Dificuldades com os recursos materiais da empresa? Veja aqui como fazer a administração de recursos materiais.
As atividades da sua empresa estão atrasadas ou impossibilitadas de serem executadas? Uma das razões para que este problema esteja ocorrendo pode ser a desorganização do gerenciamento de materiais utilizados pelos funcionários. Essa situação é mais comum do que se pensa e atinge empresas de todos os ramos e tamanhos distintos, sendo responsável por acarretar diversos transtornos internos e externos.
Confira nosso texto sobre gestão de materiais, é um assunto muito importante para quem quer ser um bom empreendedor.
Para evitar que as atividades da sua empresa sejam comprometidas, o ideal é promover a administração de recursos materiais, que nada mais é do que estabelecer mais controle sobre todos os itens utilizados pelos funcionários em suas respectivas funções e aqueles que são produzidos. Dessa maneira, a empresa pode saber com exatidão em que lugar estão e para que lugar vão os seus materiais, diminuindo os transtornos internos e riscos de prejuízos financeiros.
Claro que para conseguir atingir um nível satisfatório de organização e administração de recursos materiais, será necessário trabalhar corretamente o giro de estoque.
A administração de recursos materiais é uma tarefa que deve ser feita por todas as empresas que pretendem ser bem sucedidas, este processo se caracteriza por ser composto por etapas.
Para você, que precisa controlar melhor as ferramentas de trabalho da sua empresa, evitar desperdício e manter tudo em “ordem”, trouxemos esse texto incrível com informações sobre o que é a administração de recursos materiais e como fazê-la corretamente.
O que é a administração de recursos materiais?
A administração de recursos materiais pode ser definida como uma tarefa que faz parte dos processos gerenciais de qualquer empresa, tendo como objetivo estabelecer o controle sobre os materiais utilizados na execução das atividades, os quais fazem parte do cotidiano dos funcionários. Para simplificar ainda mais, são os materiais utilizados no dia a dia do exercício da função. Alguns exemplos que podem ser citado, folhas de papéis, canetas, grampeador e etc.
É importante ressaltar que a administração de recursos materiais é composta de etapas, que são responsáveis por fiscalizar os materiais desde o momento que eles são comprados, a forma como são distribuídos e utilizados na empresa, até o momento em que são empregado nas tarefas e “transferidos” para o público consumidor, no caso de a empresa utilizá-los na produção de mercadorias.
Veja que para conseguir manter esse controle impecável será necessário contar com alguns aplicativos comerciais, correto?
Por que fazer a administração de recursos materiais?
Um setor da sua empresa ficou sem ferramentas ou materiais para trabalhar, gerando atrasos e prejuízos financeiros? Muito provavelmente, se a administração de recursos materiais tivesse sido empregada esta situação não estaria ocorrendo, uma vez que ela traz mais organização para o ambiente empresarial, permitindo que o gestor tenha total controle sobre os itens disponíveis para serem usados.
Estima-se que 16% da produção das empresas sejam abortadas devido à falta de ferramentas e materiais, de 30% a 60% dos itens estão espalhados pelo ambiente de trabalho e 20% são utilizados do modo incorreto, gerando desperdícios. Por isso, ao fazer a administração de recursos materiais você poderá tornar a execução das atividades mais eficaz, adicionar organização e promover a economia dos produtos.
Caso ainda não tenha “percebido”, a economia dos materiais irá fazer com que sua empresa economize nos gastos, fazendo com que esse valor economizado seja revertido em lucro, ou seja, é uma excelente forma de reduzir as despesas e maximizar os ganhos.
Como fazer a administração de recursos materiais
Se você não quer mais que ocorram atrasos ou desperdícios dos itens utilizados na execução das atividades da sua empresa, está na hora de colocar a administração de recursos materiais em prática. Este processo é relativamente simples, basta ter disciplina e atenção. Confira abaixo:
1 – Conheça todos os materiais utilizados pela empresa
Se você é o responsável por gerir os materiais da empresa, a sua primeira e uma das mais importantes missões é conhecer, com exatidão, todos os itens que são utilizados na execução das atividades. Por isso, comece tomando conhecimento de todas as tarefas que são realizadas pela empresa.
Sabe, não raros são os casos que encontramos administradores que não sabem o que realmente é utilizado na empresa, consequentemente, acaba por comprar materiais em quantidade desproporcional, isso quando não compram materiais que sequer são utilizados. O prejuízo que isso representa é alto!
Na sequência, faça uma lista de todas as ferramentas que viabilizam o andamento das tarefas. A partir daí, será possível identificar quais são os materiais usados pela empresa. Esta simples atitude permite obter dados para que os recursos materiais sejam comprados na quantidade ideal, organizados, distribuídos e utilizados de maneira adequada, agregando praticidade ao ambiente de produção e redução de gastos desnecessários.
