Dificuldades para cobrar os clientes? Veja um modelo de carta de cobrança.
O Brasil viveu um crescimento na economia nos últimos anos, fazendo com que muitas pessoas passassem a integrar a classe econômica média. Porém, obviamente, nem tudo são flores, com o aumento do poder de compra através do cartão de crédito também veio o endividamento, pois muitas pessoas se empolgam na hora das compras e acabam passando do limite.
O endividamento só causa problemas, tanto para o devedor quanto para o credor. Você tem uma empresa e está sofrendo com a inadimplência dos seus clientes? Bom, não dá para ficar com os braços cruzados, não é mesmo? Afinal, a empresa também tem contas a pagar. Para resolver este problema, uma boa alternativa é notificar os consumidores devedores com uma carte de cobrança.
Veja, é bastante comum os novos empreendedores do mercado se preocupar com ganhar mais dinheiro, aumentar produção, conseguir novos clientes, enfim, de uma maneira geral, aumentar a sua receita. O que ocorre é que deixam de lato o importante fato de receber por isso. Empresários de sucesso sabem valorizar o efetivo recebimento das dívidas, bem como cobrá-las corretamente.
Sua empresa é de pequeno ou médio porte? Por que você mesmo não cria uma carta de cobrança? Isso mesmo, você mesmo pode fazer sua carta de cobrança e enviá-la para os devedores, tentando recuperar o seu dinheiro, pois não dá para ficar no prejuízo.
Não tem ideia de como fazer uma carta de cobrança? Isso é normal, por isso vamos ajudar com informações sobre um modelo de carta de cobrança, que é bem prático e funcional. Vamos lá?
O Que é Carta De Cobrança
A carta de cobrança, como o próprio nome diz, é um documento que tem como finalidade deixar o consumidor de uma determinada empresa ciente de que ele está devendo uma quantia em dinheiro, quando o prazo de vencimento expirou, informando dos juros, prazo para novo pagamento, possível proposta, enfim, medidas que o permitam se tornar adimplente novamente, além das possíveis sanções legais, é claro.
Além disso, é importante ressaltar que a carta de cobrança normalmente é enviada antes de o consumidor ter o seu nome cadastrado no Serasa por inadimplência, pois é necessário que ele tenha a chance de agir antes de ficar “sujo” na praça e impedido de realizar novas compras no crediário.
Caso não haja uma resposta por parte do devedor, também será possível enviar outra carta para avisar que a pessoa foi incluída no cadastro de devedores do país e propor uma negociação.
Muito cuidado com as cobranças equivocadas através de modelo carta cobrança indevida, nestes casos são comuns indenizações em razão de emissões de cobranças que o cliente não deve, acredite, você não quer dar esse “tufo” na sua empresa, não é?
Por Que a Empresa Deve Fazer a Carta De Cobrança?
Se um cliente fica te devendo, pode ser que isso não impacte tanto nas suas finanças. No entanto, caso este problema se torne frequente e passe a existir um acumulo de clientes, é claro que o prejuízo será grande, pois ao vender os produtos, a empresa não está visando apenas o seu lucro, mas também a reposição dos gastos realizados para que a atividade fosse viável.
Conheça mais sobre o processo de produção, assim conseguirá entender exatamente sobre o que estamos falando.
A carta de cobrança também deve ser feita para que a relação entre o cliente e a empresa não seja rompida de vez, pois a partir do momento que ele tem a chance de negociar a sua dívida, a tendência é que não deixe o “credor a ver navios”. Sem falar que existem aqueles consumidores que acabam se esquecendo de arcar com as suas responsabilidades, logo, a carta serve para relembrá-los.
Nem todas as pessoas são de má-fé, existem algumas que realmente não tem controle sobre suas finanças pessoais e, devido ao fato de não ter uma planilha de gastos, sequer se lembram da existência de uma dívida.
Conheça o Modelo De Carta De Cobrança
Você estudou o setor financeiro da sua empresa e notou que a taxa de inadimplência está alta? Está na hora de tomar uma atitude e notificar os devedores, encorajando-os a quitar as dívidas. Por isso, conheça abaixo o modelo de carta de cobrança.
1 – Localização Da Empresa e Data
Antes de entrar no assunto que está motivando a escrita da carta de cobrança é necessário que a empresa faça uma apresentação ao cliente, oferecendo-lhes todas as informações necessárias para que ele se lembre do ocorrido e tome ciência de que comprou um determinado produto ou serviço e não está com o pagamento em dia.
