Já está trabalhando com a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica? Veja o seu funcionamento e como integra-la na sua empresa.
Sabe aquela caixa em que você guarda todos os comprovantes fiscais de compras realizadas nos últimos meses? Pois bem, a tendência é que nos próximos anos não seja mais necessário armazenar as notas fiscais em casa, pois elas estão sendo convertidas para a versão eletrônica, podendo ser acessadas a qualquer momento na internet, trazendo muito mais praticidade para os consumidores e para as empresas.
A NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) começou a ser utilizada no Brasil no ano de 2006. No entanto, ainda não foi aderida por todas as empresas que atuam na área do comércio, mas, em breve, o período de tolerância da adesão irá acabar, obrigando todos os comerciantes que trabalham regularmente a emitir a NFS-e.
Para que seja possível trabalhar com as NFS-e é necessário ter uma empresa regular. Por isso, sugiro que leia nosso texto sobre como abrir uma microempresa, assim estará apto a trabalhar com Nota Fiscal Eletrônica dentro dos ditamos legais.
Se você trabalha no setor comercial, aderir a NFS-e só trará benefícios para a sua empresa e para os seus clientes, visto que se torna mais fácil controlar os processos de compra, garantindo que eles se tornem seguros para as duas partes envolvidas na situação.
Veja, um dos pontos mais importantes na fidelização de clientes é a confiança para com a loja, principalmente no tocante ao risco de defeitos em mercadorias, garantias e dificuldades de troca. Com a NFS-e parte desse problema está resolvido, maximizando as chances de fidelizar seus clientes. É ou não é uma ótima solução a se aderir?
Para te ajudar nesta etapa de conversão, nós reunimos mais informações sobre a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Confira!
O Que é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é um documento emitido no momento em que o cliente compra um produto ou serviço de uma determinada empresa, ela possui o mesmo valor que a Nota impressa, porém, caracteriza-se por existir apenas na versão virtual.
O desenvolvimento da NFS-e foi feito pela Receita Federal do Brasil e a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf). Um dos principais diferenciais deste documento é o fato de ser gerado automaticamente em um sistema online e de permanecer armazenado nesta esfera, permitindo que o cliente ou a empresa possa acessá-lo sempre que for necessário.
Conheça também a nota fiscal avulsa, pode ser de grande valia para o seu negócio.
Por Que a Sua Empresa Deve Aderir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
Conforme já foi dito, a adesão da Nota Eletrônica só traz benefícios para o seu negócio. Em primeiro lugar, você deve implementar a NFS-e na sua empresa porque se trata de uma sistema de conversão, que é exigido pela Receita Federal para que o empreendimento trabalhe de forma regular, do contrário estará atuando na informalidade e pode receber multas.
Praticidade é um dos principais motivos para sua empresa passar a emitir a NFS-e, pois ela terá muito mais facilidade para controlar todos os processos de compras, além de tornar o recolhimento dos impostos mais organizados, visto que os cupons fiscais são armazenados no mesmo local por um longo período de tempo, podendo ser apresentados à Receita Federal sempre que forem solicitados.
Perceba, um dos motivos da Receita ter desenvolvido a NFS-e foi para poder controlar a questão de impostos e tributações (IR). Conheça os encargos sociais das empresas.
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica também agrega praticidade e segurança aos consumidores da empresa, pois não haverá o risco de perder o documento que comprova a efetivação da contratação do serviço, não há a necessidades de guardar o papel, pois ele ficará disponível online, podendo ser acessado a qualquer momento.
Como Emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
A sua empresa trabalha no setor comercial, mas ainda não adotou a NFS-e? Está mais do que na hora de migrar para a versão online do cupom fiscal, antes que o seu negócio seja ultrapassado pela concorrência ou corra o risco de ser multado pela Receita Federal. Por isso, acompanhe abaixo como emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
1 – Credenciamento Online da Empresa Para Emitir NFS-e
Assim como a maioria dos processos empresariais, a solicitação para a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica também é uma etapa burocrática e que leva um tempo para ser concretizada, mas que tem que ser cumprida e que vale à pena. Sendo assim, a primeira coisa a ser feita é o credenciamento online da empresa.
Para cadastrar a sua empresa é necessário acessar o portal oficial da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Na sequência, basta ir até a aba “Cadastrar Empresa” e clicar, assim, será redirecionado para a página de preenchimento das informações. Coloque todos os seus dados pessoais e os da empresa. Depois é só clicar em “Enviar” para que a sua solicitação seja recebida.
Quando o seu cadastro de emissão da NFS-e for realizado, o portal irá disponibilizar uma guia que deve ser salva no computador e impressa, pois é um documento crucial para ser utilizado nas próximas etapas.
Veja nosso texto sobre como tirar nota fiscal eletrônica.
2 – Faça o Credenciamento da Empresa na Prefeitura da Cidade
O seu cadastro online foi aprovado? Agora é o momento de pegar a guia que foi impressa na etapa anterior, juntar os seus documentos pessoais e os da empresa e ir até a Prefeitura da sua cidade, mais especificamente na Secretaria da Fazenda, que é o órgão responsável por regular este processo do setor comercial.
Para fazer o cadastro na Prefeitura é necessário protocolar todos os documentos e a guia. A partir daí, todas as informações serão analisadas e, se estiverem corretas, receberão a aprovação da Secretaria da Fazenda, que também irá disponibilizar uma senha de acesso exclusiva para o comerciante mexer na plataforma de emissão da NFS-e.
3 – Instale o Software de Emissão da NFS-e
A partir do momento em que o credenciamento da empresa é aprovado e a senha é disponibilizada, o comerciante é autorizado a instalar o software de emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. É importante ressaltar que todos os custos deste processo devem ser bancados pelo bolso do empresário.
Além disso, é preciso que a empresa conte como um sistema de informática atualizado, do contrário, tem-se que fazer os devidos reparos para que o software seja compatível e possa ser instalado com sucesso. Feito isso, basta inserir o seu login e senha para entrar na plataforma.
Devido à complexidade de instalar e de conseguir o software de emissão de NFS-e, elaboramos um texto explicativo sobre todo o processo. Veja agora mesmo nosso texto sobre saiba tudo sobra emissor de NFS-e.
4 – Comece a Emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
Após fazer todas as adaptações e instalar o software com sucesso, a sua empresa já pode começar a emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Sendo assim, sempre que um cliente realizar a aquisição é necessário entrar na plataforma online, cadastrar a venda e os dados pessoais do comprador.
A partir daí, será emitida a Nota, sendo que uma versão será encaminhada automaticamente para o cliente e a outra ficará armazenada nos arquivos online da plataforma da empresa.
5 – Faça o Pagamento Dos Impostos Para Emitir NFS-e
Um dos principais motivos que levaram ao desenvolvimento da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é agregar facilidade para que as empresas possam recolher os seus impostos e ficar em dia com a Receita Federal e demais órgãos regulamentadores do setor comercial.
Por isso, é preciso entrar na plataforma, checar os arquivos dos cupons fiscais armazenados e, posteriormente, agrupá-los em forma de relatórios. Dessa forma, fica mais organizado e simples saber quais são os impostos que devem ser pagos e efetuar o pagamento em dia, evitando multas e juros.
6 – Mantenha as Informações NFS-e Armazenadas
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é um documento que traz segurança para a empresa e para o público consumidor, mas para que isso se consolide é preciso que a empresa se encarregue de manter as informações armazenadas em seus sistemas.
Portanto, determine os prazos de validade para as notas fiscais eletrônicas de cada serviço prestado. É preciso que os consumidores estejam cientes da data de vencimento da NFS-e.
