Já utiliza planilhas eletrônicas? Veja agora mesmo como funcionam e aprenda a desenvolvê-las.
Você está procurando informações importantíssimas sobre o desempenho da sua empresa, mas não está as ou estão completamente desorganizadas? Com certeza isso vai lhe fazer perder tempo até reunir tudo o que precisa, além de enfrentar outros transtornos, não é mesmo? Pois bem, nada disso teria acontecido se você tivesse organizados os dados em uma planilha eletrônica.
Atualmente, o uso das planilhas são indispensáveis para controlar um grande volume de informações, que podem ser tanto empresariais quanto pessoais, pois organização nunca é demais, concorda? E é exatamente isso que elas proporcionam. Com o avanço das tecnologias ficou ainda mais fácil agrupar os dados, basta fazer uso das planilhas eletrônicas.
Indiferente do que você for fazer, seja se tornar um empresário de sucesso ou cuidar das finanças pessoais, você precisará de uma boa planilha eletrônica. É impressionante como elas facilitam. Quando falo em facilitar não é apenas por questão de encontrar as informações que precisa, mas também no tocante a permitir boas análises e tomadas de decisões.
Ao optar por usar uma planilha eletrônica, você irá se deparar com inúmeras vantagens que irão facilitar e muito o seu trabalho, uma vez que ela é relativamente prática de se construir, ajuda na fiscalização das informações, entre outras coisas.
Gostou da ideia e quer aprender mais sobre planilhas eletrônicas? Criamos um texto ideal para você, focando em tudo que você precisa saber sobre o assunto, desde a forma de utilizá-las até a sua elaboração. Confira.
O que são planilhas eletrônicas?
Você não tem a mínima ideia do que é uma planilha? Calma, este conceito é bem simples! As planilhas são documentos divididos por estruturas, que são responsáveis por armazenar informações sobre um determinado assunto. As planilhas eletrônicas recebem este nome pelo fato de serem construídas no computador, ou seja, através das ferramentas de um software.
As planilhas eletrônicas trazem mais praticidade, visto que basta determinar o número de colunas, células e inserir os dados para controlá-los, o que descomplica o processo. Além de construir a sua própria planilha eletrônica, saiba que é possível fazer o download de modelos prontos, sendo perfeito para quem ainda não tem domínio sobre o software.
Caso você esteja com dificuldades com a criação das planilhas eletrônicas, uma boa dica é ler nosso texto mais básico, o qual ensina como fazer uma planilha.
Por que usar planilhas eletrônicas?
Se a sua empresa ainda não usa planilha eletrônica, não tenha dúvidas, ela está perdendo muito. Fazer uso desta ferramenta só tem a acrescentar na sua vida pessoal e profissional. Em primeiro lugar, as planilhas eletrônicas trazem muita organização, visto que são as informações são agrupadas em colunas e células, ficando mais visíveis e fáceis de interpretar.
As planilhas eletrônicas também adicionam praticidade, uma vez que as informações são reunidas em um só lugar e de maneira rápida, o que evita que ocorra a perda de tempo e que os dados se percam, ou até mesmo sejam interpretados de forma errada, comprometendo o andamento das atividades e análises realizadas pela empresa.
Outro ponto realmente importante nas planilhas eletrônicas e que muitos deixam de mencionar é o fato de poder utilizar a ferramenta de pesquisa na própria planilha, facilitando muito encontrar os dados que deseja.
Veja também algumas dicas para sair do vermelho e dê um ‘up’ na sua vida profissional.
Como construir uma planilha eletrônica
A importância das planilhas eletrônicas é inegável, indiferente do objetivo que você tenha, tanto empresarial quanto pessoal? Mas, se você ainda não sabe como criar este documento, não se preocupe! Apenas acompanhe abaixo como construir uma planilha eletrônica.
1 – Colha os dados para a planilha eletrônica
Se você está pensando em construir uma planilha eletrônica é porque necessita controlar as informações sobre um determinado assunto da sua empresa, não é verdade? Por isso a sua primeira missão é colher os dados que serão utilizados para preencher a planilha eletrônica. Este processo requer muita cautela, pois se algo sair errado irá comprometer as demais etapas.
Comece definindo o que será controlado pela planilha como, por exemplo, finanças do mês, número de vendas, produtos em estoque, gastos mensais, entre outras coisas. Na sequência, separe os dados por categorias e por data, quando mais bem separados, mais fácil será de agrupá-los e interpretá-los no futuro.
