Invista na comunicação da sua empresa

Hoje, usufruímos de um mercado de consumo cada vez mais prático e ágil, por isso que uma regra muito importante para os bons negócios é: invista na comunicação da sua empresa.

Contudo, empresas que não possuem uma gestão empresarial integrada aos seus públicos – interno, externo e misto – em algum momento sofrerão um déficit na gestão e, em aleatório, se tornarão ultrapassadas pela concorrência por não responderem com exatidão às necessidades dos consumidores.

Por esta visão, adequar o setor de comunicação da sua empresa às reais necessidades dela torna-se fator primordial para a fase mantenedora da sua empresa no mundo dos negócios.

Como investir na comunicação da sua empresa

Confira abaixo alguns passos estratégicos que esclarecem a seguinte pergunta: Qual é o tipo certo de comunicação para cada empresa? Seguindo este passo a passo, você poderá melhorar a comunicação da sua empresa de maneira surpreendente. Vale a pena conhecer!

Primeiro passo – identificar os públicos que geram a consolidação da empresa no mercado consumidor. Em abrangência tem-se: Público Interno, externo e misto.

Público Interno – é aquele que atua no dia a dia da empresa de forma direta, como: empregados contratados, terceirizados, aposentados e família de funcionários. O público interno também é conhecido como “colaboradores”.

Público Externo – todo aquele que desperta a atenção e interesse pelos serviços da empresa. São: os consumidores, concorrentes, imprensa, governo e comunidade.

Público Misto – aquele que está ligado de alguma forma à empresa. São: Acionistas, distribuidores, fornecedores, revendedores ou qualquer grupo que exerça alguma influência no funcionamento da organização.

Segundo Passo – Realizar pesquisas qualitativas nos públicos contribuintes à empresa, depois levantar as respostas de cenários destes públicos, como seus pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades.

Para que não haja dúvidas de como fazer esta etapa e melhorar a comunicação da sua empresa, abaixo há uma “simulação” de um resultado de pesquisas com os públicos interno, externo e misto.

SIMULAÇÃO: cenário do público interno

Pontos fortes na comunicação da sua empresa:

• Encontra-se nos funcionários entusiasmo no desempenho da função e os mesmos se vêem como verdadeiros colaboradores nas finanças da organização.
• Funcionários capacitados e treinados.
• Interesse na busca por melhorias junto à empresa.

Pontos fracos na comunicação da sua empresa:

• Falta ou baixa integração com a filosofia e missão da empresa.
• Desestímulo dos funcionários em desempenhar suas funções com qualidade.
• Falta de treinamento e capacitação adequada.
• Necessidade de inovação nas funções realizadas.

Ameaças na comunicação da sua empresa: estão relativamente ligadas aos pontos fracos. Dentre estas, suponhamos situações:

• Por funcionários apresentarem baixa integração com a missão da empresa: pode acontecer de o consumidor estar mais informado sobre os serviços e qualificação da empresa do que o próprio funcionário. Logo, condiz uma situação bem constrangedora, na qual a falta de ética da empresa com o funcionário predominou até com os indiretamente envolvidos (público externo).
  

• Desestímulo do funcionário: acarretará em uma menor produtividade, dado que em qualquer empresa que não envolva o interesse dos funcionários em suas tarefas desempenhadas faltará eficácia nos serviços oferecidos e ainda pagará pelos mesmos custos.

• Falta de treinamento: além de render acidentes de trabalhos, pode baixar a eficácia e qualidade do produto ou serviço. Sem falar no tempo gasto a mais, pela correção de algo que poderia ser evitado.
  

• Lembre que funcionários entusiasmados são ferramentas de marketing e divulgadores neutros de uma boa gestão. Não ter isto como fator primordial é praticamente retirar o alicerce da empresa.
  

Oportunidades na comunicação da sua empresa: estão diretamente ligadas aos pontos fortes e devem ser aproveitadas para melhorar a comunicação da sua empresa.

Para aproveitar as oportunidades de comunicação da sua empresa é preciso apenas observar atentamente estes pontos fortes e continuar estimulando-os entre o público interno para que eles não se transformem em pontos fracos e prejudiquem a organização.

Um bom projeto de comunicação da sua empresa deverá sempre desenvolver novos pontos fortes em seu público interno, pois eles servirão para motivar e treinar melhor aqueles que ajudam a empresa a produzir com qualidade.

SIMULAÇÃO: cenário do público externo

Pontos fortes na comunicação da sua empresa:

• Os serviços ou produtos da empresa respondem perfeitamente às necessidades dos consumidores, alcançando a preferência.
• Há uma assimilação da marca institucional da empresa na hora das escolhas dos consumidores.
• A qualificação e eficácia da empresa são sempre valorizadas quando questionadas.

