Dificuldades nas despesas operacionais? Aprenda o que você não sabe de forma simples e prática aqui!
Você sabe quais são os valores das despesas operacionais da sua empresa? Se a resposta é não, é necessário repensar o seu negócio, uma vez que saber o quanto custa operar as suas atividades é essencial para vender os seus produtos e serviços por um preço que seja justo para o estabelecimento e para o público-consumidor.
Pense da seguinte forma: você produz um produto e comercializa. O custo de produção, bem como todos os demais fatores que o envolvem (luz, água, aluguel, funcionários e etc), quando divididos por unidade de produto, saia em média R$ 40,00 reais, porém, você não sabe disso, e efetua a venda por R$ 39,00 reais. Veja, nesse caso estará no prejuízo, comprometendo todo o seu negócio. É por isso que é necessário saber exatamente as suas despesas operacionais.
Muitas empresas não têm conhecimento do total das suas despesas operacionais, o que pode causar inúmeros transtornos financeiros. Para melhorar a administração do seu negócio é preciso conhecer todas as despesas que são necessárias para que ele possa funcionar como, por exemplo, pagamento dos fornecedores, salário dos funcionários, manutenção dos equipamentos, entre outras coisas.
Tem dúvidas sobre o pagamento dos seus funcionários? Veja nosso texto sobre encargos trabalhistas e haja dentro da lei, evite problemas!
A partir do momento que o administrador do negócio tem consciência das suas despesas, ele pode trabalhar cortes de gastos desnecessários ou ampliar os investimentos em um determinado setor.
Por isso é tão importante trabalhar as despesas operacionais. Quer saber mais? Veja agora mesmo o que é e como controlar as despesas operacionais da sua empresa.
O que são despesas operacionais?
Como o próprio nome diz, as despesas operacionais são os custos que a empresa tem para conseguir produzir e comercializar os seus produtos. Por exemplo, uma loja de calçados tem despesas operacionais com a compra das mercadorias, o pagamento dos vendedores e caixas, além do aluguel do espaço em que ela está instalada.
As despesas operacionais podem ser fixas ou variáveis. É a soma delas que permitem que o negócio possa trabalhar a formação do preço para cada um dos seus produtos, de modo a suprir os gastos realizados e garantir uma margem de lucro. Afinal de contas, é inviável uma empresa trabalhar apenas para arcar com os custos de produção.
Por que controlar as despesas operacionais da empresa?
Imagine uma empresa em que não há controle das despesas operacionais. O que acontecerá com ela? Certamente, o estabelecimento ficará desorganizado, não tendo informações suficientes para determinar os preços dos seus produtos, podendo cobrar muito ou pouco, nos dois casos irá enfrentar problemas financeiros, uma vez que o preço alto pode afastar os clientes e o muito barato não suprirá os custos de produção.
Confira como os preços podem influenciar nas vendas.
Sendo assim, um dos principais motivos para promover o controle das despesas operacionais da empresa é o fato desta tarefa trazer mais organização financeira, permitindo que você saiba os valores gastos com cada atividade e como eles refletem sobre o preço final das mercadorias. Além disso, ao controlar os gastos do estabelecimento, também é possível repensá-los, analisando se eles estão de acordo com a sua realidade.
Como controlar as despesas operacionais do negócio?
Promover o controle das despesas operacionais é uma tarefa trabalhosa, pois necessita do estudo e acompanhamento de todas as atividades executadas pela empresa, mas é extremamente recompensadora. Então, acompanhe abaixo como controlar as despesas operacionais do seu negócio:
1 – Identifique quais são as despesas operacionais
Como você pretende controlar as despesas se nem sabe quais são elas? Portanto, a sua primeira missão é identificar as despesas operacionais. O ideal é promover um estudo das atividades realizadas em todos os setores da empresa, verificando o custo de cada uma delas.
O estudo precisa compreender um determinado período de tempo, ou seja, ter uma data de início e final, do contrário, este processo pode se tornar muito trabalhoso e complexo.
Você pode ainda mesclar, juntamente com a analise das despesas operacionais, a utilização de indicadores de desempenhos, costuma-se ter ótimos resultados.
Para obter valores mais precisos é recomendado estudar relatórios de contabilidade, extratos bancários, listas de cheques compensados, as notas fiscais ou recebidos de serviços e produtos adquiridos. Depois de reunir estes documentos é só somá-los para chegar ao valor total das despesas operacionais mensais do empreendimento.
