Quer aprender como fazer uma planilha? Confira agora mesmo.
A sua vida financeira ou a da empresa está completamente desorganizada? Calma! Nada de se descabelar, para tudo há uma solução. Existem diversos métodos que podem ser utilizados para trazer mais praticidade para controlar informações relacionadas a finanças ou desenvolvimento de atividades, basta escolher aquelas que mais se enquadram ao seu perfil.
Para uma empresa ou uma pessoa física, manter o controle quando se trata de dinheiro ou realização das tarefas é crucial para ser bem sucedida, do contrário, a tendência é que os problemas se acumulem, gerando uma série de dores de cabeça. Você não quer isso, não é mesmo? Por isso, trate agora mesmo de adotar um método de organização pessoal ou empresarial.
Veja nosso texto sobre planilha de gastos, você vai gostar.
Entre as formas mais eficientes de promover o controle de uma determinada atividade é recorrendo ao uso das planilhas, que são capazes de comportar informações detalhadas, o que agrega facilidade para interpretá-las e otimizar qualquer situação. Portanto, para você que ainda não sabe como fazer uma planilha, reunimos aqui todas as informações que precisa, não perca! Confira abaixo.
O que é uma planilha?
Se você trabalha em um ambiente empresarial já deve estar habituado e ter uma noção do que é uma planilha, porém, caso esta não seja a sua realidade, mas quer arranjar um jeito de controlar as suas finanças, saiba que a planilha nada mais é do que uma espécie de relatório, em que são incluídos todos os dados sobre uma atividade ou setor, permitindo que haja mais controle por parte do gestor.
Embora existam tipos diversificados de planilhas como, por exemplo, financeira, orçamento familiar, de custos operacionais, planilha de fluxo de caixa, entre outros, é importante ressaltar que não existe um modelo certo de planilha, ela pode ser construída de acordo com as suas necessidades e particularidades.
Porém, você pode utilizar um modelo de planilha para adaptá-la e a transformar no que precisa, costuma ser mais fácil do que iniciar uma desde o começo, porém, se você deseja algo que seja exatamente o que precisa, bom, nesse caso será necessário fazer uma planilha desde o zero ou adquirir uma de sites/pessoas especializadas.
Em que fazer uma planilha pode auxiliar?
Antes de adotar qualquer método de controle é necessário verificar quais serão os benefícios que trará, concorda? Por isso, em se tratando de planilhas, elas só têm vantagens a acrescentar na sua vida profissional ou pessoal, pelo menos eu não consigo encontrar nenhuma desvantagem.
Uma das principais vantagens ao utilizar as planilhas é a organização, uma vez que todos os dados são dispostos de maneira ordenada e em detalhes minuciosos, facilitando a análise, conclusão e até mesmo facilitará na aplicação dos indicadores de desempenho na empresa.
Praticidade é uma das palavras-chaves do uso de planilhas, pois a partir deste documento todas as informações estarão concentradas em apenas um lugar, estando disponível para consulta a qualquer momento, dispensando a necessidade de reunir inúmeros papéis para fazer uma análise.
Além disso, as planilhas também são capazes de otimizar as suas tarefas. Por exemplo, quem deseja controlar as suas contas pessoais, mas devido à correria do dia-a-dia sempre acaba se esquecendo de pagar uma dívida ou outra, tem o seu problema resolvido, visto que o documento o ajudará a lembra-se do valor e da data de vencimento de todas as contas contraídas em um determinado período de tempo.
A utilização de planilhas é um dos sistemas de gestão financeira mais utilizados e que, segundo os próprios profissionais, auxilia bastante.
Como fazer uma planilha?
Vamos trazer agora algumas dicas e fases para que você consiga fazer uma planilha, mas lembrando, a melhor opção é pegar uma apostila bem completa ou fazer um curso de planilhas.
1 – Defina que tipo de planilha irá usar
Pergunte a si mesmo: qual é o problema mais latente na sua empresa ou vida pessoal? Essa é uma pergunta que você deve fazer para descobrir que tipo de planilha irá usar. Alguns dos tipos de planilhas mais utilizados são de orçamento familiar, despesas, custos operacionais, fluxo de caixa, gastos pessoais, contas a pagar, entre outros.
A partir do momento em que você define o tipo de planilha que irá usar, haverá mais facilidade para reunir todos os dados de que precisa, evitando que eles se misturem e gerem confusões de análises. Se for necessário controlar mais de um setor, o ideal é confeccionar uma planilha para cada um deles.
