Gerenciar o tempo é fundamental para atingir a eficácia necessária no dia a dia, tanto para realizar as tarefas pessoais quanto laborais. Existem pessoas com dificuldades de gerenciar o tempo que, embora tenham horas livres, nunca conseguem terminar todo o serviço, por isso, vamos ensinar a você como acabar com esse problema e aprender de uma vez por todas como gerenciar o seu tempo.
Certa vez ouvi um “ditado” – se você quer que algo seja feito, peça para alguém que esteja sempre ocupado e sem tempo. Esse ditado reflete uma verdade, as pessoas que estão sempre ocupadas aprendem a administrar o seu tempo, afinal, precisam fazer muitas coisas em horas.
Quer saber mais? Veja nosso texto sobre administração das rotinas de trabalho e otimização do tempo, com certeza terá excelentes resultados!
Essas pessoas podem ter aprendido isso de forma espontânea e natural, porém, nem sempre isso ocorre, sendo necessário desenvolver essa habilidade. A boa notícia é que não é ‘tão difícil’, basta se esforçar e praticar.
1. Descubra Qual o Tempo Que Você Tem Disponível
Não basta querer gerenciar o tempo, é preciso saber quanto tempo você tem para gerenciar. É interessante dividir o seu dia em partes, momento de trabalho, momento de lazer, momento de descansar, entre outros.
Crie um cronograma no Excel, estabeleça as atividades diárias que você terá de fazer e o tempo disponível para cada uma.
Aprenda tudo sobre gestão de tempo e consiga fazer tudo que precisa nas 24 horas do seu dia.
Gerenciar o tempo é conseguir fazer o que você precisa em um tempo pré estabelecido, simples assim.
2. Falta de Concentração Dificulta no Gerenciamento do Tempo
A falta de concentração é uma das causas mais comuns que atrapalham o gerenciamento de tempo. Pense da seguinte forma, você possui 2 horas para escrever um texto que levaria 30 minutos, contudo, você abre seu computador, dispersa, abre Facebook, Twitter, um vídeo, coloca uma música e por ai vai. Prepare-se, você não conseguirá fazer o texto nem em 10 horas do seu dia.
Quando estiver executando uma tarefa, dedique-se exclusivamente para ela. Esqueça conversas paralelas, treine seu domínio sobre seu pensamento e vontade.
Está com vontade de olhar o seu perfil social? Você terá um horário previamente estabelecido, o qual você criou no Excel (acima descrito), esqueça isso enquanto estiver em outra fase do horário.
Já pensou em melhorar? Desenvolver-se e ser tudo aquilo que sempre sonhou? Veja nosso texto sobre desenvolvimento pessoal e consiga as mudanças que precisa para sua vida.
Até pode parecer algo ‘simplório’, mas não é, basta tentar fazer para sentir o grau de dificuldade que é ter concentração no que você está fazendo, ainda mais com todas as dezenas de coisas para se fazer.
A dica para conseguir ter a concentração necessária para gerenciar o seu tempo é afastar os pensamentos diversos. Quando pensar, por exemplo, será que tem algo novo no meu Facebook? Faça o seguinte, não entre no Facebook, e altere o foco da informação, no caso, vou terminar esse documento. Afaste ideias contrárias, comande sua mente.
3. Organização Para Facilitar o Gerenciamento do Tempo
Organizar-se é fundamental para minimizar o tempo gasto nas tarefas e administrar melhor seu tempo.
Criar uma estrutura, um costume organizacional, faz com que simples práticas minimizem o tempo que você gastará para realizar as tarefas. Pense da seguinte forma, se você chega em seu escritório e tem 10 pastas em cima da sua mesa, sequer sabe o que são, quanto tempo você levará para conseguir trabalhar? Porém, se chegar no seu escritório, tiver 1 única pasta, você sabe o que é, já estudou em cima do caso alguns minutinhos no dia anterior, quanto tempo acredita que levará para iniciar seu trabalho?
Claro que o segundo caso lhe poupará mais tempo, além de deixar seu dia menos estressante, porque desorganização faz com que exista a impressão de que o dia está passando rápido e não está rendendo.
Veja mais sobre organização do trabalho.
Dicas Simples Para Melhorar a Sua Organização Com Foco no Gerenciamento do Tempo:
Adquira uma agenda e crie o hábito de utilizá-la. Anotar os compromissos para os horários mais adequados, por si só já é uma forma de gerenciar o tempo.
Conseguir marcar os compromissos para horários próximos, evitando ‘corridas desnecessárias’ já irá melhorar significativamente o seu gerenciamento de tempo.
Terminar o seu dia e organizar as suas coisas antes de ir embora ajudará bastante na sua organização para o dia seguinte, sem contar que terá um dia ‘mais calmo’, devido ao fato de que não chegará se estressando no seu trabalho.
