Sua empresa parece estar desorganizada? Nada funciona no seu negócio? Tem a impressão de que o tempo passa e a produção não rende? Ainda pior, parece que tudo está dando errado? O problema é a falta de planejamento operacional! Veja aqui como resolver.
Todas as empresas de sucesso compartilham de uma mesma característica, todas são muito organizadas, elaborando com frequência planejamentos que as norteiam em todas as operações. Embora este seja um ponto muito importante, há empresas experientes e iniciantes que ignoram esta etapa, o que consequentemente gera uma série de transtornos e prejuízos financeiros.
Sendo assim, se você tem uma empresa ou está começando neste mercado e já está sofrendo com a desorganização, saiba que a solução para os seus problemas é investir no planejamento operacional, que é uma estratégia muito adotada pelas empresas devido à sua capacidade de aprimorar o trabalho dos funcionários e os resultados positivos.
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O planejamento operacional consiste na elaboração de projetos e estratégias de mercado que visam o bom funcionamento das atividades de todas as áreas que envolvem a empresa. Portanto, para você que deseja melhorar a organização do seu negócio, nós iremos trazer aqui tudo sobre planejamento operacional, inclusive como aplicá-lo no dia a dia. Confira abaixo:
O que é planejamento operacional?
O planejamento operacional desempenha a função de trazer organização para a realização de todas as atividades empresarias, economizando tempo, esforços e ajudando a conquistar bons resultados. Ao contrário do projeto de gerenciamento, o planejamento operacional é considerado mais específico, ou seja, não é amplo, pois ele trata da organização de cada tarefa de forma individual.
O planejamento operacional trata de cada atividade individualmente e tem um tempo curto e delimitado, elaborando com riqueza todos os detalhes para que ela se cumpra da maneira correta para alcançar os objetivos que foram estipulados pela empresa. Entre os itens analisados por esta estratégia estão o tempo de execução, profissionais qualificados para fazer as tarefas, os resultados a ser alcançados, plano B para enfrentar eventuais transtornos e todos os custos desde o início até o fim, evitando que o caixa da empresa seja pego desprevenido.
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É fácil perceber a importância do planejamento operacional, basta observar tudo que é tratado de forma individual e específica. Quando se consegue montar um bom planejamento, dificilmente o negócio sofre com falhas bruscas e imprevistas, possibilitando que a empresa consiga se reerguer, já que provavelmente terá um plano B para a situação.
Qual a importância do planejamento operacional?
O planejamento operacional é de suma importância, isso porque é fundamental para conseguir atingir uma boa organização. Através do planejamento é possível estruturar toda a empresa, evitando que ela passe por problemas internos e externos.
Realizar esta estratégia permite que cada função e funcionários sejam direcionados para o caminho certo, evitando erros comuns, perda de tempo, acelerando a conquista de resultados positivos, visto que antes de começar a trabalhar é traçada uma rota, que pode ser renovada no decorrer do caminho, de acordo com as necessidades da empresa. Portanto, se você quer ter um negócio bem sucedido, com uma equipe focada e 100% de aproveitamento, não deixe de fazer o seu planejamento operacional.
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Dicas de como fazer o planejamento operacional
A princípio, o planejamento operacional parece ser simples, e realmente é, porém, é necessário se atentar a alguns detalhes que fazem toda a diferença e são capazes de garantir uma organização muito bem estruturada, deixando a empresa preparada para colher os frutos dos seus esforços e trabalhar com os seus erros.
1 – Estude detalhadamente quais são os objetivos da empresa
Comece fazendo um estudo detalhado sobre a atual situação da empresa e quais os objetivos projetados para os próximos meses e anos. Faça um levantamento do caixa da empresa, dos rendimentos mensais, do posicionamento da marca no mercado, do número de clientes e funcionários, bem como dos demais dados relevantes para montar um planejamento operacional apropriado para as suas necessidades.
Note que os dados levantados correspondem a todo o sistema operacional da empresa, envolvendo desde os funcionários até a parte financeira. Lembre-se, uma empresa precisa trabalhar em harmonia e equilíbrio em todos os setores, somente assim conseguirá atingir o sucesso em sua magnitude.
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É recomendado fazer o levantamento dos dados e registrá-los em relatórios separados e de fácil compreensão. Tendo esses documentos em mãos, a pessoa responsável pelo planejamento operacional poderá estudar quais são as principais necessidades da empresa, trabalhando para supri-las imediatamente.
