Quer melhorar o desempenho da sua empresa e gerenciar tudo de uma só vez? Conheça os sistemas ERP e tenha a empresa na palma da sua mão.
A sua empresa está apresentando problemas na gestão de diferentes setores? Saiba que uma empresa que não controla e não gere as suas funções da maneira correta está fadada ao mau desempenho dos seus processos, o que consequentemente compromete todas as áreas, fazendo com que ocorram prejuízos morais e financeiros.
Há diversos métodos que ajudam as empresas a otimizarem os seus processos administrativos e operacionais, entre eles está o sistema ERP, que reúne um conjunto de funções que têm o objetivo de centralizar as informações que circulam no ambiente corporativo e a geri-las da melhor forma possível.
A partir do uso do ERP, a empresa torna-se mais organizada, ajudando na tomada de decisões e elaboração de novos planejamentos.
É comum, até mesmo em empresários, não saberem da existência do ERP, isso normalmente acontece porque não estão focados na questão de aprimorar o seu desempenho gerencial. Empresas de pequeno porte até podem conseguir gerenciar sem a utilização do ERP, mas quando se trata de médio e grande porte, dificilmente você encontrará algum empresário que abra mão do sistema.
Conheça um pouco sobre os fundamentos da administração, assim conseguirá administrar melhor a sua empresa e o próprio sistema ERP.
Os sistemas ERP podem ser adequados de acordo com as necessidades de cada empresa, também são oferecidas consultorias para que os gestores aprendam a interagir e tirar um bom proveito do software. Se a sua empresa carece de uma melhor gestão, aproveite nosso texto, porque iremos trazer mais informações sobre o que é e como adquirir o sistema ERP. Confira:
O que são os sistemas ERP?
O ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento dos Recursos Empresariais) pode ser definido como um sistema de gestão empresarial, que tem a função de gerir informações relacionadas aos processos administrativos, operacionais e gerenciais das instituições.
Que tal aprender sobre os processos de negociação também?
O principal objetivo dos sistemas ERP é centralizar os dados e controlar o fluxo durante o desenvolvimento das atividades, fazendo com que todos os setores funcionem de maneira integrada e organizada, permitindo que os gestores tenham mais praticidade para administrar o negócio.
Simplificando, você fará com que o setor financeiro trabalhe junto com o administrativo, RH, tudo! Pense como facilitará seu negócio, o administrativo saber o quanto pode gastar, ainda, ter as informações diretamente do RH para analisar a possibilidade ou não de dar aumento aos funcionários? Setor produtivo? Nossa, é realmente incrível!
Os sistemas ERP são construídos a partir de um banco de dados centralizados, reunindo todas as informações da empresa em apenas um sistema, que pode, por sua vez, ser instalado em um hardware em rede local, em um servidor centralizado ou até mesmo em uma “nuvem” na Web.
Por que instalar o sistema ERP na sua empresa?
Você é o gestor da empresa e reconhece que precisa exercer um controle maior sobre as atividades executadas? Então, saiba que os sistemas ERP são os mais indicados para resolver este problema, pois eles agrupam as informações de forma organizada, possibilitando que você tenha total controle de todas as tarefas realizadas em todos os setores.
Ao instalar o ERP você sentirá que “o mundo está na sua mão”, e é exatamente isso, mas ao invés de ser o mundo será a sua empresa. Será possível visualizar dados simultaneamente de todos os setores, ficando fácil de gerir as áreas mais debilitadas, encontrando soluções rápidas e efetivas.
Claro, também é importante aplicar os indicadores de desempenho da empresa, não vai deixar isso de lado porque conseguiu estabelecer o ERP.
Além disso, os sistemas ERP automatizam as tarefas manuais, fazendo com que elas se tornem automáticas e mais eficientes, poupando tempo. Também há uma sensível melhora no desenvolvimento de todos os processos da empresa, uma vez que o gestor tem a sua disposição todas as informações que necessita, reduzindo os custos de armazenamento de dados e a ocorrência de erros administrativos.
A obtenção de resultados positivos também aumenta, pois os planejamentos podem ser elaborados com base em informações precisas.
Como instalar os sistemas ERP?
Se você se interessou em instalar um sistema ERP na sua empresa, saiba que antes da instalação é necessário passar por uma série de etapas, pois a desenvolvedora do software se preocupa em treinar os gestores para que realmente as atividades empresariais sejam otimizadas. Acompanhe abaixo como instalar os sistemas ERP:
1 – Faça um estudo profundo das necessidades da empresa
Os sistemas ERP podem ser desenvolvidos de acordo com as particularidades de cada empresa. Sendo assim, a sua primeira missão no papel de gestor é fazer um estudo profundo das necessidades da empresa, o ideal é fazer uma análise dos pontos fortes e fracos de todos os setores, apresentando uma perspectiva do que pode ser feito para otimizar as atividades.
