O tempo é precioso, já dizia o ditado. E realmente é! Quantas vezes você já disse para si mesmo: “como eu queria ter mais tempo ou, queria que o dia tivesse 48 horas”? Isso é bastante comum. Embora não seja possível aumentar a quantidade de carga horária de um dia é possível administrar o tempo melhor e, consequentemente, conseguir fazer mais coisas. Quer aprender como administrar o tempo?
Quando se trata de administrar o tempo o difícil é ter disciplina para seguir à risca as dicas e formas que serão passadas, porque é hábito do ser humano deixar de lado as atitudes que exijam um pouco de força de vontade e esforço. Mas, se você está aqui, é porque deseja mudar seus hábitos e realmente aprender como administrar o tempo.
Uma boa dica antes de começar a fazer essa reprogramação neurológica de atitudes e comportamentos para administrar o tempo, é tirar 1 hora do seu dia para relaxar. Isso mesmo, relaxar, descansar, não fazer nada, não pensar em nada, manter a cabeça quieta. Com isso você será capaz de raciocinar melhor, desempenhar suas funções corretamente, acalmar-se nas horas necessárias e, principalmente, encontrar o que mais toma seu tempo.
Vamos começar?
1. Descubra o Que Toma Seu Tempo
O seu tempo é gasto em alguma coisa, concorda? Seja arrumando a casa, trabalho, lazer, televisão, cuidar dos filhos e por ai vai. Entender em que você gasta seu tempo e se o tempo que você separa para isso é realmente adequado faz toda a diferença em como administrar o tempo.
Conheça mais sobre administração de tempo através do nosso artigo Administração das rotinas de trabalho e otimização do tempo
No dia a dia, em meio a correria, é bem complicado conseguir registrar e descobrir como e em que você gasta seu tempo, por isso, a melhor foram de conseguir fazer isso é levando consigo uma agenda ou até mesmo manter uma planilha no Excel do seu telefone.
A cada tarefa que você fizer, seja ela lazer ou trabalho, anote o momento de inicio e final. Assim, além de saber o que você fez, também terá uma noção do período que está levando para executá-la.
Esse é o primeiro passo para conseguir criar uma rotina adequada para administrar o tempo, por isso, faça com cuidado, não se precipite, você já passou muito tempo sem conseguir administrar o tempo corretamente, perder algumas semanas se for preciso não irá ser nada absurdo.
Confira mais sobre gestão de tempo e melhores o seu desempenho.
2. Escalonando as Atividades ao Administrar o Tempo
Escalonar significa colocar em alguma ordem, nesse caso, estabelecer as tarefas mais importantes e que devem ter prioridade no seu tempo.
Quando se trata de administrar o tempo, conseguir elencar o que realmente deve tomar seu tempo e o que deve ser subsidiário, estar em segundo plano, é fundamental.
Pensando no trabalho, o que é mais urgente para ser feito? Isto deve ser o trabalho que iniciará o seu dia, porque você estará descansado e provavelmente renderá mais.
Aprenda tudo que precisa saber sobre organização do trabalho.
Elenque todas as atividades do seu dia, tudo que irá fazer, coloque por ordem de importância, estabeleça um tempo X para executá-la, mas sempre de forma realista, não adianta querer fazer algo que exige 2 horas em 40 minutos, apenas irá se atrapalhar e ficar mal feito.
No caso do seu horário de lazer, você não precisa atribuir quais tarefas irá executar, basta separar o horário para isso.
É importante lembrar que você tem de ter uma boa noite de sono, por isso, tente dormir pelo menos 8 horas por dia, caso contrário irá reduzir seu desempenho e ‘atropelar’ o tempo destinado para cada tarefa.
3. Montando um Planejamento de Como Administrar o Tempo
Um bom planejamento irá fazer com que a execução ao administrar o tempo seja melhor, mais simples e possível. Acredite, parece simples em um primeiro momento, mas administrar o tempo no dia a dia, na prática, é realmente complicado.
Mas afinal, o que é um bom planejamento, você sabe?
Muitas pessoas acreditam que o bom planejamento é aquele que otimiza da melhor maneira possível a administração do tempo, porém, não é isso! Um bom planejamento é aquele que traz os resultados que você precisa e espera.
Já ouviu falar de planejamento estratégico? Veja nosso texto sobre planejamento estratégico e conheça o que você não sabia.
Não adianta ter um planejamento altamente ‘otimizado’ se você não conseguir colocá-lo em prática, se os horários forem incorretos ou até mesmo se as atividades não puderem ser reagrupadas de forma próxima.