2 – Determine metas emergenciais para a empresa
Após montar e estudar os relatórios com a atuação e situação da empresa em todos os seus setores, é o momento de determinar quais são as metas emergenciais a serem alcançadas. Este ponto é muito importante e deve ser levado em consideração, pois há casos em que só é possível dar seguimento ao planejamento operacional depois de alcançar determinadas metas.
As metas podem ser estabelecidas de meses em meses, anos em anos, enfim, a medida que for alcançando as metas previamente estabelecidas, crie outras.
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Por exemplo, se uma das atividades do seu planejamento operacional requer certa quantia em dinheiro que não está disponível em caixa, então é prudente trabalhar para economizar e conseguir o montante desejado para colocar a tarefa em prática. Este tipo de atitude evita que a empresa dê um passo maior que a perna e acabe sofrendo as consequências no futuro.
3 – Monte uma equipe com profissionais qualificados
Por mais que você seja muito bom em planejamento operacional, dificilmente irá a algum lugar trabalhando completamente sozinho. Sendo assim, para otimizar o tempo, ter foco e aumentar as possibilidades de obter sucesso, é mais do que recomendado montar uma equipe com profissionais qualificados, que estejam dispostos a encarar este desafio e “vistam” a camisa da empresa.
Melhore o desempenho dos seus funcionários através de treinamento e desenvolvimento.
Procure recrutar profissionais que possuem ideais que estejam de acordo com os objetivos da empresa, dessa maneira o trabalho irá fluir naturalmente, trazendo resultados positivos. Embora cada funcionário seja designado a cumprir uma atividade, o ideal é integrar toda a equipe, fazendo com que todos saibam a dimensão do projeto e compreendam a sua importância para que ele se concretize.
4 – Faça um planejamento operacional para cada atividade
Agora que você já tem a sua equipe e todos estão integrados, é a hora de fazer um planejamento operacional para cada atividade. Faça um levantamento de quais são os procedimentos a serem realizados para a execução de cada tarefa, qual será o custo total e tempo investido em sua concretização.
5- Estipule metas e prazos para alcançá-las
Para ter um planejamento operacional bem sucedido é fundamental estipular metas e prazos para alcançá-las. O ideal é dar uma única meta para toda a equipe e metas individuais para os profissionais responsáveis pela execução de cada atividade, uma vez que cada uma delas possui as suas particularidades.
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Estipular metas não é importante apenas para você conseguir ter bem delineado os seus objetivos, mas também porque as metas colocam os funcionários na “obrigação” de conseguir atingir aquele objetivo, podendo-se ainda oferecer um “incentivo” para caso consigam atingir as metas, como é o caso dos famosos benefícios.
Além disso, também é importante determinar o tempo em que as tarefas têm que ser cumpridas. Dessa maneira, as pessoas tendem a trabalhar mais focadas, uma vez que não podem perder tempo, esta atitude serve para melhorar o planejamento, evitando que as atividades se estendam por um tempo muito longo e tornem-se inacabadas.
6 – Mensure as probabilidades de erros e acertos do planejamento operacional
Todo o planejamento serve para nortear a empresa na realização de uma atividade e para nortear do modo mais preciso possível é preciso ter em mente quais são as probabilidades de erros e acertos. Cada tarefa tem que ter um relatório, com detalhes indicando as chances de acertar e de errar.
Quando ocorrer um problema ou quando a atividade for perfeitamente executada, crie um registro. Isso irá lhe auxiliar nas tomadas de decisões posteriores, avaliando o que fez de errado em um primeiro momento e o que fez de correto em outro.
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Ao ter este relatório, a empresa estará mais bem preparada para enfrentar os eventuais transtornos, sem contar que ajuda a não ser pega de surpresa, sabendo exatamente o que pode ser feito para transpor os obstáculos, dispensando a necessidade de ter que começar tudo do zero novamente.
7 – Não hesite em rever o planejamento operacional
Por mais bem feito que o planejamento operacional seja feito, alguns erros ou novidades inesperadas podem acontecer, uma vez que o mercado dos negócios está em constante movimento. Se isto vier a acontecer, não hesite em rever o planejamento e ajustar os pontos que não estão dando certo, é melhor cortar o mal pela raiz do que perder tudo que foi planejado e já foi executado.
