Ficha de Controle de Estoque – Aprenda Como Usar

Está em busca de mais organização para o seu estoque? Veja como fazer uma ficha de controle de estoque.

A sua empresa tem um produto que está vendendo bem, mas de repente as vendas são interrompidas porque o estoque está vazio? Esta situação é extremamente prejudicial para o seu negócio, uma vez que pode fazer com que os seus clientes busquem comprar esta mercadoria nos seus concorrentes, o que irá gerar inúmeros transtornos financeiros.

Podemos listar uma dezena de problemas derivados da falta de produtos no estoque, vamos apenas demonstrar o quão prejudicial é: o cliente irá comprar do concorrente, sua empresa passará a ser conhecida como “a que nunca tem o que eu preciso”, você deixa de concluir uma venda, consequentemente, menos dinheiro que entra e, por fim, um cliente a menos que poderia ser alvo de fidelização, é ou não é muito ruim?

Certamente você e o seu comércio não querem ser surpreendidos por esta situação, não é mesmo? Então, para que isso não ocorra é necessário investir no controle de estoque, registrando de forma rigorosa todos os produtos que entram e saem da loja, fazendo com que eles não faltem e nem sobrem, pois nos dois casos ocasionam perda de dinheiro e degradação da imagem da empresa.

Um dos melhores métodos de promover o controle dos produtos da empresa é através da ficha de controle de estoque, que agrega mais organização e praticidade para os gestores responsáveis por este setor. Para quem precisa otimizar o estoque do seu comércio, nós iremos trazer ótimas informações de como fazer a ficha de controle de estoque. Pronto?

O que é ficha de controle de estoque?

Entender o que é a ficha de controle de estoque é algo muito simples, pois se trata de um relatório, que pode ser organizado em formato de planilha, reunindo de maneira detalhada todas as informações que estão relacionadas aos produtos que entram e saem do estoque de uma empresa que pratica o comércio.

Para que o controle de estoque seja feito de maneira eficiente a ficha tem que ser elaborada com o máximo de cautela e organização, do contrário o resultado final será comprometido. Além disso, a elaboração deste documento é antecedida por uma série de etapas, visando uma melhor coleta de dados.

Por que usar a ficha de controle de estoque?

Se você almeja fazer a ficha de controle de estoque é porque a sua empresa necessita de organização, correto? Entenda que esse tipo de relatório serve exatamente para isso, possibilitar que os seus processos de armazenamento e venda dos produtos sejam bem organizados, adicionando mais facilidade para o gestor do estoque e vendedores, os quais dependem das mercadorias para trabalhar.

Confira algumas dicas de vendas.

Se um cliente procurar por um produto na sua loja w não achar, dificilmente ele irá esperar a reposição do estoque, a tendência é que busque satisfazer a sua necessidade na concorrência. A sua empresa não quer perder dinheiro, quer? É por isso que a ficha de controle é tão importante, pois ajuda a fiscalizar a quantidade de produtos no estoque, permitindo saber quando é necessário fazer novas compras ou realizar promoções para se “livrar” dos itens que estão “encalhados”.

Como fazer a ficha de controle de estoque?

A princípio, a elaboração da ficha de controle de estoque parece algo simples e, definitivamente é, não é nada absurda no tocante a sua elaboração, porém, o processo é composto por uma série de etapas, as quais devem ser seguidas corretamente para que o resultado final seja satisfatório. Por isso, acompanhe abaixo como fazer a ficha de controle de estoque.

1 – Defina os produtos comercializados pela empresa

Neste exato momento, você é capaz de saber quais são todos ou ter pelo menos uma noção dos produtos que a sua empresa comercializa? Se a resposta for positiva, já é um bom começo para a prática do controle, mas do contrário, saiba que é necessário definir imediatamente todas as mercadorias que serão comercializadas pela empresa.

Sendo assim, é recomendado fazer uma lista em que sejam elencadas e descritas todas as mercadorias que a loja costuma vender. É óbvio que esta informação pode mudar durante o ano, visto que as empresas vendem produtos especiais durante as datas comemorativas. Neste caso, os itens devem ser atualizados de acordo com a época.

Uma boa dica é fazer uso de planilhas de fluxo de caixa.

A sua loja costuma apostar em produtos novos com frequência? Isso não é ruim, visto que o público consumidor gosta de novidades, contudo, nem sempre as novas mercadorias agradam. Por isso, tome o cuidado de colocar na sua lista apenas os itens que já têm um bom índice de venda.

Para facilitar nas conclusões, você pode utilizar os indicadores de vendas/desempenho.

