
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Além disso, também é necessário detalhar ao máximo todas as tarefas a serem feitas, especialmente se o gestor não puder acompanhá-las de perto com frequência. Este procedimento evita erros, economizando o tempo dos profissionais, de modo a garantir que se chegue ao resultado que foi planejado no início.
4. Conheça a sua equipe e monte o time certo
Um bom gestor não trabalha sozinho, ele não consegue executar tudo sem uma equipe que esteja a altura do trabalho, por isso, saiba escolher quem lhe acompanha!
Você não vai querer trabalhar com pessoas desconhecidas e que não se comunicam, não é mesmo? Por mais que o gestor tenha que compor uma equipe com profissionais que não tenha trabalhado anteriormente, é recomendado conhecer cada membro do grupo, descobrindo quais são as suas principais habilidades, conhecimentos e até mesmo personalidades.
Ao conhecer o comportamento dos seus auxiliares será possível analisar se eles possuem as qualidades que você, o projeto e a empresa precisam. Sendo assim, antes de contratar os seus ajudantes é indicado aplicar testes de conhecimentos específicos e psicológicos.
Sugiro que você aprenda como motivar a sua equipe, isso é realmente importante! Caso deseje mais informações, veja nosso texto sobre como motivar uma equipe.
5. Monte um cronograma com os membros da equipe ao fazer a gestão de projetos
Ninguém vai a lugar nenhum sem planejamento, muito menos sem cronograma quando se trata de gestão de projetos. Portanto, assim que definir quem são os profissionais que irão te acompanhar nesta empreitada é aconselhável fazer uma reunião com todos os membros da equipe e montar um cronograma, expondo todas as atividades, o que deve ser feito, forma de ser realizado e as datas que precisam ser cumpridas.
O cronograma deve levar em consideração a realidade da empresa e as competências de cada profissional que irá aplicar as funções. O gestor do projeto deve evidenciar que o cronograma tem que ser seguido à risca, mas isso não significa que ele não possa ser alterado, até porque pode haver transtornos no meio do caminho, que implicam em mudanças na execução das atividades.
Aprenda o que é planejamento, ficará mais fácil de aplicar na prática.
6. Monitore os riscos dos projetos
Por mais bem construído que seja um projeto sempre haverá riscos no meio do caminho, o ideal é que eles não aconteçam, mas se acontecerem é necessário estar preparado para enfrentá-los o mais rápido possível, evitando que isto comprometa todo o seu trabalho. Para se prevenir é recomendado mensurar quais são os riscos dos projetos, antes mesmo de colocá-los em prática.
Mensurar os riscos do projeto antes de lançá-lo é uma habilidade muito bem explorada em gestão de projetos, por isso, lembre-se sempre de analisar por todos os ângulos os possíveis insucessos do seu planejamento.
Portanto, depois de fazer o escopo e montar o cronograma, é recomendado analisar cuidadosamente todas as atividades que estão programadas e quais são os possíveis obstáculos que podem prejudicar as suas execuções. Não basta apenas identificar os problemas, também é necessário apontar medidas que podem ser tomadas para solucioná-los.
Para auxiliar na analise dos riscos você pode fazer testes de mercado, assim conseguirá encontrar de forma mais concreta as resistências que as pessoas terão com o seu objetivo.
7. Lidere a equipe
O gestor de projetos deve ser visto como líder pela sua equipe, devendo ser pró-ativo, ou seja, sendo o primeiro a se manifestar, sugerir e contribuir para com a realização das atividades. O líder tem que ser reconhecido espontaneamente pelo respeito que conquista dentro da equipe.
Nem sempre o líder da gestão de projetos poderá acompanhar a realização das atividades de perto, devendo eleger um segundo líder para que assuma esta função na sua ausência.
Quer aprender mais sobre liderança? Veja nosso texto sobre liderança.
8. Formalize o começo e o fim dos projetos
Formalizar o começo e o fim dos projetos é uma etapa que é esquecida por muitas pessoas, mas é algo importante. O ideal é fazer uma reunião solene no início do projeto, isto serve para estimular as pessoas a se familiarizarem com as atividades.
Já o fim do projeto também deve ser marcado por uma solenidade, que deve ser aproveitada para mostrar quais foram os resultados obtidos e também para reconhecer o bom trabalho da equipe.
Quando você conseguir concluir com êxito o projeto almejado mostre incentivo a sua equipe e recompensa. Uma janta e coquetel para a comemoração é uma ótima forma de parabenizar uma equipe.
Se você quer evitar gastar muito para aprender a trabalhar com gestão de projetos, uma boa dica é procurar por apostila de gerenciamento de projetos, costuma oferecer uma boa noção do funcionamento.
