Dificuldades nas contas da empresa? Aprenda como resolver com o modelo plano de contas.
Você é o gestor de finanças da empresa e não sabe mais como conseguir dinheiro para pagar todas as contas que foram adquiridas? Muitos profissionais vivem este aperto na hora de fechar a contabilidade da empresa, isso é um sinal de que ela está desorganizada e até mesmo à “beira” de um colapso financeiro, o que lhe renderia ainda mais transtornos.
Para não acumular mais contas do que o capital da empresa pode suportar sem sofrer aborrecimentos, é necessário recorrer ao plano de contas, que nada mais é do que um relatório em que são estipulados todos os projetos e dívidas que poderão ser adquiridas em um determinado período de tempo.
Na verdade, todas as empresas, independente o seu porte, devem elaborar um plano de contas, pois este documento é essencial para orientar o gestor financeiro, fazendo com que ele saiba, com exatidão, qual é o destino do dinheiro que entra e sai do caixa.
A importância que um modelo plano de contas possui é enorme, pense, você terá no “papel” exatamente o valor que pode gastar e, além de gastar o que pode, normalmente consegue-se economizar, já que, muitas vezes, acaba-se por gastar valores em coisas desnecessárias.
Porém, nem todos os empresários têm habilidades para lidar com a contabilidade. Se este é o seu caso, nós iremos trazer aqui tudo sobre um modelo de plano de contas. Confira!
O que é um plano de contas?
Se você ainda não está familiarizado com este termo, vamos facilitar e ensinar o conceito. O plano de contas pode ser definido como um relatório em que está descrito todo o planejamento de contas da empresa, ou seja, todas as despesas que terão de ser pagas em um determinado período de tempo, que normalmente é mensal.
Em se tratando do plano de contas, é importante ressaltar que este relatório elenca as contas previamente estabelecidas, ou seja, há uma preocupação em estabelecer quais as necessidades da empresa com antecedência, evitando que a verba disponível seja gasta de forma supérflua. Levando isso em consideração, o plano de contas é construído de acordo com as características da organização, incluindo informações específicas que irão nortear o profissional responsável por gerir as contas.
Motivos para a sua empresa fazer um plano de contas?
O acúmulo de contas é um sinal de que as finanças da sua empresa não estão sendo geridas corretamente, você não quer que isso aconteça, não é mesmo? Portanto, entenda que um dos principais motivos para fazer o plano de contas é, sem dúvidas, a organização que ele trará para o negócio, que ficará ciente de todos os gatos obtidos e os seus respectivos valores.
O plano de contas também cumpre com a finalidade de estabelecer notas de conduta, ou seja, fornecer um planejamento que deve ser seguido à risca. Você sente dificuldades em acompanhar a contabilidade da empresa?
Com a construção do plano de contas isso não será mais um problema, pois ele funciona como uma “bússola”, orientando o gestor na distribuição de verbas da empresa, atendendo as suas necessidades mais latentes.
Conheça um modelo de plano de contas
Se você quer que a sua empresa seja o mais organizada possível no setor de finanças, então, não deixe de adotar o plano de contas, que deve ser adequado às suas características específicas.
Quando se observa um modelo, ou seja, uma forma de criar um plano de contas “passo a passo”, fica muito mais fácil. Além disso, mesmo que você não consiga criar um modelo plano de contas “complexo”, com certeza será melhor do que não ter.
Por isso, conheça abaixo um modelo de plano de contas simplificado, que pode ser personalizado de acordo com as necessidades da sua empresa.
1 – Contas ativas são fundamentais no modelo de plano de contas
Em primeiro lugar, é necessário que você compreenda que o modelo de plano de contas tem a função de mensurar e elencar as despesas da empresa e, para que isso aconteça, elas são classificadas por categorias.
Sendo assim, a primeira coisa a se fazer é um levantamento das contas ativas, ou seja, aquelas que a empresa está devendo para os seus fornecedores e credores em geral.
O grupo de contas ativas se divide em subgrupos. O primeiro grupo diz respeito às contas ativas circulantes que estão relacionadas aos bens duráveis e ações realizáveis em um ano. Neste caso, é importante descrever no plano de contas as dívidas que a empresa deve pagar por um período longo como, por exemplo, a construção de uma obra.
