Você está abrindo agora a sua empresa e tem dificuldades de como organizar e administrar uma empresa? Não se preocupe, você não é o único que passa por essas dificuldades, isso é a coisa mais normal, ainda mais quando está se iniciando no empreendedorismo. A boa notícia é que isso se aprende, desde se tenha paciência e dedicação você conseguirá organizar e administrar uma empresa de forma confiante, rentável e despreocupada.
Administrar e gerir uma empresa é algo que exige dedicação e estudo. Não basta abrir e pronto, esperar que clientes venham, que o seu produto/serviço seja um sucesso, que seu caixa triplique e que mesmo sem administrar as contas corretamente sempre vai sobrar dinheiro, não é assim!
Aprenda como trabalhar e administrar a rotina de trabalho das pessoas, isso irá facilitar bastante na sua administração.
Para facilitar a sua vida de administrador e empreendedor, vamos ensinar como gerir a sua empresa, como administrar, bem como dicas que serão importantes, as quais podem, inclusive, evitar uma falência imprevisível!
Você sabe realmente o que é administração?
1. Já Abriu Sua Empresa? Provavelmente Fez Errado!
Se você simplesmente teve uma ideia genial e abriu uma empresa, bom, possivelmente cometeu um erro quase ‘fatal’ e que já deixou seu negócio com 50% de chances de ir ao fracasso. Nossa! Mas por que isso?
Uma empresa não deve simplesmente ser aberta porque você teve uma ideia que pode dar certo, ela precisa ser estudada a finco antes mesmo de ser montada. Para organizar e administrar uma empresa você precisa ter iniciado ela corretamente, com um plano de negócios, sabendo exatamente a dimensão do seu mercado e os consumidores alvos.
Mas não se desespere, como eu disse, você comprometeu “50%” e isso é reversível.
Retire 1 dia para elaborar um plano de negócios para sua empresa, um verdadeiro planejamento inicial. Encontre os seus consumidores alvos, descubra se o que você está fazendo está correto e se a estrutura do seu negócio está alicerçada corretamente. Quando eu falo em estrutura, digo fundamentos.
Aprenda sobre a teoria geral da administração. Tudo que você puder acumular de conhecimento irá sempre melhorar as suas atitudes e tornará ainda mais racional e consciente.
2. Planejamento de Negócio Para Saber Como Organizar e Administrar Uma Empresa
Em todos os locais que você for procurar encontrará que um planejamento de negócio é importante e que você deve ter. De fato, mas eu vou mais longe, um planejamento não deve ser ‘estático’ como a maioria das pessoas pensa, ele deve ser reformulado, e acredite, com frequência!
Fazer planejamentos a longo prazo não está errado, mas ele deve ser cumulado com planejamentos menores, por exemplo, mensais.
Conheça as rotinas administrativas, isso lhe fará falta!
O planejamento será responsável por te ‘prender no caminho’ certo. E acredite, ao administrar um negócio, manter-se centrado no foco principal é importante.
Administrar não é apenas finanças, é saber conduzir as atividades, funcionários e atitudes da empresa para que atinja um objetivo final.
3. Como Conduzir os Funcionários e Colaboradores
Como já frisamos, administrar e organizar não é meramente financeiro, muito pelo contrário.
Uma das maiores dificuldades dos empresários está em aprender como lidar ou conduzir os seus funcionários. Funcionários mal conduzidos não produzem o que podem produzir, bem como, costumam criar verdadeiras “intrigas/manifestações” entre os demais.
A verdade é que para conseguir administrar uma equipe é preciso encontrar um equilíbrio entre exigência e liberação, pulso firme e mole, enfim, saber ceder ou não.
Os funcionários e colaboradores não precisam ter medo de você, eles precisam respeitá-lo e admirar!
Para conseguir isso é preciso se tornar um ‘exemplo’, alguém em que eles se inspirem. Não seja aquele chefe que se tranca em uma peça e não sabe o que existe no ambiente externo.
Algumas dicas para você conduzir corretamente seus colaboradores:
- Diga não quando necessário!
- Dê bom dia.
- Não abra exceções.
- Faça reuniões.
- Escolha representantes entre os funcionários para virem falar com você as insatisfações.
- Esteja disponível para conversar quando realmente for importante.
- Faça jantares quando conseguirem atingir metas, isso costuma estimular os funcionários.
- Busque harmonia entre seus funcionários.
- Não tolere intrigas e discussões, caso isso aconteça, dê exemplos (dispense).
- Saiba portar-se em público e perante seus funcionários. Lembre-se de jamais demonstrar sinais de fraqueza.
Seguindo esses conceitos você conseguirá conduzir seus funcionários exatamente como desejado.
Quer entender mais sobre administração de equipes?
Outra coisa que você pode fazer é ‘delegar’ a função de liderança para alguém, mas isso nem sempre é uma boa ideia, ainda mais quando a empresa for de médio ou pequeno porte.
