Almoxarifado – Aprenda Como Organizar na Sua Empresa

Problemas com o almoxarifado da sua empresa? Não sabem nem o que é? Veja nosso texto urgente!

A sua empresa deixou de vender um lote de produtos porque não o armazenou de forma adequada? Este problema é mais comum do que se pensa, pois diariamente empresas de todos os portes perdem dinheiro devido ao fato de uma parcela de suas mercadorias não estarem em condições de serem usadas. Você não quer fazer parte desta estatística, não é mesmo?

A primeira atitude a se evitar ao buscar reduzir o desperdício de produtos é promover uma melhoria na administração do almoxarifado, que nada mais é do que o espaço que a empresa destina para armazenar o seu estoque de produtos utilizado nas suas atividades cotidianas. Embora este processo seja de muita importância, ainda existem casos de empresas que não lhe dão a devida atenção. Ao administrar o almoxarifado, a organização só tem a ganhar, deixando de sofrer com prejuízos financeiros.

Um dos comércios mais comuns de vermos problemas com Almoxarifado são, sem sombra de dúvidas, os escritórios. Quer um exemplo? Quantas vezes você já inutilizou folhas de papel por estarem umedecidas e “atolarem” na impressora? Ou ainda pior, cartuchos de tinta que “ressecaram”?

Talvez você esteja se perguntando, é muito difícil controlar o almoxarifado? Não, porém, o processo pode ser trabalhoso, e digo muito trabalho, dependendo diretamente do tamanho e do fluxo de abastecimento da empresa. É importante ter atenção e disciplina para fazer tudo funcionar corretamente, sem contar o fato de trabalhar corretamente o abastecimento/fluxo de compras.

Portanto, para te ajudar a melhorar o seu almoxarifado, criamos este texto exclusivo sobre como cuidar bem do seu almoxarifado e parar de se incomodar com mercadorias mal armazenadas. Confira.

O que é almoxarifado?

Muito possivelmente, você deve estar se perguntando se o almoxarifado é a mesma coisa que estoque. Para acabar de vez com esta dúvida, estes dois termos são muito parecidos, mas possuem uma pequena diferença.

Antes de explicar a diferença, vamos começar pelos significados, o que, por si só, já vai demonstrar a existência de diferenças.

O estoque é o local da empresa em que são guardados os produtos adquiridos para serem comercializados. Conheça um pouco sobre giro de estoque.

Já o almoxarifado diz respeito ao local em que a empresa armazena os produtos que utiliza para a realização das suas atividades no dia a dia como, por exemplo, ferramentas, papéis, entre outras coisas. Basicamente, pode-se dizer que as mercadorias dispostas no almoxarifado não possuem “valor comercial”, pois não serão comercializadas.

Por que controlar o almoxarifado?

Você foi procurar um material para desenvolver uma tarefa, mas não o encontrou? Se a sua empresa tivesse realizado o controle do almoxarifado este problema não estaria ocorrendo. Possui produtos que estão perecendo no Almoxarifado? Isso acontece porque o controle do almoxarifado não está sendo feito corretamente.

Fiscalizar este espaço da sua empresa é essencial para mantê-lo organizado, trazendo praticidade para a vida dos funcionários e deixando de gerar transtornos, que podem atrasar o andamento das atividades internas.

Além disso, o processo de controle do almoxarifado também é responsável por permitir que a empresa utilize os produtos de boa qualidade, evitando que as tarefas produzam resultados insatisfatórios. Afinal de contas, uma das missões do administrador do almoxarifado é checar se os itens armazenados estão dentro do prazo de validade e em condições de uso.

Sejamos sinceros, precisar de algo e não encontrar, obrigando a ficar “comprando outro ou procurando” toma bastante tempo, o que reduz a produtividade, concorda? Então já é um bom motivo para você controlar o almoxarifado.

Como fazer o controle do almoxarifado?

Se você já chegou até aqui, já deve ter percebido o quanto a fiscalização do almoxarifado é importante para que haja a organização e o bom desempenho da empresa. Por isso, agora vamos ensinar como fazer para ter o almoxarifado exatamente como você quer!

1 – Avalie o tamanho do espaço do Almoxarifado

Qual é o tamanho do almoxarifado da sua empresa? Saber responder esta resposta com precisão é importantíssimo para seguir as próximas etapas. Portanto, o seu primeiro passo é avaliar o tamanho do espaço reservado para o armazenamento dos produtos utilizados no desenvolvimento das atividades diárias, checando as medidas de altura e largura.

Averiguar o tamanho do espaço do almoxarifado é necessário para que a empresa saiba se ele realmente comporta as suas necessidades, se é grande ou pequeno. Caso o local não esteja atendendo as carências da empresa é preciso fazer alterações. Afinal de contas, os produtos não podem ficar empilhados desorganizadamente, pois isto pode comprometê-los.