O segundo grupo é são de longo prazo, com contas a serem pagas em um prazo superior a um ano. Enquanto que o grupo das contas permanentes dizem respeitos as contas arcadas mensalmente para que o estabelecimento funcione.
Portanto, no seu papel de gestor, comece a estudar todas as contas ativas da empresa e elenque-as por valores crescentes e prazos de vencimento. Para que estes dados sejam mais precisos, o ideal é utilizar contratos, notas fiscais e demais documentos que possam comprovar as transações realizadas entre o estabelecimento e os fornecedores.
É interessante manter juntamente com o modelo plano de contas, uma planilha de gastos, assim poderá manter-se ainda mais organizado, sabendo se o plano de contas está realmente sendo seguido ao observar a planilha de gastos.
2 – Contas passivas
A sua empresa tem dificuldades para receber o dinheiro das empresas que contratam seus serviços ou compram os produtos? Para não perder mais dinheiro, este modelo de plano de contas inclui as contas passivas, ou seja, aquelas que a empresa deve receber do seu público consumidor durante o mês ou ano.
É bastante comum as empresas não darem a importância que merece as contas passivas, deixando passar meses até resolver “cobrar os clientes”. Engana-se quem pensa que com o passar do tempo fica mais fácil cobrar os devedores, é bem pelo contrário, quanto mais tempo inadimplente, cada vez é mais difícil conseguir receber o valor.
As contas passivas também podem ser divididas em subgrupos, sendo que o primeiro está relacionado às contas circulantes, que são aquelas que a empresa tem que receber em um prazo de 12 meses. O segundo grupo é o exigível a longo prazo, que são as contas a serem recebidas em um prazo maior que um ano.
Para listar todas as contas que o estabelecimento tem que receber, o ideal é consultar o setor de vendas e fazer um levantamento de todas as vendas realizadas em parcelas. Estas informações do plano de contas podem ser usadas para que a empresa melhore a sua área de cobrança, evitando levar calotes.
Está com poucas vendas? Conheça agora mesmo as melhores técnicas de vendas e maximize seus resultados.
3 – Despesas deve estar em uma coluna no plano de contas
A sua empresa precisa de inúmeros serviços para se manter funcionando como, por exemplo, a compra da matéria-prima, não é mesmo? Sendo assim, as despesas do estabelecimento comercial também são incorporadas neste modelo de plano de contas, sendo classificadas como contas devedoras.
Por isso, faça um estudo e um relatório de todas as despesas que o estabelecimento comercial necessita para operar as suas atividades, bem como aluguel, salário dos funcionários, manutenção do espaço, entre outras coisas. A partir destes dados, o gestor pode pagar as contas dentro do prazo de vencimento, evitando que elas acumulem e gerem mais transtornos.
Caso se interesse em reduzir os custos, temos um texto exclusivo sobre estratégias de redução de custos.
4 – Receitas geradas
A primeira etapa do modelo de plano de contas envolve a apuração das contas da empresa, já a segunda fase diz respeito às receitas geradas, ou seja, do total de dinheiro que está entrando em seu caixa. Afinal, para que se tenha total controle do pagamento das dívidas é necessário saber se o estabelecimento tem condições financeiras de arcar com todas as despesas adquiridas ou que se pretende adquirir.
Levando isso em consideração, é necessário incluir no plano de contas as receitas geradas pela empresa, que devem se dispostas de forma detalhada, em que sejam especificadas todas as atividades realizadas e os valores que elas renderam para o caixa.
5- Coloque a Apuração do resultado no modelo plano de contas
Por fim, o modelo de plano de contas é composto pela apuração do resultado, que se dá através da análise de todos os dados que foram apurados e colocados no resultado. Neste caso, coloca-se o total em dinheiro que a empresa irá pagar mensalmente e anualmente para deixar as suas contas em dia.
Além disso, também é possível incluir na apuração do resultado a forma como o dinheiro da empresa será distribuído, o que permite que o gestor fique mais bem orientado e possa administrar melhor o negócio, incumbindo-se de fazer com que as verbas sejam aplicadas corretamente.