Veja alguns exemplos de indicadores de desempenho.
A partir deste estudo, a empresa desenvolvedora do sistema ERP poderá compreender com exatidão o que a empresa está precisando, o que lhe possibilita elaborar um sistema adequado às suas características, que acompanhe a sua dinâmica. É importante ressaltar, que embora o sistema seja flexível, existem mudanças que a própria empresa tem que fazer para se adaptar ao funcionamento do software.
2 – Faça uma consultoria com a empresa que desenvolve o sistema ERP
Ao contatar a empresa que desenvolve o sistema ERP, ela provavelmente irá fazer uma consultoria para conhecer mais sobre a sua organização. É de fundamental importância que o gestor acompanhe a consultoria de perto, pois é o momento em que o responsável pelo software irá analisar qual é a melhor opção para o estabelecimento e quais as adaptações que precisam ser feitas em ambas as partes.
Para que a consultoria seja ainda mais eficiente, o ideal é apresentar o seu estudo sobre os pontos fortes e fracos de cada setor da empresa. Dessa maneira, o desenvolvedor do sistema poderá ter as impressões dele e a própria visão da instituição, o que certamente irá resultar em produto de alta qualidade e eficácia.
3 – O tempo de implantação do sistema ERP é variável
Por mais que a sua empresa esteja necessitando do sistema ERP com urgência, é necessário ter em mente que a instalação do software não tem um tempo pré-determinado para ocorrer, uma vez que depende do tamanho do seu negócio e a complexidade das atividades desenvolvidas. Sendo assim, quanto maior for o seu estabelecimento, maior será o período entre o desenvolvimento do sistema e a instalação.
Porém, é importante lembrar que os sistemas ERP são modulares, ou seja, eles podem ser instalados por etapa. Dessa maneira, a empresa pode solicitar que os primeiros módulos sejam instalados para compreender as necessidades dos setores que mais precisam de ajuda.
Veja, uma boa dica é analisar as áreas que possui mais urgência na gestão e iniciar a implementação do sistema ERP nelas, assim, você já poderá melhorar a gestão, sem contar que poderá ir se familiarizando com a ferramenta.
4 – Escolha a quantidade de módulos do sistema ERP
Em primeiro lugar, é necessário compreender que os sistemas ERP são divididos em módulos, sendo que cada um deles é responsável por comportar as informações de um setor diferente da empresa. Por isso, é importante que o gestor escolha quantos módulos do sistema devem ser instalados para otimizar as tarefas da organização.
O número de módulos instalados tem que estar de acordo com as necessidades da empresa. Contudo, quanto mais módulos forem implantados, maior será o número de informações e fluxos de dados que estarão ao seu dispor, o que é uma ajuda e tanto na hora de identificar e resolver possíveis problemas.
Também, vale lembrar, quanto maior o número de setores e informações vinculadas, maior será o trabalho na criação do sistema ERP, consequentemente o custo será maior. Então, vincule apenas as áreas necessárias, não abuse.
5 – Configuração do sistema ERP
Toda a configuração do sistema ERP é feita levando em consideração as particularidades da empresa. Portanto, antes da finalização do software, a desenvolvedora realiza um teste para certificar-se de que ele está de acordo com o que foi solicitado e irá funcionar corretamente, produzindo resultados positivos para todos os setores que estão integrados.
Quando o sistema ERP for concluído, o gestor recebe o auxílio do desenvolvedor para aprender como ele funciona, como armazenar as informações das atividades empresariais. Além disso, também são dados treinamentos para que os gestores de todos os setores possam interagir com a plataforma.
6 – Pós -consultoria da instalação do sistema ERP
O treinamento dado em relação a configuração dos sistemas ERP ensina como mexer no software, mas não como interpretar os dados que ele oferece. É por isso que as empresas desenvolvedoras também disponibilizam a pós-consultorias, que têm como objetivo ensinar aos gestores e aos funcionários a extrair as informações presentes no sistema e como usá-las posteriormente, produzindo relatórios e planilhas.
7 – Valor da instalação do sistema ERP
Não existe um valor fixo da instalação do sistema ERP, os preços podem variar de acordo como o número de módulos instalados, as licenças adquiridas para operação, o nível de dificuldade das tarefas desenvolvidas e a quantidade de horas destinadas à consultoria, ao treinamento de configuração e a pós-consultoria. Por isso, depois da analise pela empresa criadora do ERP, peça o orçamento exato do quanto irá gastar, você não quer surpresas desagradáveis, não é?