Sendo assim, a primeira coisa a se fazer é situar o cliente devedor, ou seja, informar a localização da empresa e, consequentemente, o local em que a carta foi gerada. O documento tem que começar com o nome da cidade, estado e país em que a empresa está localizada, posteriormente a data, a qual deve estar em extenso para melhor entendimento do leitor.
Detalhe, não faça a besteira de colocar na parte superior a data que venceu a prestação, já vi pessoas fazendo isso. É a data do dia que a carta foi GERADA.
2 – Direcione a Carta Para o Cliente
Pense em uma carta normal escrita para uma pessoa, como ela começa? Referindo-se ao receptor, não é mesmo? A carta de cobrança também tem que iniciar deste jeito, porém, claro que isto tem que ser feito de modo formal. Afinal de contas, é necessário manter o respeito com o cliente, até mesmo para conseguir manter um bom relacionamento com o cliente.
Portanto, inicie a carta tratando o consumidor com o termo “Sr.” para os homens e “Sra.” para as mulheres. Na sequência, tem-se que escrever o nome completo da pessoa. Feito isso, a primeira etapa está cumprida.
3 – Informe a Falta De Pagamento
Bom, uma das características da carta de cobrança é ser um documento bastante direto, ou seja, direto ao ponto/foco do problema. Portanto, sem mais delongas, informe a falta de pagamento, esta etapa é a mais importante da carta, levando isso em consideração, é necessário que ela seja bastante detalhada.
Uma das maneiras de construir esta parte da carta é utilizar o seguinte texto: “Em nosso controle de pagamentos notamos que o Sr. (Nome completo do cliente) está com uma prestação vencida a mais de 10 dias, neste caso, solicitamos a regularização imediata de seus débitos ou, também, pode-se pedir para que o cliente entre em contato.”
Note que é necessário direcionar o texto novamente ao cliente, colocando o seu nome completo. Caso seja mais de uma prestação que está vencida, a empresa também pode descrever o que irá acontecer com o cliente se o pagamento não for realizado imediatamente como, por exemplo, ter o nome inscrito nos cadastrados de restrição ao crédito, como SPC e SERASA.
Além disso, é possível dar detalhes de como o devedor tem que proceder para pagar a sua dívida, citando o número de telefone que ele pode ligar para tirar dúvidas ou endereço que tem que ir para negociar com a empresa e efetuar o pagamento das parcelas atrasadas.
Não se esqueça de colocar informações referentes ao débito, como é o caso do valor, data de vencimento e, principalmente, número do contrato/compra que gerou o aludido valor, esses são requisitos fundamentais da carta.
4 – Deixe Claro Que a Carta De Cobrança é Automática
Vamos combinar que o serviço brasileiro de envios de carta não é um dos mais velozes, correto? Por isso, ao escrever a carta, é importante considerar a possibilidade de que talvez o cliente devedor já tenha efetuado o pagamento quando recebê-la. Como esta situação é incerta, o ideal é se prevenir para que a pessoa não fique apavorada achando que tem que pagar novamente.
Como precaução, pode-se inserir no texto a seguinte frase: “Esta é uma emissão automática e em caso de regularização dos débitos até a data de entrega desta carta, favor desconsidere”. Com esta descrição simples é possível evitar transtornos para a empresa e para o cliente.
5 – Despeça-se Formalmente Na Carta De Cobrança
O que acontece quando terminamos de escrever uma carta? Despedimo-nos, certo? Isso também tem que ser feito na carta de cobrança, claro, respeitando a formalidade do documento. Sendo assim, o mais correto é se despedir com o termo “Atenciosamente”.
6 – Finalize a Carta De Cobrança Com o Nome Da Empresa
A carta de cobrança não deve terminar de uma maneira brusca. Inclua o seu nome completo ou do responsável pelo setor de cobranças e, posteriormente, coloque o nome da empresa. Dessa maneira, o cliente terá certeza da origem da carta, podendo tomar as medidas necessárias para arcar com as suas responsabilidades.
Dica Sobre a Tolerância Da Carta De Cobrança
A carta de cobrança é o primeiro contato que a empresa faz para avisar que o cliente está em falta com o pagamento de uma determinada compra. Caso o pagamento não seja efetuado no primeiro aviso, pode-se insistir mais uma vez e, caso o problema persista, é preciso tomar medidas legais/judiciais.
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