4. Organizando os Pilares da Empresa
Afinal, o que é organizar? Em uma empresa, podemos entender que organizar é distribuir, separar, segmentar as áreas de forma que se desenvolvam em harmonia, objetivando o desenvolvimento da empresa.
A organização empresarial passa por diversos campos, ainda mais em empresas de porte médio ou grande, nesses casos é preciso ter um plano específico de organização para conseguir gerir tudo corretamente.
Uma empresa possui diversas áreas de atuação, simplificando. Você terá um setor administrativo, contábil, setor de informática, RH, comunicação e os funcionários. Normalmente uma empresa possui no mínimo estes setores. Perceba que cada setor é um pilar que precisa estar corretamente estruturado e organizado.
Embora alguns setores possam ser secundários, eles devem ser levados em consideração e não deixados de lado.
O ponto mais importante na organização desses setores é conseguir integrá-los e ficar devidamente subordinados a você, prestando relatórios. Você é o administrador e organizador da empresa, se você não souber o que acontece, tudo irá por “água abaixo”.
Crie um sistema que você consiga interligar todos os setores e ao mesmo tempo ter ciência de tudo que acontece, isso sim é organização!
5. Administrando os Fornecedores
Os fornecedores também precisam ser devidamente administrados e organizados por você, afinal, eles querem vender, e se você não tomar as rédeas, acredite, comprará areia no deserto!
Para encontrar fornecedores no inicio do seu negócio faça uma lista com no mínimo 10, os melhores que encontrar. Depois entre em contato para verificar preços e principalmente, condições de pagamento.
Mas vamos supor que você já esteja no mercado, tenha seus fornecedores fixos, já se perguntou se realmente são os melhores?
Os fornecedores costumam ter prazos de contrato com cliente, sempre sugiro que após o término do prazo seja feita uma nova busca de fornecedores. É frequente novas empresas entrarem no mercado com produtos de qualidade por preços mais baixos, com isso, você pode ter uma vantagem bem atrativa.
Entenda como trabalhar a administração da produção. Afinal, quanto melhor a sua produção mais dinheiro entrará na empresa, concorda?
Veja sempre o fornecedor como uma pessoa que estará tentando “empurrar” algo para você e não como um amigo que quer seu bem, porque ele não deseja o seu bem ele quer mesmo é vender!
Compre exatamente o que precisa SEMPRE, não caia naquela conversa de que um novo produto saiu no mercado e que você não pode ficar sem.
6. Administração Financeira
Finalmente chegamos na parte das finanças. Essa costuma ser a parte que mais preocupa quem deseja organizar e administrar uma empresa, e não é para menos, o nível de importância dela é realmente alto!
O foco de todo administrador é conseguir encontrar o equilíbrio entre a necessidade dos gastos e a geração da receita. É bem comum uma pessoa sem experiência acreditar que precisa gastar em X produto quando, na verdade, ele era totalmente desnecessário, gerando apenas prejuízos.
Para ser um bom administrador você precisa ter 1 característica primordial: consciência!
Você precisa fazer as coisas consciente, observando de forma racional, verificando possibilidades e analisando todas as receitas e custos. Não existe uma ‘mágica’, mas sim um planejamento bem elaborado de forma consciente.
Para facilitar a sua administração, a melhor forma é ter um plano financeiro. Veja como fazer um plano financeiro aqui.
O primeiro passo para iniciar a administração financeira é saber QUANTO É GASTO. Fale com o contador, ou, caso sua empresa seja de pequeno porte e não possua alguém responsável por isso, a solução é criar uma planilha no Excel e repassar todos os dados.
Não deixe nada dos gastos de fora, é comum as pessoas quererem ludibriar-se para pensar que estão “por cima”, mas isso apenas lhe fará cair.
Depois de saber exatamente quanto você tem de custo, seja com funcionários, produtos, aluguel, luz, água, telefone ou seja com fornecedores, chegou a hora de descobrir a sua receita.
A receita é o que você realmente ganha com a sua empresa. Existem basicamente dois tipos de receita: líquida e bruta. A receita bruta é tudo que entra, sem retirar os custos. Já a receita líquida é apenas o que sobra após efetuar o pagamento de todos os gastos.
Se, em algum momento, sua receita líquida passar a ser negativa, cuidado, você está no caminho da falência.
Uma boa administração nada mais é do que uma boa execução do planejamento que você fez. Procure evitar desperdícios, encontre sempre a melhor opção custo x benefício e, principalmente, não esteja sempre atento ao desempenho da sua empresa. Caso perceba que está caindo significativamente, não dê tempo para se concretizar, aja rapidamente!
Muito bom este comentário só faz trazer benefícios para os empreendedores, que estão trabalhando sem organização.
QUERO RECEBER ESTAS INFORMAÇÕES: ESTOU COMEÇANDO AGORA NO MERCADO EMPRESARIAL Como Organizar e Administrar Uma Empresa
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