A planilha de vendas pode trazer informações valiosas para o seu negócio. Veja agora mesmo como criar e dicas para trabalhar com a planilha de vendas.
Você sabe o quanto a sua empresa está vendendo nos últimos tempos? Ter esta resposta em mente é de fundamental importância para acompanhar o desempenho do negócio. Afinal de contas, não dá para deixá-lo funcionando ao léu, é necessário instalar uma administração eficiente, que também engloba o controle das vendas realizadas, pois é ele que indica se a empresa está caminhando na direção certa ou errada.
Veja, qual é o fator principal que traz o sucesso ou fracasso de uma empresa? São as vendas, concorda? Quando você cria um negócio a primeira coisa que passa em sua mente é: preciso vender muito bem o produto/serviço para ter bons rendimentos. Correto? Então, se as vendas são o principal em um negócio, como você irá deixa-la desprovida de um rígido controle?
Porém, neste momento surge uma questão importante: Como promover o controle de vendas?
Atualmente, existem diversas formas de controlar as vendas, entre as mais utilizadas e eficazes está a planilha de vendas, a qual se caracteriza por ser uma espécie de relatório que agrupa todas as informações sobre os produtos comercializados pela empresa em um determinado período de tempo.
A planilha de vendas é o método mais indicado para controlar o índice de comércio das empresas, pois é barato, oferece mais organização e praticidade, além de servir para orientá-las em suas atividades.
Para se ter uma ideia do grau de importância da planilha de vendas, inúmeros empresários de sucesso utilizam a planilha de vendas como dado primordial na análise de um planejamento ou tomada de decisão.
Ainda não usa a planilha de vendas? Você já deve estar com problemas, então foco agora que vamos trazer mais informações sobre a planilha de vendas. Confira!
O Que é Planilha De Vendas?
A planilha de vendas pode ser definida como uma espécie de documento, em que são descritos, de forma bastante minuciosa, todas as informações sobre os processos de vendas realizados pela empresa em um determinado período de tempo. Este relatório é construído a partir de um software eletrônico, tendo a sua estrutura dividida em células e colunas, o que traz mais organização na hora de controlar os dados.
Além disso, pode-se dizer que a planilha de vendas funciona como uma ferramenta que otimiza o setor de vendas da empresa, uma vez que possibilita atividades como, por exemplo, cadastrar as metas para o mês, acompanhar o desempenho mensal do comércio, entre outras coisas.
Por Que o Seu Negócio Deve Usar a Planilha De Vendas?
Definitivamente, a adoção da planilha de vendas é algo que só agrega benefícios para os estabelecimentos comerciais. O setor de vendas da empresa está desorganizado? Pois bem, com o uso desta ferramenta este problema irá acabar, visto que ela traz mais organização através do detalhamento e separação dos dados por categoria.
Em segundo lugar, o uso da planilha de vendas também permite que o comércio possa acompanhar o seu desempenho nas vendas, ou seja, está vendendo dentro das metas estipuladas ou se está abaixo dos objetivos projetados. A partir desta observação torna-se possível fazer planejamentos e criar ações para estimular o comércio dos produtos.
Também, pode-se utilizar um sistema um pouco mais apurado de planilha de vendas, trabalhando com vendas por vendedor. Como assim?
Já pensou ter uma planilha de vendas para cada vendedor, podendo analisa-lo todo final do mês para verificar se realmente está vendendo o quanto deveria? Ou melhor, saber se necessita de cursos para seus vendedores? Ensinar novas técnicas de vendas? Quando você possui um controle de vendas e de vendedores, torna-se possível trabalhar este setor de forma única, conseguindo resultados além do que se pode imaginar, desde que, é claro, foque um pouco da sua dedicação para tanto.
Uma boa dica sobre o acima mencionado, é repassar a planilha de venda por vendedores para o setor de Recursos Humanos, pois, muitas vezes, o vendedor não está atingindo o seu potencial máximo por dificuldades psicológicas, problemas de cunho pessoal ou até mesmo dificuldades de relacionamento com colegas e empresa.
Como Fazer Uma Planilha De Vendas
A sua empresa ainda não usa a planilha de vendas e está sofrendo com a falta de organização? Não perca mais tempo e solucione todos estes problemas construindo uma planilha de vendas, que servirá como guia para controlar todos os processos que acontecem neste setor.
Olhar uma planilha de vendas prontas pode parecer que o trabalho é imenso e que você jamais conseguirá elaborar uma que se adeque ao seu negócio, mas acredite, você pode! E é exatamente por isso que resolvemos ensinar abaixo como fazer uma planilha de vendas.
1 – Colha As Informações Que Preencherão a Planilha De Vendas
A planilha de vendas traz mais praticidade para qualquer empresa, no entanto, a sua confecção é uma pouco complexa e requer muita atenção. Na verdade, não é exatamente complexa, mas é preciso ter muito cuidado ao passar os dados e aplicar as fórmulas, caso contrário poderá ocorrer erros na planilha, obrigando toda a reestruturação, já que encontrar os dados ou fórmulas que contém erros é complicado.