Para criar um planejamento, pegue uma planilha, pode ser do Excel ou até mesmo no Word. Elenque as atividades que você tem de fazer, coloque devidamente nos horários e de qual horário até qual horário irá executá-las, isso é muito importante!
Procure organizar as atividades de forma semelhante e, pequenas coisas que tem de ser feita, encaixar entre uma atividade e outra. Por exemplo, ir ao mercado e buscar as crianças na escola, procure organizar para fazer as 2 coisas juntas, irá poupar tempo.
Sempre que se pensa em ser um empreendedor ou abrir seu próprio negócio é preciso saber exatamente como fazer. Veja como fazer um planejamento de marketing.
Mantenha sempre o planejamento com você, vá assinalando as coisas que já foram feitas, bem como o tempo que demorou para concluí-las.
Faça planejamentos semanais, não para longo prazo, comece um dia após o outro que dará certo. A dica é, todas as noites, criar um planejamento diário para o outro dia, isso irá facilitar bastante.
4. O Que For Fazer Faça Bem Feito
Executar uma tarefa pela metade é pior do que não fazer, normalmente exigirá ser refeita e, consequentemente, levar mais tempo do que se fosse fazer do zero!
Você já estará destinando seu tempo para executar algo, por que não fazer certo e bem feito? Não se precipite quando estiver com pouco tempo, faça na medida que você consegue. Se estiver muito nervoso, pare e conte até 100 e depois recomece, costuma auxiliar. Além disso, faça algumas respirações fundas para acalmar.
Veja que esse ponto se relaciona com o planejamento, afinal, se você tiver um planejamento adequado não terá problemas de ter que fazer as coisas apressado, já que o tempo necessário estará devidamente programado e agendado!
Aprenda a teoria organizacional, com certeza irá lhe auxiliar muito no seu desempenho.
5. Concentração Melhora na Administração do Tempo
É bem fácil perceber a importância da concentração na administração do tempo, basta pensar da seguinte forma: Quanto tempo você leva para fazer algo quando está concentrado e quando não está?
Fazer as coisas de forma concentrada costuma reduzir em até 3x o tempo gasto quando está cumulando outras tarefas ou pensando ‘alhures’.
Procure fazer uma coisa de cada vez, por isso você tem um planejamento que contempla todas as suas tarefas, elas estão perfeitamente programadas, não precisa acumular, é para fazer uma de cada vez!
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Existem exercícios para melhorar a concentração, dentre eles está você tentar não pensar em nada e, caso pense, afastar aquele pensamento da cabeça. Outra forma de fazer o mesmo exercício é pensar em uma imagem e toda vez que algo interferir na imagem, concentrar-se na imagem e retirar o outro objeto.
6. Dicas importantes
Como nós sabemos das dificuldades que é conseguir por em prática tudo que expomos aqui, principalmente porque exige muita disciplina, vamos dar algumas dicas realmente importantes para facilitar!
A primeira dica é começar acordar 30 minutos antes, olhar o seu planejamento e separar tudo que você precisará para executar o planejamento. Por exemplo, X tarefa exigirá que você tenha um produto tal, já separe o produto. Deixe tudo organizado, porque quando saímos ‘meio corrido’ é comum esquecermos das coisas.
Procure fazer algum exercício físico, uma atividade que você consiga unir o exercício com hobby. Isso torna as pessoas mais alegres e bem dispostas para fazer as coisas desprazerosas.
Outro critério importante é a disciplina para conseguir administrar o tempo. Seguir a risca o planejamento não é uma tarefa fácil, ainda mais quando aparecem imprevistos que acabam colocando tudo por “água abaixo”. Um pneu furado na ida do trabalho é suficiente para fazer com que todas as atividades se acumulem.
Nesse caso, você deve manter a regra, ou seja, comece a fazer as coisas da hora que chegar e, o que não conseguir fazer, deixe para o outro dia. No outro dia, você já terá um novo planejamento, englobando as tarefas que ficaram do dia anterior.
Uma agenda é fundamental para quem quer administrar o tempo, sem ela você não será “nada”. Através da agenda você conseguirá se organizar, principalmente, ter tudo anotado para colocar em seu planejamento. O interessante da agenda é o fato dela poder ser levada para qualquer lugar, inclusive pode ser eletrônica.
Mas cuidado, de nada adianta uma agenda se você não registra as coisas nela. É preciso adquirir o hábito de utilizá-la!