2- Comprar com qualidade melhora na administração de recursos materiais
Você já conhece todos os itens usados nas atividades da empresa? Neste caso, é necessário partir para a próxima etapa, que é aprender a comprar com mais qualidade. Muitas empresas sofrem com o desperdício e prejuízo financeiro devido ao fato de comprar materiais que não correspondem às suas necessidades, ficando inutilizáveis antes mesmo de serem usados.
Para que a sua empresa não sofra com este problema, o mais recomendado é determinar a quantidade de materiais e ferramentas que são usados nas atividades, assim, diminuem-se os riscos de adquirir mais ou menos do que o necessário. A empresa tem um fornecedor que vende bem barato? Mas, será que o custo benefício vale à pena? Não deixe de avaliar se os itens adquiridos são de qualidade e realmente vão contribuir para com uma produção mais efetiva.
Lembramos também de que produtos de baixa qualidade rapidamente estragam ou se deterioram, neste caso, devido à baixa vida útil, provavelmente seu custo x benefício está sendo péssimo.
3- Armazene os materiais em um local adequado
O que fazer com os artigos depois que eles são comprados pela empresa? Este é um questionamento que muitas instituições deixam de fazer e posteriormente acabam pagando caro por isso. Portanto, pense onde e o modo como os materiais de trabalho serão armazenados. Faça uma ficha de controle de estoque para facilitar na busca dos produtos, costuma auxiliar bastante.
Escolha um local que seja de fácil acesso aos funcionários responsáveis por manusear os materiais, que ofereça as condições adequadas para que eles sejam conservados em perfeitas condições, sem correr o risco de serem danificados. Dependendo do tipo de material como, por exemplo, líquido inflamável, será necessário checar quais são as normas de segurança que devem ser seguidas para armazená-lo, podendo, inclusive, receber multas por infração, caso não siga os padrões normativos estabelecidos.
4- Organize os materiais no estoque para facilitar a administração de recursos
Imagine entrar em um almoxarifado ou estoque em que os materiais estão todos espalhados. Assim fica difícil de trabalhar, não é mesmo? Então, não basta apenas ter um espaço apropriado para guardar as ferramentas, pois elas também precisam ser organizadas corretamente, do contrário podem sofrer alterações que comprometem o desenvolvimento das atividades.
Sendo assim, é necessário estudar o tipo de material que a empresa usa e depois estipular métodos de armazenamento. Por exemplo, se os itens possuem uma estrutura frágil, obviamente que eles não podem ser empilhados, uma vez que podem amassar ou quebrar, levando ao desperdício. Além disso, também se pode codificar e etiquetar os artigos, o que permite controlar melhor a entrada e saída de cada um deles.
5- Controle a distribuição dos artigos na administração de recursos materiais
Você comprou recursos materiais de qualidade e os armazenou da melhor maneira possível, mas, ainda assim, as execuções das atividades não estão atendendo as expectativas da empresa? Pois bem, isto pode estar acontecendo devido às falhas na distribuição dos itens, sendo necessário identificá-la e repensar o modo como este processo é realizado.
Quando falamos em distribuição de algo, seja interno ou externo da empresa, trabalhamos o quesito logística. Veja como um curso de logística pode te ajudar.
Portanto, a primeira coisa a se fazer é estudar a forma como os materiais estão sendo distribuídos, bem como se o modo como está sendo feito é correto ou errado. A partir do levantamento destas informações, é possível trabalhar para acabar com os erros e ampliar os acertos, determinando a quantidade e a forma como os materiais serão utilizados, o que evita que eles sejam desperdiçados.
Também, pode-se fazer uma pequena “entrevista” com os funcionários para descobrir quais são os materiais que são mais utilizados, por que e a quantidade média utilizada.
6- Estipule métodos de uso dos materiais
Para que o gestor tenha o controle total da administração de recursos materiais da empresa é essencial estipular métodos de uso a serem seguidos pelos funcionários. Neste caso, é indicado determinar a quantia de ferramentas que serão utilizadas diariamente, o horário que devem sair e retornar ao espaço em que são armazenadas.
Perceba, será importante trabalhar os funcionários, a visão que tem da empresa, seus hábitos, isso não é fácil, por isso, sugiro também fazer uma avaliação psicológica.
Deixe claro aos funcionários a maneira como os materiais devem ser manuseados para evitar que eles sejam danificados. Além disso, também é indicado criar o hábito de inspecionar as ferramentas da empresa, podendo ser feito ao final do dia, semanalmente ou mensalmente, isto ajuda a identificar e sanar possíveis problemas.
Com essas questões de administração de materiais compreendidas, você pode também criar um livro administração de recursos materiais, o qual irá auxiliar na organização.