Listar o que precisa fazer, estabelecer uma quantidade de tempo que pode gastar naquela tarefa e estabelecer metas diárias e semanais traz excelentes resultados, experimente!
Tem dificuldades de inovar no seu meio profissional? Não se preocupe, veja nosso texto sobre criatividade e inovação.
Uma dica legal e que costuma ser boa para gerenciar o tempo e se ‘estressar menos’ é iniciar seu dia pelas tarefas mais difíceis, após terminá-las você já ‘estará cansado’, mas o lado bom é que só terá coisas tranquilas, talvez até sobre um tempo de lazer para você descansar.
Os Momentos de Lazer e Descanso
Eu digo algo para vocês sobre lazer e descanso que eu passei, por isso realmente entendo. Existem momentos do dia que estamos meio que ‘de saco cheio’, qualquer coisa é melhor do que permanecer fazendo o que estamos fazendo, e, após começar a fazer outra coisa, rapidamente se percebe que aquilo também não está agradando. É a mesma coisa quando você tem que trabalhar e liga a televisão, você nem quer assistir a televisão, sente-se irritado com ela, mas você quer menos ainda trabalhar.
O lazer e o descanso precisam ocorrer, eles são fundamentais, senão ocorrerá o acima descrito, e acredite, suas tarefas e atividades não correrão bem, serão altamente improdutivas e, claro, seu tempo não será bem gerenciado.
Para conseguir gerenciar o seu tempo e não ficar ‘totalmente fora do ar’, o indicado é ter pelo menos 2 horas diárias de descanso e 1 hora de lazer. Simplificando, reserve 3 horas diárias que serão para você, nelas faça o que bem entender, não se “prive”, se quiser ir jogar uma sinuca, um joguinho de cartas ou até mesmo assistir televisão, faça!
Você é daqueles que costuma dormir tarde? Tem um sono difícil? Isso tudo interfere no seu gerenciamento de tempo, embora que não seja diretamente, indiretamente irá reduzir o seu gerenciamento de tempo, porque consequentemente irá demorar mais para fazer as tarefas e ‘estragará’ todo o seu cronograma.
Terceirize o Que Não Consegue Fazer
É comum as pessoas desejarem agarrar o mundo, contudo, isso deve ser evitado.
Terceirize o que você não consegue fazer, não apenas na sua vida profissional, mas também pessoal, fará com que consiga cumprir com todas as tarefas diárias sem se sobrecarregar.
Por exemplo, em sua casa existe a necessidade de lavar a louça e cortar a grama, se você já está saturado de coisas para fazer, terceirize para alguém que tem menos coisas para lavar a louça. Além do mais, a vantagem é terceirizar sempre o que você tem menos destreza e que a outra pessoa possa fazer mais rapidamente, assim, além de poupar seu tempo, também não ‘pesará’ muito para a outra pessoa.
Aprenda como fazer um diagnóstico organizacional, assim será mais fácil você conseguir por tudo em papel de forma correta e que funcione.
A Pressa Atrapalha Para Gerenciar o Tempo
Estar com pressa nunca é uma boa opção, afinal, você fará as coisas de forma abrupta, sem concentração e, o que era para ser o objetivo (terminar antes) acaba ocorrendo o oposto.
Quando as pessoas estão com pressas tudo se torna mais difícil, a gente se sente ‘atrapalhado’, sem contar que é comum esquecer boa parte das tarefas que deveriam ser executadas. A verdade é que a pressa não ajuda em nada, e aquele que deseja gerenciar o tempo corretamente precisa ter a capacidade de acalmar-se e fazer as coisas no seu tempo, e claro, bem feitas!
Fazer Duas Coisas ao Mesmo Tempo é o Desastre no Gerenciamento de Tempo
Você alguma vez já tentou fazer duas coisas com pressa e ao mesmo tempo? O que aconteceu? Garanto que em 95% dos casos a ‘zebra imperou’. Quer que algo dê errado faça duas coisas ao mesmo tempo e com pressa, é impressionante, nunca funciona.
Tudo gira em torno da concentração. Não querendo “tomar partido”, mas homens costumam ter uma dificuldade maior de fazer 2 coisas ao mesmo tempo, por isso, se for homem, sem chance! Desista.
Faça primeiro uma, depois a outra. Caso não dê tempo, faça até mais tarde ou tente prorrogar o prazo. Se ocorreu de você ter duas coisas ao mesmo tempo para fazer e estar com falta de tempo, é porque você com certeza errou em algum dos pontos já citados, seja em organizar seu cronograma ou dispersar sua atenção.
Conheça um pouco mais como você e as pessoas são, estude teoria comportamental.
