O termo organização deriva do termo “organizar”, que significa arrumar ou pôr em ordem algo de modo que ele funcione.
A organização do trabalho visa alcançar dois objetivos: a qualidade e a administração do tempo. Esses objetivos são traçados devido a muitas empresas terem de realizar um mesmo trabalho mais de uma vez e de produzir a altos custos, fatos que ocorrem pela falta de organização do trabalho dos seus funcionários.
Para ter essa organização, é necessário que o profissional possua tática ao invés de estratégia; que saiba empregar meios e/ou recursos para obter o resultado desejado ao invés de usar esperteza para obtê-lo. Isso porque, apesar de a estratégia ser importante para alcançar uma meta, a tática possibilita a execução de procedimentos. Ou seja, a estratégia dá a direção, mas a tática permite a ação.
A organização do trabalho, portanto, busca a utilização correta de um cronograma, treinar os colaboradores de forma adequada e realizar uma série de procedimentos; características que, somadas, constituem uma união estável entre a função e o profissional que a realiza.
* Vantagens da organização do trabalho:
Atualmente o mercado é muito disputado por profissionais altamente qualificados e existe uma grande necessidade de que esses profissionais produzam os resultados que a empresa espera obter, como por exemplo, lucro e competitividade. Entretanto, existem inúmeros profissionais que exercem funções que nada têm a ver com suas aptidões e ações mais habilidosas. Dessa forma, quando um profissional possui organização do trabalho em seu currículo (não necessariamente no sentido literal), ele pode conquistar grandes cargos dentro de uma corporação.
Parece fácil, mas a organização do trabalho funciona como o corpo humano, pois necessita da união e bom desempenho de todos os órgãos. É a essa união que damos o nome de organização do trabalho, onde cada colaborador funciona em acordo com os outros, estabelecendo um grupo que é organizado e que possui objetivos em comum.
* Resultados da organização do trabalho:
Dificilmente as metas propostas em um trabalho não serão alcançadas quando existe organização. Por isso, ser organizado no trabalho leva um profissional à beira da perfeição, originando confiança por parte de todo o pessoal de uma corporação.
Quando um profissional não é organizado em seu trabalho, as metas da empresa permanecem longe de serem alcançadas e vários outros problemas são acarretados, e resultados desse tipo aterrorizam as corporações. Quando uma pessoa dentro de uma corporação contribui com a organização em seu trabalho, ela ganha respeito pelo trabalho que exerce, pois os objetivos da empresa são alcançados.
Somados a esses resultados, a organização do trabalho garante o sucesso de um profissional e de qualquer coisa que ele almeja fazer. Sendo assim, quem possui organização no trabalho está sempre satisfeito com os resultados do seu trabalho e da renda que gera.
* Gestão do conhecimento:
A organização do trabalho utilizada nas corporações foi inicialmente chamada como gestão do conhecimento, quando surgiu no fim do século XX. A organização do trabalho envolve a forma como se organiza e gerencia um trabalho, desde a formulação deste como um projeto, até a criação dos atributos estratégicos da corporação, objetivando continuamente a segurança do colaborador e a eliminação de aspectos que atrapalham a produção.
Na época da Revolução Industrial existiu uma progressiva troca de trabalhadores (mão de obra humana) por tecnologias mecânicas, mas, simultaneamente à nossa impressão de que esse fato era negativo devido os desempregos gerados, isso fez com que esses trabalhadores braçais buscassem capacitação e cargos elevados. A partir disso, surgiu um novo tipo de trabalhador, que é mais competente por acrescentar diversas habilidades à sua função.
Após a revolução, a economia passou a possuir aspectos bastante característicos: o conhecimento passou a ser o principal objetivo, e não se podia eliminá-lo, pois teve início dentro de cada operário. Os resultados do conhecimento são diferentes de quaisquer coisas materiais, pois ao invés de diminuir com a frequência do seu uso, aumentam, apesar de uma parcela dele ser ocasionalmente “perdida”. O conhecimento, se bem administrado gera mais conhecimento, pois quando é partilhado, se multiplica, e conservar-se na mente de quem o partilha. Como consequência das tecnologias, também no período pós-revolução, o tempo “encolheu” e permitiu a comunicação de pessoas de diversas localidades sem a necessidade do deslocamento físico de uma área para outra.
As transformações dessa época modificaram o sistema de produção, já que também modificaram os alicerces para uma produção eficiente, os fatores exigidos em uma mão de obra, a competitividade e as estratégias organizacionais.
* Como executar a organização do trabalho que faço?
Se você deseja ser um profissional de sucesso sendo organizado naquilo que você faz, seguem algumas dicas:
1) Descreva o que fundamenta uma boa organização: uma boa organização é feita através de três passos: a antecipação, o planejamento e o controle.
2) Identifique coisas que tiram sua atenção, desviam o foco e perturbam a organização do seu trabalho: busque soluções para reduzir os efeitos desses problemas e para otimizar o tempo em que você conclui suas tarefas.
3) Analise como você administra seu tempo: observe suas atividades e verifique se você não passa muito tempo fazendo coisas alheias ao trabalho; busque soluções para finalizar suas atividades no fim do dia sem que acumule serviço para o dia posterior.
4) Utilize ferramentas para se organizar: elabore uma agenda (cronograma) de trabalho, assim você poderá se programar para atividades futuras e concluir suas tarefas dentro do prazo.
5) Organize-se quando houver trabalhos em equipe: procure aperfeiçoar seus conhecimentos em informática, determine prioridades e as acompanhe ao longo de sua execução, converse com seu grupo e fixe regras que beneficiem a todos, e comunique-se com sua equipe de forma afirmativa.
6) Aplique as leis da gestão do tempo: 1)No seu trabalho, se você se esforçar pelo menos 20%, terá resultado de pelo menos 80%; 2)Evite interromper seu trabalho, isso diminui a eficácia dos resultados e você demorará mais para terminá-lo; 3)Planeje seu tempo, pois o tempo que você investe em uma tarefa depende do tempo que você tem disponível e não do que tempo necessário para realizá-la; 4)Saiba usar o tempo disponível, pois às vezes, investir tempo demais em uma tarefa acaba diminuindo sua produtividade; 5)Evite fazer mil coisas de uma vez, separe um tempo para realizar cada tarefa com eficácia; 6)Conheça o ritmo do seu corpo, pois assim você respeitará seus limites; 7)Evite perder a noção do tempo quando o seu trabalho se tornar muito interessante e prazeroso.
7) Cumpra suas tarefas dentro do prazo e assim você não precisará realizá-las com pressa e urgência.
8) Compare a qualidade do seu trabalho com o de outras pessoas, assim você poderá indagar causas e solucionar os problemas.
9) Encontre obstáculos que impedem a organização das suas tarefas; busque soluções.
10) Comunique-se bem e saiba negar/recursar algo quando for preciso.
A organização do trabalho não é tão simples quanto parece, pois existe uma complexidade devido à variedade de cargos/funções, aspectos que cada profissional possui e ao número de partes (pessoas) envolvidas. Conhecendo esses fatores e visto que há uma grande competição dentro do mercado de trabalho na atualidade, os sistemas de informação unidos à gestão do conhecimento tornam-se ferramentas imprescindíveis para promover pensamentos de modo integrado e trabalhos organizados.