2 – Separe as despesas operacionais fixas das variáveis
É comum que os custos operacionais das empresas variem a cada mês, isso pode acontecer devido ao fato de surgirem gastos variáveis. Sendo assim, para que você saiba o que está consumindo mais dinheiro é recomendado separar as despesas operacionais fixas das variáveis.
A primeira delas ocorre mensalmente, neste caso temos como exemplo o pagamento dos fornecedores e dos funcionários. Enquanto que a segunda diz respeito às eventualidades como o conserto de um equipamento.
Para que esses dados fiquem mais organizados e facilitem a sua interpretação, é indicado montar um relatório, separando as despesas fixas das variáveis, colocando o valor e data de vencimento de cada uma delas. Com esse documento é possível saber se estão ocorrendo gastos desnecessários e o que fazer para reduzi-los.
Uma boa dica é fazer uso de tabelas do excel para facilitar a separação das despesas. O excel é um software bem simples de mexer, permitindo ainda a inserção de algumas fórmulas básicas, como é o caso da soma, subtração, divisão e multiplicação, criando a possibilidade de montar uma planilha de qualidade com pouco esforço.
3 – Faça uma planilha das despesas operacionais
Sabe aquele momento em que você vai se inteirar dos custos da empresa, mas enfrenta dificuldades para encontrar todas as informações de que precisa? Então, esta situação não pode acontecer de jeito nenhum em uma empresa que pretende ser organizada. Para evitar este transtorno, a solução é elaborar uma planilha com todas as despesas operacionais.
Selecione um software que compreenda as suas necessidades, podendo ser o Excel, que é simples e ao mesmo tempo moderno. Na planilha, é necessário criar uma tabela para os custos fixos e outra para os variáveis. Depois é só dispor os dados e mantê-los atualizados. Dessa maneira, sempre que você precisar consultar as despesas do negócio poderá encontrá-las em um único documento, o que traz mais praticidade.
Com isso, o gerenciamento dos custos será rápido e simples.
4 – Analise se todas as despesas operacionais são necessárias
Sim, as despesas operacionais são aquelas que permitem que a empresa desenvolva as suas atividades, mas será que todas são realmente necessárias? Muitas empresas sofrem com um acréscimo acima do normal nas suas despesas mensais, justamente porque estão tendo um custo que está acima da sua realidade e que deve ser substituído.
Por exemplo, se empresa está gastando mensalmente com reparos de equipamentos, o ideal é promover a troca destes itens. Esta atitude terá um gasto alto inicialmente, mas que será feito só uma vez, além de evitar que ocorram prejuízos financeiros e interrupções na execução das atividades.
É importante trabalhar os custos existentes em uma empresa, fazer um bom planejamento estratégico para não correr o risco de ocorrer a quebra de caixa. Converse com sua equipe financeira e trace metas e objetivos, foque em como realizá-los e reduza os custos da sua empresa, nem que seja a longo prazo.
5 – Planeje o estoque da empresa
Muitas empresas investem em produtos de baixa rotatividade, que acabam “encalhando” no estoque, ou seja, adquirem uma despesa operacional que não traz nenhum tipo de benefício. Para que o seu estabelecimento não passe por esta situação, é preciso planejar o seu estoque com muito rigor.
Por isso, determine quais serão os produtos comercializados pela empresa. Faça novas apostas apenas depois de verificar quais mercadorias terão saída. Não consuma mais do que você vende, pois do contrário será obrigado a fazer promoções para se “livrar” dos produtos, deixando de faturar sobre o valor total que foi pago por eles.
Porém, também vale ressaltar que se um item vende muito, é necessário tê-lo sempre no estoque para satisfazer os seus clientes sempre que procurarem pelo seu estabelecimento.
6 – Adote pequenas atitudes que reduzem as despesas operacionais
Se as suas despesas operacionais estão muito altas e você não quer que isto reflita sobre os produtos que comercializa, já que os preços altos podem afastar os consumidores, é necessário repensá-las. Para que isso aconteça, uma boa dica é adotar pequenas atitudes que trazem enormes benefícios para a empresa.
Há diversas mudanças que podem resultar em economia dos custos operacionais como, por exemplo, substituir os copos plásticos utilizados pelos funcionários por canecas individuais, estimular a economia de energia, fazendo com que todos criem o hábito de desligar as suas máquinas ao final do expediente. Veja que são diversas atitudes simples que podem ser tomadas, mas que no final do mês irão reduzir as despesas operacionais e aliviar o seu orçamento.
