Está difícil encontrar o ponto exato entre comprar e vender materiais? Veja agora tudo sobre gestão de materiais e resolva o seu problema!
O processo de produção da sua empresa está bagunçado e gerando inúmeros transtornos? Isso costuma ocorrer porque você está falhando na gestão deste setor, que é um dos mais importantes da empresa. Afinal de contas, se não houver produção de qualidade, os produtos oferecidos aos clientes não irão satisfazê-los, fazendo com que levem o seu dinheiro para outro estabelecimento.
A sua empresa não quer produzir mal e nem perder clientes, não é mesmo? Então, para fugir dessa situação, é necessário começar a aprimorar a gestão de materiais, desenvolvendo métodos para que eles sejam bem aproveitados e distribuídos, garantindo que o processo de produção seja otimizado e o resultado final atenda as necessidades do público consumidor.
No tocante a distribuição desses materiais que falamos acima, isso se refere principalmente ao quesito logística. Você deve estudar a forma que o seu produto será “recebido na empresa” (matéria-prima e etc), bem como a forma que irá fazer para entrega-lo ao destinatário final (consumidor).
A gestão de materiais é composta por uma série de etapas que se complementam e que, sendo seguidas à risca, podem sim gerar bons frutos para o negócio.
Para você que quer tornar a sua empresa mais organizada e melhorar a situação financeira, montamos para você esse texto voltado para a prática da gestão de materiais. Pronto para começar?
O que é gestão de materiais?
A gestão de materiais nada mais é do que o ato de controlar e fiscalizar todas as questões que envolvem os materiais utilizados para que as atividades da empresa possam ser executadas com sucesso.
Este processo é composto por etapas que têm como objetivo inspecionar os tipos de produtos que estão sendo adquiridos, como são distribuídos no setor de produção da empresa e o que pode ser feito para que sejam bem aproveitados.
De forma teórica, pode-se dizer que a gestão de materiais funciona como uma unidade de apoio, que se incumbe de fiscalizar os setores de almoxarifado, licitações e compras, estoque e produção. Ao controlar todas estas áreas, a empresa saberá tudo o que acontece com as mercadorias que adquire, desde o momento que entram no estabelecimento até quando saem.
O que a sua empresa ganha com a gestão de materiais?
A sua empresa tem uma meta de produção para bater, mas está impossibilitada devido à falta de materiais? Esse tipo de situação não pode acontecer de jeito nenhum, concorda? Pois bem, ao fazer a gestão de materiais, você se livra deste problema, já que ela controla todo o processo de compra, definindo a quantidade certa e como a distribuição deve ser feita para atender as necessidades do setor de produção.
Perceba que através da gestão de materiais você estará trabalhando diversas áreas, dentre elas a gestão de estoque, logística, fornecedores, produção, entre outros, por isso é tão importante não deixar de lado a gestão de materiais.
Para uma empresa ser bem sucedida não basta apenas produzir, é necessário que os produtos ou serviços ofertados sejam de ótima qualidade. A gestão de materiais também serve para que as mercadorias compradas sejam armazenadas da maneira correta e mantenham as suas características originais, além de instruir os funcionários para que aprendam a usá-las do modo correto, evitando o desperdício, entre outros transtornos.
1 – Defina os materiais utilizados pela empresa
Vamos combinar que fica extremamente difícil gerir algo que não se conhece em sua totalidade, não é verdade? Sendo assim, a sua primeira missão como gestor interessado em trazer organização para a empresa, é definir quais são todos os materiais utilizados em seus processos de produção.
O ideal é promover um estudo interno das atividades executadas pela empresa para saber do que exatamente elas precisam para serem colocadas em prática. Somente a partir daí que é possível montar uma lista, em que sejam descritos, com riquezas de detalhes, todas as mercadorias que o setor de produção carece.
Para que a lista seja mais organizada, pode-se colocar a quantidade de cada produto e a frequência de compras.
Perceba que na gestão de materiais, assim como em qualquer outra área que envolva a parte de gestão da sua empresa, será preciso elaborar um planejamento, o qual deverá conter tudo que será feito, datas, desempenho, quem irá realizar, entre outros pontos importantes. Não faça algo “por fazer”, faça com calma e bem feito, somente assim atingirá o resultado esperado.