Até um espaço muito grande pode ser ruim, já que você poderia estar utilizando para outra coisa, ocupando um espaço menor para o almoxarifado.

2- Analise as condições do almoxarifado

Não é só o tamanho do espaço que tem que ser avaliado, também é necessário analisar as condições do almoxarifado. Esta etapa é importante para que seja possível concluir se o local fornece as propriedades necessárias para que as mercadorias mantenham o seu padrão de qualidade até o momento do uso, evitando que elas tenham de ser descartadas, gerando prejuízo.

Então, procure analisar se o almoxarifado tem um bom nível de luminosidade, se não possui umidade e nem rachaduras, a existência de insetos ou de pequenos animais como, por exemplo, ratos e morcegos, que podem danificar os itens. Caso esteja em más condições é recomendado reformar o local, acredite, em pouco tempo você irá reaver o dinheiro investido através da conservação dos materiais.

Tem dificuldade quanto à questão de materiais? Veja nosso texto sobre gestão de materiais, chegou a hora de você saber tudo sobre administrar a sua empresa, desde os pequenos afazeres até o planejamento estratégico de grandes lançamentos.

3 – Determine os produtos que serão armazenados

Ok, agora que você já cuidou das questões que dizem respeito ao espaço em que está localizado o almoxarifado, é necessário cuidar do controle das mercadorias. Sendo assim, a primeira coisa a se fazer é determinar os produtos que serão armazenados. Este processo é essencial para trazer organização e evitar que ocorra a sobra ou falta de itens.

Levando isso em consideração, faça uma lista dos produtos que são utilizados nas atividades exercidas em todos os setores. Na sequência, avalie se elas realmente são indispensáveis. A partir daí, a empresa conseguirá ter o total conhecimento e controle de todas as mercadorias que compõem o seu almoxarifado.

4- Inspecione a entrada dos produtos

Uma das principais etapas para promover o controle de qualidade do almoxarifado é inspecionar a entrada dos produtos. Muitas empresas, quando se deparam com a entrega das mercadorias, apenas pensam em guardá-las e se livrar deste processo de uma vez. Porém, esta atitude pode gerar sérios problemas, dentre eles adquirir um lote de mercadorias que não atendem as suas necessidades ou possuem defeitos.

Para fugir deste problema, antes de armazenar os produtos verifique se a encomenda chegou na quantidade que foi solicitada, se eles estão em boas condições de uso e dentro da data de vencimento. Somente depois de conferir os itens podem ser depositados no almoxarifado.

Outro ponto importante, apenas assine o “recebido” após visualizar o estado dos itens, caso contrário não poderá fazer nada.

5- Construa uma planilha de controle de almoxarifado

Uma ótima dica para que a empresa consiga estabelecer total controle sobre todas as questões que envolvem o seu almoxarifado, sem dúvidas, é criar uma planilha. Este documento serve para armazenar todas as informações, de maneira detalhada e organizada, para que o gestor desta área nunca mais se perca.

Como construir uma planilha? É bem simples, basta escolher um software adequado para esta atividade, sendo o Excel, o mais indicado. Depois, é só elaborar uma tabela, colocando a data de entrada e saída dos itens e registrá-los, de preferência por categorias e, posteriormente, colocar a quantidade disponível. Este documento deve ser atualizado, pelo menos, uma vez por semana.

Para você ter um “modelo” de planilha, pode-se utilizar a planilha de fluxo de caixa, porém, ao invés de por valores, coloque os produtos que entram e saem do almoxarifado. A atualização de produtos que entram e saem pode ser semanal, é um prazo bom.

6- Verifique a carência de produtos

Um determinado setor precisou de uma ferramenta para trabalhar, mas ela não estava disponível e as atividades ficaram atrasadas? Esta situação com certeza irá gerar transtornos financeiros. Você não quer passar por isso, não é verdade? Por isso é necessário verificar a carência de produtos do almoxarifado, ou seja, aquilo que tem que ser reposto.

Para saber com maior precisão o que deve ser comprado, o ideal é fazer uma análise da planilha para checar a quantidade disponível. A partir daí, é possível determinar quando e em que quantidade os produtos devem ser comprados para não deixar os setores na mão.

Uma boa dica para facilitar este trabalho é utilizar softwares específicos para controle de estoque ou almoxarifado. Estes programas permitem que você vá dando “baixa” nos produtos que saem e lançando quando entram, assim irá sendo feito os cálculos automaticamente.

7 – Controle as distribuições das mercadorias

De nada irá adiantar fazer todos os processos citados anteriormente se a empresa não tiver preocupação em controlar as distribuições das mercadorias. O ideal é estipular métodos para que os produtos sejam usados, informando a quantidade diária, além de instruir como tirar um melhor proveito deles. Dessa maneira se evita que ocorram possíveis desperdícios ou manipulação inadequada, o que pode interferir no resultado final das tarefas.

Como está o almoxarifado da sua empresa? Precisa melhorar a organização?