2 – Escolha o software para construir a planilha eletrônica
Como o próprio nome diz, as planilhas eletrônicas são feitas no computador a partir de um software. Existem diversas alternativas de programas que podem ser utilizados para criar este tipo de planilha como, por exemplo, Excel, Tecnobyte, entre outros.
O Excel é o software mais indicado para construir as planilhas eletrônicas, pois ele pode ser instalado facilmente em qualquer máquina, além de ser prático de mexer, possuir inúmeras ferramentas que interagem com o usuário e oferecer modernidade, poupando tempo e trabalho para as empresas.
Outro ponto importante de utilizar o Excel é o fato de que existem muitos tutoriais gratuitos ensinando como trabalhar nele, o que facilita ao desenvolver uma planilha eletrônica.
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3 – Estruture a planilha eletrônica
Já escolheu e instalou o software de construção de planilha do seu computador? Agora é o momento de começar a construir o documento. A primeira coisa a se fazer é clicar com o botão esquerdo do mouse em cima do ícone do programa e aguardar a página inicial abrir.
Para não se perder, comece indo até o botão “Salvar Como” e determine o nome do documento. Adicione o mês como, por exemplo, “Planilha de Despesas Operacionais Outubro”. Na sequência, vá até a caixa “Inserir” e determine a quantidade de colunas e células da planilha eletrônica. Lembre-se, é preciso ter uma coluna para cada categoria e uma célula para todas as informações. Feito isso, insira todos os dados.
4 – Use as ferramentas do software para calcular os dados da planilha eletrônica
Definitivamente, as planilhas eletrônicas são muito práticas e só irão te ajudar. A maioria dos softwares, como é o caso do Excel, disponibilizam ferramentas que possibilitam que os usuários executem algumas tarefas de forma automáticas como, por exemplo, calcular os números que forem inseridos com funções básicas como: soma, subtração, divisão e multiplicação.
Portanto, para adiantar o seu trabalho, é recomendado programar o software para que ele calcule os números automaticamente, conforme eles forem sendo inseridos no documento. Dessa maneira, não há mais a necessidade de usar a calculadora toda a vez que uma nova informação for acrescentada ou o risco de errar no resultado final.
Uma dica importante ao desenvolver planilhas eletrônicas é tomar muito cuidado ao inserir as fórmulas e dados, porque quaisquer erros resultarão na “quebra da equação”, dando muito trabalho encontrar em que lugar o erro ocorreu.
5 – Salve o documento da planilha eletrônica
Ok, você construiu a estrutura da planilha eletrônica e inseriu todos os dados? Agora é o momento de salvar o documento para que todas as informações sejam mantidas em segurança. Sendo assim, direcione o mouse até o botão “Salvar”, clique e aguarde a confirmação de que o documento foi salvo.
Em meio ao processo de construção da planilha eletrônica pode acontecer de o sistema ser desligado abruptamente devido à falta de energia ou outro problema, então, para não perder todo o seu trabalho, é indicado salvar o documento sempre que uma nova informação for acrescentada ou forem realizadas alterações.
Como usar a planilha eletrônica
Depois de construir a planilha eletrônica vem a parte mais fácil, que é aprender como usá-la do modo correto para otimizar o seu trabalho e melhorar a sua gestão de tempo. Que tal aprender agora mesmo como usar a planilha eletrônica?
1 – Mantenha a planilha eletrônica atualizada
Para que a planilha eletrônica realmente seja funcional é necessário que ela seja atualizada com frequência, do contrário, as informações podem se perder e provocar erros no resultado final. Portanto, determine a frequência com que a planilha será atualizada, devendo ser, pelo menos, uma vez por semana. Assim, evita-se que os dados acumulem.
2 – Interprete a planilha eletrônica
Não basta apenas construir a planilha eletrônica e deixá-la abandonada, tem-se que usá-la para se orientar durante a execução das tarefas da empresa. Por isso, sempre que for necessário, leia e interprete a planilha, verificando o que está sendo feito do modo correto ou errado.
3 – Use a planilha eletrônica para acompanhar o desempenho da empresa
Será construída uma planilha eletrônica para cada mês de trabalho, o que é perfeito para que você possa acompanhar o desempenho da empresa ao longo do tempo. A partir de uma análise cautelosa destes documentos é possível saber se a organização está evoluindo ou regredindo, o que oferece embasamento para elaborar novos planejamentos.
Quando você resolve fazer uma planilha eletrônica, é interessante traçar objetivos a serem alcançados através dela, além de ter um bom plano de ação. Com isso conseguirá maximizar a eficiência, que é, na verdade, o que você espera, não?
