Administração das rotinas de trabalho e otimização do tempo

Todo e qualquer tipo de trabalhador, seja um grande empresário ou um simples operário necessita de uma administração das rotinas de trabalho para otimização do tempo. Mesmo que você esteja balançando a cabeça para dizer que não, pare para refletir quantas vezes na semana (ou em alguns casos, ao dia) você já se pegou dizendo ou apenas pensando que precisava ter mais tempo,que o tempo voa, que o dia teria que ter 48 horas ou qualquer outra expressão do gênero que traduzisse o mesmo problema: preciso otimizar o meu tempo para que o meu trabalho renda mais e eu possa também usufruir de minha vida pessoal.

Sim, isso tudo parece um grande milagre e podemos até dizer que a completa perfeição da otimização de tempo não existe. Uma regra que nunca foi exposta como regra, mas que com certeza funciona para todos é que se temos mais tempo para realizar nossas atividades acabamos preenchendo este tempo com mais atividades e formando um ciclo vicioso que nos deixa novamente sem tempo, não é? Mais uma vez não adianta negar que é verdade, pois isso acontece com todo mundo, até mesmo grandes empresários.

Desenrolando um pouco o assunto e indo direto ao ponto principal: administração das rotinas de trabalho e otimização do tempo…Pode não ser possível conseguir um aproveitamento cem por cento devido a este instinto humano de sempre preencher um espaço de tempo vazio, mas é possível (e é necessário) organizar o seu tempo hábil de maneira que possa preencher o seu dia de maneira correta. Como? A melhor maneira é a administração de rotinas.

Quando ouvimos “administração de rotinas” parece algo muito complexo, mas na verdade é totalmente simples e qualquer pessoa pode fazer isso. Há duas maneiras de organizar sua rotina para otimizar o seu tempo:

– Para os informatizados e conhecedores (básicos) da tecnologia: Serve para quem sabe mexer no Excel de maneira básica.

Você irá criar uma lista de tarefas a serem desenvolvidas diariamente, outra semanalmente e outra mensalmente. Para casos mais complexos pode adicionar outros períodos como bimestrais, trimestrais, anuais, etc.

Para a organização das rotinas devem-se considerar todas as atividades que terá que desenvolver tanto no trabalho como na vida pessoal, ou seja, deverá incluir tanto o banho e tosa do cachorro até a reunião semanal da empresa.

Algumas planilhas ficarão enormes, outras pequenas, mas o que importa é adaptar as suas rotinas de forma organizada para que encaixe corretamente em seu dia a dia.

– Para aqueles que não se informatizaram ou não gostam muito de ficar no computador: Serve para os que não ficam muito tempo no computador ou apenas ligam o PC para ler artigos como este e ver vídeos no Youtube, por exemplo.

Este método é um grande exemplo de como podemos nos organizar também sem utilizar programas (mesmo que simples). Assim, basta uma agenda. O processo é o mesmo do item anterior (para os informatizados e conhecedores da tecnologia), mas as atividades serão anotadas em uma agenda, sempre no dia correto de cada ação. É um método mais demorado, mas funciona da mesma forma.

Depois da realização das rotinas é necessário controlar o andamento do processo diariamente. Por isso deve ser algo habitual e disciplinado para o alcance de bons resultados. Então, se não poderá estar sempre a frente de seu computador, imprima as planilhas ou adote o método da agenda.

Vale deixar também uma dica: para rotinas administrativas profissionais, pode-se utilizar o modelo e Planilha 5W2H que oferece diversos resultados. Este modelo pode ser adaptado para rotinas pessoais, pois é bastante completo.

Lógico que existem diversas formas de administrar as rotinas e otimizar o seu tempo, mas decidi abordar as ferramentas mais fáceis para que os preguiçosos não precisem baixar programas ou ter que fazer fórmulas.

Se você já possui o seu próprio modelo de administração de rotinas, conte para a gente. E você que ainda não tinha nada parecido, que tal começar a otimização do seu tempo agora?