Pontos fracos na comunicação da sua empresa:

• A empresa não consegue visibilidade diante da concorrência.
• Apresenta baixa eficiência nos serviços, acarretando ao público assimilação de uma imagem negativa.
• A falta de organização interna transparece nos resultados externos.
• Não desperta a procura e atratividade do público externo.

Ameaças na comunicação da sua empresa (ligadas aos pontos fracos)

• Empresa que não trabalha a comunicação visual e nem o marketing de relacionamento corre o sério risco de ser esquecida ou falir.
• A falta de campanhas, anúncios, promoções e brindes aos públicos externos apresentará um déficit em atratividade e procura pelos serviços.

Oportunidades na comunicação da sua empresa (ligadas aos pontos fortes)

• Público externo satisfeito gera uma boa propaganda gratuita (o famoso “boca a boca”), que é considerada uma das melhores e mais eficientes formas de divulgação de uma empresa.
• A marca fortalecida sempre consegue adquirir preferência no momento de escolha da compra de um produto ou serviço pelos seus consumidores.

SIMULAÇÃO: cenário do público misto

A pesquisa é feita da mesma forma dos públicos interno e externo, levantando pontos fortes, fracos e ameaças dos acionistas, fornecedores e revendedores. Salvo que, antes da formulação da pesquisa é preciso atentar-se a alguns fatores:

• É valido, caso a empresa possua intranet, criar um link de ouvidoria voltado só pra esse Público.
• Depois, é só levantar quais as sugestões de melhorias mais abordadas no link e procurar as soluções mais cabíveis.
• Caso ainda seja necessário aplicar um questionário, mesmo com a posse destas sugestões, a empresa poderá levar em consideração os assuntos mais abordados na ouvidoria para elaboração do questionário.

Terceiro Passo- Nesse estágio já se tem os resultados da pesquisa de todos os públicos contribuintes. Agora, caberá buscar as melhorias dos pontos fracos e aniquilar pela raiz as ameaças, aproveitando as oportunidades para melhorar a comunicação da sua empresa. Para isto, utilizam-se ferramentas ou veículos de comunicação cabíveis a cada situação envolvida.

Abaixo há exemplos da importância desta ação, expondo o fator de risco junto à aplicação dos veículos de comunicação mais cabíveis, direcionando a conversão dos prejuízos em melhorias:

Exemplo:

• Para os funcionários mal informados e integrados a missão da empresa, utilizar de veículos comunicacionais informativos desde Intranet*, jornal mural, boletim, house organs**, manual de integração*** e outros.Com certeza, em face de uma boa estratégia do uso, estes elementos proporcionarão: estímulo, integração com a cultura organizacional, ensinamentos e dedicação que são essenciais para a comunicação da sua empresa.

• Para público interno que apresentou baixo estímulo no desempenho de suas funções, o ideal é aprimorar as qualificações dos funcionários oferecendo cursos e palestras instrutivas, promover premiações ao melhor funcionário do mês e abordar nas reuniões que “a participação de funcionários motivados traz maior qualificação nos serviços, sendo de extrema importância para o crescimento dos negócios”. A empresa também poderá divulgar em informativos impressos: metas e diretrizes de melhorias.

IMPORTANTE: Fica claro então que cada empresa possui sua missão e sua cultura organizacional. Para tanto, chega a ser amadorismo querer copiar as estratégias de comunicação da empresa X, a qual se encontra em fase de sucesso no mercado.  Saiba que agir com sabedoria é buscar as melhorias das fragilidades (da sua empresa) que não são as mesmas da empresa X e elaborar o plano de comunicação da sua empresa baseados nos princípios da sua missão e visão.

Continuando o terceiro passo: Entende-se então que, para cadaconjunto de usos de veículos comunicacionais, tem-se o foco do público a ser atingido e aleatoriamente o tipo de comunicação adequada a esse público. Confira alguns exemplos:

Tipos de comunicação da sua empresa utilizada para público interno

Comunicação Interna (também conhecida como endomarketing):

É uma estratégia de comunicação da sua empresa que aborda a compatibilização dos interesses entre empregados e organizações, buscando do estímulo ao diálogo, a troca de informações e experiências. Sua principal meta é viabilizar toda interação possível entre a organização e seus empregados.

Na prática junto a veículos de comunicação trabalha:

• A avaliação constante.
• Valoriza o funcionário, respeitando sua personalidade e individualidade.
• Considera os avanços tecnológicos como aliados da comunicação, não esquecendo o aspecto humano dos funcionários.
  

Comunicação Administrativa

Permite que cada funcionário seja convenientemente instruído quanto às atividades da empresa e saiba situar-se no seu interior.