2 – Codifique e registre os materiais
Quando o setor de produção necessita de uma mercadoria específica é difícil de localizá-la rapidamente no estoque da empresa? Para que este problema não volte a acontecer, a gestão de materiais disponibiliza a etapa de codificação e registro das mercadorias.
Em primeiro lugar, estabeleça códigos para os produtos, que devem estar separados de acordo com a categoria que pertencem ou finalidade de uso.
Você já deve ter visto na prática a utilização de códigos. Os postos de conveniência e mercados utilizam muito esse sistema, afinal, a quantidade de itens que entra e sai é muito grande. Além disso, fazem uso de maquinas de leitura de códigos.
Porém, apenas codificar os materiais não é suficiente para obter mais agilidade na hora de procurá-los. Para que isso aconteça, é recomendado registrar os produtos em planilhas, nas quais devem ser descritas as caraterística ao lado do respectivo código. Dessa maneira, o documento pode ser consultado sempre que for necessário verificar a disponibilidade do material em estoque.
3 – Organizar o estoque faz parte da gestão de materiais
Um dos principais pontos para que a gestão de materiais seja eficiente é organizar o estoque. Portanto, a primeira coisa a ser feita é escolher um dia em que as atividades não estejam sendo executadas e fazer uma limpeza em todo o espaço. Isso é fundamental para que as próximas tarefas possam ser realizadas com praticidade, pois em um local limpo é mais fácil mexer.
Na sequência, verifique se o tamanho do almoxarifado está de acordo com a quantidade de materiais adquiridos pela instituição, afinal de contas, é necessário que eles fiquem bem dispostos, evitando que seja empilhado de maneira inadequada e acabem sendo comprometidos.
Além disso, também é importante separar os itens para que não se misturem, ainda mais se a empresa for do setor de alimentação. Por fim, certifique-se de que o lugar tem as condições necessárias para abrigar as mercadorias como, por exemplo, se não é insalubre ou recebe luz em excesso.
Outro ponto importante é organizar a “vitrine” do seu negócio, ou seja, uma parte dos produtos você não deixará no estoque, mas sim na “vitrine”, para mostrar que você os possui, como uma espécie de “jogada de marketing”, por isso, foque em manter uma aparência clara e limpa.
4 – Promova o controle de qualidade do estoque
Todos os materiais que estão no seu estoque realmente são utilizados? Se a resposta for não, é necessário promover o controle de qualidade do estoque agora mesmo, pois a sua empresa não quer continuar perdendo dinheiro, não é? Por isso, verifique se todos os itens correspondem às carências do setor operacional.
Quantidade, definitivamente, não é sinônimo de qualidade. Levando isso em consideração, cheque se os produtos adquiridos realmente são de qualidade, se otimizam o processo de produção e se irão resultar em benefícios duráveis para o consumidor final.
Uma situação bastante comum, principalmente entre as empresas que manipulam alimentos, é comprar uma grande quantidade de produtos, mas não conseguir usar todos dentro do prazo de validade. Se este for o seu caso, o ideal é abastecer o estoque mais vezes, mas em menores quantidades, assim você estará evitando prejuízos financeiros e garantindo o melhor para os seus clientes.
5 – Faça um planejamento de compras
Boa parte da gestão de materiais da empresa pode ser feita através de um planejamento de compras. Este processo deve ser realizado levando em consideração as características operacionais da empresa. Sendo assim, estude a quantidade de materiais utilizados em um determinado período de tempo, podendo ser quinzenalmente ou mensalmente.
A partir dos resultados do estudo, a empresa poderá montar o seu planejamento de compras, determinando a frequência com que as compras serão realizadas, a quantidade certa a ser adquirida, quais são as mercadorias de boa qualidade e os fornecedores que mais atendem as suas expectativas. O planejamento deve ser seguido à risca, mas pode ser alterado se as necessidades da empresa se alterarem ao longo do tempo.
Lembramos também da importância de ter um bom atendimento ao cliente, isso, por si só, já pode maximizar a venda das mercadorias e alterar a gestão de materiais, já que precisará aumentar a quantidade de entrada de produtos.
Para facilitar a compra dos materiais corretos, faça mensalmente uma reunião com seus vendedores e indague-os sobre os produtos mais buscados pelos consumidores e as sugestões que recebem dos clientes.
A gestão de recursos materiais também foca seu esforço em evitar um estoque de materiais excessivo, ou seja, manter mais produtos do que realmente é necessário. Isso é simples e você pode fazer, trazendo resultados rapidamente.