2 – Faça o levantamento dos dados ao fazer uma planilha
Já tem em mente o tipo de planilha que irá seguir? Não perca mais tempo e passe para a primeira parte prática, que consiste no levantamento dos dados que irão compor a planilha. Sendo assim, comece a esmiuçar o seu “tema” da planilha, dividindo em categorias, coloque todas as informações em um papel.
Por exemplo: se a sua planilha será sobre despesas operacionais de uma empresa, levante informações em relação a todas as atividades realizadas para que a empresa ofereça os seus produtos no mercado, como a aquisição de mercadorias com fornecedores, pagamento de funcionários, manutenção de máquinas, luz, internet, água, entre outras coisas.
O recolhimento dos dados é tão importante quanto “fazer a planilha”, porque se você deixar para ir “colhendo os dados” no momento em que estiver fazendo a planilha, além de tomar mais tempo, reduzir a sua atenção e tornar mais frequente os erros, é bem provável que você esqueça de parte dos dados.
3 – Escolha um software para fazer uma planilha
Vamos combinar que, em pleno século XXI, não dá mais para fazer planilhas manuais, até porque isso irá gastar muito mais do seu tempo e ainda pode causar problemas nos resultados finais, além de dificultar a interpretação. Por isso, o mais recomendado é recorrer à confecção de planilhas eletrônicas.
Atualmente, é possível encontrar no mercado digital inúmeras plataformas desenvolvidas exclusivamente para a elaboração de planilhas. Entre os softwares mais utilizados estão o Number e o Excel, sendo este último um dos mais usados nos ambientes corporativos. Particularmente, acredito que se você irá fazer uma planilha de controle pessoal ou tem uma empresa de pequeno ou médio porte, é mais interessando investir no Excel, que é simples de mexer e ao mesmo tempo dinâmico e moderno.
4 – Monte a estrutura da planilha
Nesta etapa é o momento de “arregaçar as mangas” e dar início à construção da planilha. A primeira coisa a se fazer é clicar com o botão esquerdo do mouse sobre o ícone do software de planilhas. Depois de abrir a página inicial, procure a caixa “Salvar Como”, escolha um nome para o documento e clique em salvar. Faça isso, de preferência, em uma pasta específica, que estarão apenas os seus documentos (planilhas), evite misturar.
Agora, vá até o ícone “Inserir” e defina a quantidade de colunas e células que a sua planilha irá possuir. Por exemplo, se o relatório é sobre controle de estoque, tem-se que criar uma coluna para os produtos, na qual serão descritas as mercadorias comercializadas, outra para a quantidade, uma para a entrada e outra para a saída. Dessa maneira, você terá uma planilha com 4 colunas, em que há uma célula para cada produto em todas elas.
Faça esse planejamento de quantas colunas e células irá precisar antes de começar a sua tabela, pois, embora seja possível acrescentar novas colunas e células, torna-se mais difícil de trabalhar, sem contar que o recurso de inserir posteriormente é algo do tipo “em casos excepcionais”.
5 – Insira os dados na planilha
Esta é a tarefa mais simples, mas faça com cautela, pois qualquer inserção errada pode comprometer a eficácia da ferramenta. Nesta situação, basta pegar a sua lista que foi feita anteriormente e transferir os dados para a planilha eletrônica, colocando cada informação na categoria e célula correta. Após transferir todos os dados, não se esqueça de salvar o documento novamente.
Como usar uma planilha?
Sim, fazer uma planilha já é mais da metade do caminho para obter organização e um bom desempenho na empresa, mas isso não é tudo, é necessário saber como usá-la. Primeiramente, crie o hábito de consultar a planilha sempre que estiver pensando em fazer algum tipo de mudança, realizar um novo investimento ou contrair uma nova conta, analise a planilha para verificar se a sua realidade lhe permite tal altitude.
É interessante também verificar sempre o planejamento financeiro da empresa, afinal, nele constará a questão de gastos e lucros, tornando mais fácil verificar a viabilidade ou não de um investimento.
Não se esqueça de manter a planilha atualizada, a longo prazo as informações tendem a mudar. Portanto, para garantir a funcionalidade deste relatório sempre que surgirem novos dados acrescente-os. Quer saber se a planilha está funcionando para você? Faça comparações da planilha atual e dos meses anteriores, isto é ótimo para tomar decisões e elaborar novos planejamentos.