2 – Separe os produtos por categorias, valores e fornecedores

Você conseguiu definir e montar a lista de todas as mercadorias que a empresa vende? Pois bem, agora é o momento de separar os produtos por categorias, valores e fornecedores, o que ajuda a deixar a sua ficha de controle de estoque ainda mais organizada, além de facilitar na interpretação dos dados posteriormente.

A partir desta lista que você já tem, faça um novo relatório, categorizando os itens e separando-os por valores e fornecedores. Por exemplo, se a sua loja é de calçados, separe os produtos por esportivos, sociais e casuais. Depois, é só agrupá-los se forem adquiridos por fornecedores iguais e descrever os valores.

A separação acima mencionada não é “fixa”, você deve separar conforme ficar melhor para o seu negócio e, claro, pra você.

3 – Escolha o software para montar a ficha de controle

Após ter todas as informações dos produtos comercializados em mãos é hora de seguir para a parte da confecção da ficha de controle de estoque. Antes de começar a criação é necessário escolher o software que será utilizado para a montagem. Afinal de contas, em pleno o século XXI não dá mais para fazer um documento manualmente, o que tornaria mais trabalhoso.

O Excel é um dos softwares mais indicados para a criação de ficha de controle, pois é simples de mexer, mas ao mesmo tempo oferece dinamismo e modernidade para que os dados sejam manipulados de maneira prática e automática. Além disso, a plataforma não acrescenta custos ao orçamento da empresa.

No tocante a custos, é interessante colocar na ficha de estoque os custos das mercadorias, para isso, entre em contato com a área de gestão de custos.

4 – Monte a estrutura da ficha de controle de estoque

Comece clicando sobre o ícone do software que será utilizado e aguarde abrir a página inicial. Na sequência, vá até o botão “Salvar Como” e nomeie o documento de “Ficha de controle de estoque”, também é indicado incluir no nome o mês que o documento se refere. Depois é só escolher o local que o arquivo será salvo. Faça o possível para salvar os arquivos de planilhas em uma pasta específica, exclusiva para a finalidade, porque é comum ficar “bagunçado” e perder documentos.

Na próxima etapa, dirija-se até o ícone “Inserir” e determine a quantidade de colunas e células que a ficha terá. Para seguir um modelo simples, você pode criar uma coluna para a categoria, para o produto, data da última compra, entrada, saída, quantidade em estoque e necessidade de compra, somando um total de 7 colunas. O número de células pode ser definido de acordo com a quantidade de produtos descritos no documento. Por isso a importância de levantar os dados previamente, assim já saberá as colunas e células necessárias.

Feito isso, o esqueleto da ficha de controle de estoque estará pronto. Para finalizar, basta pegar a sua lista de produtos e distribuí-los no relatório, dispondo-os conforme as suas respectivas categorias, quando foram comprados pela última vez, entrada, saída, qual a quantidade em estoque e se precisam ser comprados urgentemente ou não.

Como usar a ficha de controle de estoque

A sua ficha de controle de estoque ficou pronta e bem organizada? Você já tem mais da metade do processo para ser bem sucedido no controle de estoque da sua loja concluído, mas também é necessário tomar alguns cuidados simples para que esta atividade se torne mais eficiente ainda. Aprenda abaixo como usar a ficha de controle de estoque e faça um “trabalho completo” com seu estoque.

1 – Consulte a ficha de controle de estoque

De nada irá adiantar ter uma boa ficha de controle de estoque se o gestor da empresa não o consulta. Portanto, é indicado desenvolver o hábito de consultar o relatório frequentemente, verificando se é necessário realizar novas compras ou promoções para se “livrar” daqueles itens que estão com uma saída baixa.

Muitas vezes isso exige que o utilizador mude seus hábitos e esteja “aberto” à mudanças, já que precisará desenvolver um costume e disciplina. Por isso, caso sinta dificuldades, sugiro ler nosso texto sobre como lidar com mudanças.

2 – Analise a ficha

Você quer ampliar as vendas de uma determinada mercadoria? Então faça a análise da ficha de controle de estoque para verificar se o item tem um volume grande de vendas e a sua frequência. O mesmo procedimento pode ser seguido para tirar um produto do mercado.

3 – Mantenha o relatório atualizado

É de fundamental importância que o relatório de controle de estoque seja mantido atualizado. Somente desta maneira a empresa não irá se perder e nem correr o risco de ficar sem um produto em estoque. Por isso, sempre que ocorrer a entrada ou saída de uma mercadoria é necessário fazer o registro na ficha.

Conte-nos como está a sua ficha de controle de estoque?