Contas a pagar e receber fora de controle? Descubra como resolver.
A sua empresa controla as contas a pagar e receber? Se a resposta for negativa, saiba que já passou da hora de começar a cuidar das suas finanças, pois do contrário a tendência é que o estabelecimento sofra um prejuízo financeiro atrás do outro e, caso nenhuma medida seja adotada, será necessário recorrer a empréstimos ou, ainda pior, fechar as portas.
É claro que você não quer ter dores de cabeça por conta das questões que envolvem o dinheiro do seu empreendimento, não é mesmo? Por isso, é recomendado recorrer a métodos que sejam capazes de controlar as suas contas a pagar e receber, os quais tragam o máximo de organização para sua administração e permitam que ela volte o seu foco para o que mais interessa, ou seja, produzir e o bom atendimento aos clientes.
A verdade é que saber das contas a pagar e receber é o processo mais básico e primordial de qualquer administração, seja das finanças pessoais ou empresariais. Sabe pouco sobre o assunto? Veja nosso texto sobre teoria geral da administração, fará com que você obtenha uma boa noção de como funciona administrar uma empresa.
Promover o controle das finanças é um processo relativamente complexo, pois é composto por diversas etapas que se complementam. Para você, que quer ter suas contas a pagar e receber em dia, reunimos aqui tudo que precisa saber, confira!
Definição do controle de contas a pagar e receber?
As contas a pagar e receber são as dívidas que a empresa tem que arcar para conseguir operar as suas atividades normalmente, bem como o dinheiro que tem de entrar no seu caixa em decorrência das vendas realizadas. Estabelecer um controle sobre estes processos consiste em fazer um levantamento de todos os dados, estudá-los e fiscalizá-los para que as datas de vencimento sejam cumpridas.
Em se tratando de dinheiro, nada é simples, e não seria diferente com o controle de contas a pagar e receber. Este procedimento é composto por diversas etapas, que devem ser feitas em sequência para que o resultado final seja mais preciso e funcional.
Para facilitar, você poderá utilizar uma planilha de gastos.
Benefícios do controle de contas a pagar e receber?
A sua empresa deixou de pagar uma conta, isso gerou juros e acabou elevando o valor a ser pago? Ao adotar o controle de contas a pagar e receber, o seu negócio não irá passar por este tipo de situação, pois ele é capaz de mensurar, com riqueza de detalhes, todas as informações sobre o caixa.
A partir da reunião de todos os dados financeiros, a empresa torna-se mais organizada, permitindo que o gestor saiba exatamente quando tem que pagar as suas contas e receber o dinheiro das suas vendas. Além disso, a empresa não irá perder dinheiro tendo que pagar juros das dívidas atrasadas e nem deixar de faturar sobre as vendas efetuadas.
Como controlar as contas a pagar e receber?
Saber o que é o controle de contas a pagar e receber é simples, o difícil é fazer com que as finanças da sua empresa se resolvam automaticamente. Para isso, é necessário saber como aplicar as formas de controlar as contas a pagar e receber do modo correto, adaptando ao seu tipo de negócio. Quer aprender a fazer isso? Acompanhe abaixo como controlar as contas a pagar e receber:
1 – Apure todas as contas a pagar e receber
Como exercer o controle de algo desconhecido? Impossível, não é? Sendo assim, o seu primeiro passo para otimizar as finanças da empresa é apurar todas as contas a pagar e receber. Comece pelas contas a pagar, faça um levantamento das dívidas adquiridas durante o mês e os seus respectivos valores.
Na sequência, acrescente na sua lista todas as contas a receber, que são proveniente das vendas realizadas ao público consumidor ou empréstimos para outras organizações. Para que este levantamento seja mais assertivo, uma boa dica é usar notas fiscais, contratos e demais documentos que possam lembrar os valores que têm de ser pagos ou recebidos e quando isso deve acontecer.
Para facilitar a analise das contas a pagar e receber, elabore uma planilha, pode ser no próprio Excel, que é um software simples e que a maioria das pessoas possuem. A planilha pode ser simples, apenas para lançar os valores que tem de pagar e receber. Acredite, fará toda a diferença na hora de trabalhar o controle das finanças.
2- Use um software para organizar as informações
Se a sua empresa é de médio ou grande porte, muito provavelmente o volume de informações levantadas anteriormente será grande. Portanto, para que os seus dados não se percam e nem confundam o gestor na hora de analisá-los, é recomendado usar um software para organizar as informações.