Antes de sair por aí montando a estrutura do relatório, a sua primeira missão é fazer o levantamento dos dados que serão utilizados para preencher a planilha de vendas.
Portanto, faça um levantamento de todos os produtos que constarão no seu processo de vendas. Para tornar esta etapa mais fácil, uma boa dica é fazer um levantamento e listar todos os produtos que são comercializados pela empresa e, posteriormente, separá-los em categorias como, por exemplo, vestuários, acessórios, entre outras possibilidades.
2 – Determine o Período De Vigência Da Planilha De Vendas
A mesma planilha de vendas não pode ser utilizada para mensurar os dados da empresa para sempre. Sendo assim, para tornar o setor de vendas mais organizado, o ideal é determinar o período de vigência de cada planilha de vendas, que deve ser dividido de acordo com o seu volume de vendas e demais características do seu negócio.
Por exemplo, se a sua empresa tem um índice semanal alto de vendas, o mais recomendado é que a planilha seja criada pelo período de uma semana. Agora, se o volume for menor, é possível fazer o relatório para mensurar as informações mensais. Dessa maneira, obtém-se mais praticidade, evitando o acúmulo de dados que possam atrapalhar a análise e interpretação final.
3 – Selecione o Software Para Construir a Planilha De Vendas
Já tem todos os dados para preencher a planilha? Agora, é o momento de partir para a parte prática da construção da planilha de vendas.
Selecione o software que será utilizado nesta etapa. Em se tratando de programas de computador para fazer planilhas, existem diversas opções, basta escolher aquela que mais compreende as necessidades da sua empresa.
Uma das principais alternativas de softwares para construir planilha de vendas é o Excel, que faz parte do Pacote Office, da Microsoft, que pode ser utilizado de forma gratuita, além de oferecer diversas ferramentas modernas, que adicionam praticidade para dispor e mensurar os dados.
4 – Monte a Estrutura Da Planilha De Vendas
Finalmente, é chegada a hora de montar a estrutura da planilha de vendas. Portanto, vá até o ícone do software, clique com o botão esquerdo do mouse 2x e aguarde a página inicial abrir. Primeiramente, direcione-se até o item “Salvar Como” e nomeie o documento como, por exemplo, “Planilha de Vendas Dezembro”. Assim você não terá o risco de perdê-la caso ocorra algum problema no seu computador, como é o caso de desligamento involuntário (extremamente comum em alguns computadores).
Na sequência, vá até a caixa de ferramentas, clique em “Inserir” e determine a quantidade de células e colunas que a sua planilha de vendas irá ter, que deve estar de acordo com o total de informações inseridas. Sendo assim, caso a empresa tenha 8 categorias de produtos e 8 informações para cada uma delas. Também, será necessário criar uma coluna para todas as categorias e células específicas.
Além disso, tem-se que incluir uma coluna para a quantidade de produtos disponíveis e outra para a data de realização da venda, totalizando 10 colunas.
Por fim, lembre-se de deixar uma linha abaixo ara o SALDO ou resultados finais.
5 – Insira Os Dados Na Planilha De Vendas
Depois de montar o esqueleto da planilha de vendas vem a parte mais fácil, que nada mais é do que inserir os dados, mas que também exige atenção, uma vez que qualquer erro pode influenciar a sua análise final e acabar comprometendo os seus cálculos de forma negativo.
Com cautela, insira todos os dados na planilha de vendas, revise para analisar se estão batendo com as informações originais e salve.
Depois disso, insira as fórmulas na planilha de vendas, para fazer isso, clique na célula que você deseja que fique o resultado, desloque o cursor do mouse até bem em cima da planilha (linha branca) ou clique no símbolo FX (função), assim, aparecerá todas as funções do Excel, escolha a que deseja (soma, multiplicação, divisão e etc), depois disso, basta colocar a letra+número que corresponde aos dados inseridos na planilha para que sejam feitos os cálculos automaticamente.
6 – Salve Sempre a Planilha De Vendas
Durante a construção da planilha de vendas pode acontecer de o programa ser interrompido abruptamente, logo, para se prevenir, é indicado salvar o documento sempre que uma nova informação por inserida. Assim, evita-se ter que construir o relatório novamente. Além disso, você também estará prevenido se ocorrer a inserção de alguma fórmula errônea.
7 – Mantenha a Planilha De Vendas Atualizada
De nada adianta construir a planilha de vendas se ela não for utilizada, não é verdade? Por isso, é necessário manter o relatório atualizado, sempre que uma nova venda for efetivada tem-se que reduzir a quantidade de produto disponível e informar a data em que o processo ocorreu.
Uma boa dica é fazer também uma planilha de gastos, costuma trazer bons resultados para a empresa.
8 – Analise a Planilha De Vendas
A empresa deve criar o hábito de analisar a planilha de vendas, pois a partir dela é possível constatar qual tem sido o desempenho dela no setor de vendas, se está indo bem ou mal, necessidade de ampliar as ações para estimular o comércio ou até mesmo replanejar.
Gostei muitíssimo, desejo aprender e colocar em pratica para o dia a dia.