Na prática junto a veículos de comunicação trabalha com os seguintes conceitos:

• Segue as normas da organização.
• Expressa a filosofia e as diretrizes da empresa.
• É processada no âmbito interno das corporações.
• Utiliza fluxos de redes comunicacionais.
• É descendente ou vertical, ou seja, a voz de decisão e informações vem da chefia a subordinados.
• É padronizada.
• Utiliza de uma linguagem formal (oficial).

Tipos de comunicação da sua empresa utilizada para públicos externos e mistos

Comunicação Empresarial (também conhecida como Comunicação Organizacional, Corporativa ou Institucional)

Estas abordam um mix de estratégias e ações comunicacionais adequadas a cada objetivo da gestão. As ações de comunicação da sua empresa vão desde:

• Trabalhar a construção da imagem positiva da empresa, levando em consideração o conjunto de conceitos da sua formação institucional como: filosofia, valores, missão, políticas, condutas e atitudes. Sua maior meta é transparecer estes valores institucionais a sua marca organizacional e, consequentemente, alcançar a credibilidade dos públicos por oferecer melhor produto e serviço.

• Alcançar maior integração entre a Comunicação Interna, Comunicação Publicitária e a Comunicação pós-venda. Sua maior meta é enxergar que a satisfação do cliente não se resume à aquisição de produto ou serviço, mas na sua atenção contínua após a venda. Assim, para manter a três sempre alinhadas e coerentes a um objetivo é essencial adotar um método de avaliações constantes.

• Valorizar normas de qualificação e envolver-se no conjunto contribuinte entre empresa e sociedade.

• Alcançar a fidelização dos clientes, priorizando a manutenção do cliente já conquistado (marketing de relacionamento), porém sem descartar a conquista do cliente potencial. Assim, não sobrará espaço para concorrência e você desenvolverá a comunicação da sua empresa de maneira correta.

Alguns veículos de comunicação utilizados na prática da Comunicação Empresarial que ajudam na comunicação da sua empresa são: site, intranet, anúncios publicitários, teases, pesquisas qualitativas, press-kit, relatório público anual, brindes, promoções, inserção a mídias sociais, revista da empresa, webmarketing, ouvidoria, políticas sociais, jornal da empresa e outros, conforme necessidade.

OBS: É válido, caso sua empresa possua vários setores de comunicação, desde Marketing, Publicidade, Jornalismo e Relações Públicas, tentar unificar a gestão das mesmas. Assim obterá mais coerência e sucessivamente mais praticidade, agindo pelas diretrizes de uma Comunicação Integrada que fará toda a diferença na comunicação da sua empresa.

Comunicação Mercadológica

Envolve também a busca da imagem positiva da empresa, porém visa mais a identificação do produto e qualificação do mesmo na inserção do mercado. Além disso, incrementa pesquisas focadas nos hábitos do consumidor, a utilização do database marketing, a globalização dos mercados e o acirramento da concorrência e a introdução de alternativas disponibilizadas pela adoção das novas mídias. Alguns veículos utilizados: aplicação de pesquisas, Internet, Webmarketing, E-commerce e outras.

Aqui finalizo a idéia de estrutura de como é feito uma consultoria de comunicação na sua empresa. Contudo, saiba que de posse a um serviço desta categoria, sua empresa tende a se fortalecer e obter o sucesso.

ATENÇÃO: a função deste artigo é esclarecer a importância em inserir estratégias de comunicação na sua empresa. Contudo, por se tratar de um trabalho complexo com detalhes particulares, não convém copiar estratégias de comunicação da empresa vizinha. Isso acarreta em amadorismo, é jogar no “achismo”. Desde então, a realização de uma consultoria em comunicação cabe somente a um profissional qualificado, cujo mesmo está relacionado diretamente à área de comunicação da sua empresa. Caso contrário, haverá uma reversão de expectativas.

Aproveite para conhecer um pouco mais o vocabulário de comunicação da sua empresa:

* Intranet– é um tipo de site visitado apenas por funcionários e parceiros. Lá são disponibilizadas informações sobre a empresa e de cunho administrativo, como de RH, normas, manual, informativos, etc. Pode ser também um espaço de integração com publicação de aniversariantes, fotos de eventos de confraternização e outros.

**House organs– São publicações internas da empresa com a finalidade de integrar melhor os seus públicos e combater o desconhecimento a respeito da empresa.

***Manual de Integração- Também chamado de manual do funcionário, escrito em linguagem sucinta, apresentando de modo bem claro e inteligente as principais informações de interesse do funcionário sobre a instituição desde dados sobre a instituição (história, atividades, produtos, nomes de diretores e chefes), regulamento da empresa, horários, salários, localização do setor de reclamação e queixas, previdência social, sugestões, treinamento, saúde no trabalho, férias e feriados até recreação.

Depois de todas estas dicas, vale começar a seguir a regra: Invista na comunicação da sua empresa (e ganhe muito mais público e dinheiro).