Neste caso, é indicado pesquisar por softwares de construção de planilha que sejam capazes de atender as suas necessidades como, por exemplo, o caso que já mencionamos, o famoso Excel, que faz parte do Pacote Office da Microsoft, que se caracteriza por ser simples de usar e ao mesmo tempo moderno, tendo sido adotado ao redor do mundo inteiro para uso doméstico e empresarial.
Ao procurar por um software de planilhas, sugiro honestamente não buscar um com “milhares de recursos”, mas sim um fácil de mexer, afinal de contas, você não irá criar um documento muito complexo, mas apenas para o seu controle.
3- Monte uma planilha das contas a pagar e receber
Após escolher o software que será utilizado, é o momento de montar uma planilha das contas a pagar e receber. Se você não tem muito conhecimento com a construção de planilhas, este processo será mais complexo e trabalhoso, mas nada que prestar a atenção e ter disciplina não resolva.
Para facilitar na elaboração da planilha das contas a pagar e receber, vamos montar um pequeno ‘passo a passo’ básico para que você consiga dar o seu “pontapé” inicial.
Primeiramente, abra a página inicial do programa e nomeie o arquivo como “Planilha de contas a pagar e receber”, clique em “Salvar Como” e determine a pasta em que será armazenado.
Na próxima etapa, vá até a caixa de ferramentas e clique em ‘’Inserir’’ e determine a quantidade de colunas e células que irão compor a planilha. O ideal é uma coluna para ‘’Contas a pagar’’, ‘’Data de Vencimento’’, ‘’Contas a receber’’ e ‘’Prazo de pagamento’’. Cada dado financeiro deve ter uma célula em todas as colunas. Feito isso, o esqueleto da planilha está pronto, basta inserir as informações nos seus respectivos lugares.
4- Atualize a planilha de contas a pagar e receber
Para que o seu controle de contas a pagar e receber seja eficiente, é imprescindível criar o hábito de atualizar a planilha. Já pensou se você esquece de anotar uma conta e no final do mês se depara com um valor que a empresa não estava preparada para pagar, que problemão, não acha?
Por isso é necessário que a empresa tenha um gestor de finanças, uma pessoa que fique responsável por atualizar a planilha sempre que a empresa contrair uma nova dívidas ou quando alguém comprar um produto a prazo.
Caso seu negócio esteja com dificuldades, confira uma possibilidade de resolver seus problemas, conheça a alavancagem financeira.
5- Consulte a planilha para novos investimentos
Uma das principais finalidades da planilha de controle de contas a pagar e receber é fazer com que a empresa seja mais precavida e organizada. Levando isso em consideração, o estabelecimento deve consultar a planilha quando estiver planejando fazer novos investimentos.
Não podemos restringir “novos investimentos” como novos segmentos de atuação ou até mesmo produtos, mas como quaisquer coisas que exija o aporte de dinheiro, como é o caso de reformas.
Ao consultar a planilha, a empresa poderá saber se possui muitas ou poucas dívidas, bem como os valores altos a receber. A partir daí será possível decidir se é um bom momento para investir dinheiro em um projeto ou se é necessário esperar até que o seu caixa esteja mais favorável.
Trabalhe também o fluxo de caixa da sua empresa, facilitará as tomadas de decisões, ainda mais quando envolvem dinheiro, nestes casos é fundamental tomar todos os cuidados possíveis, concorda?
6- Analise o desempenho da empresa através da planilha
Sim, o desempenho da empresa também pode ser analisado através da planilha de controle de contas a pagar e receber, aliás, é um excelente método para saber qual é o seu status atual. Por isso, é indicado que o gestor de finanças pegue este relatório, pelo menos uma vez por mês, e verifique as contas a pagar e já pagas, dinheiro recebido e a receber.
Trabalhe juntamente com a planilha os indicadores de desempenho, costuma-se ter excelentes resultados, precisos e assertivos, vale a pena!
A partir desta análise, é possível checar se a empresa está adquirindo muito ou poucas dívidas e se o seu público consumidor está adimplente ou inadimplente. Com estes resultados em mãos, pode-se tomar medidas para melhorar o setor de cobranças, fazendo com que ele possa negociar com os seus credores e clientes.
