Quando a empresa se organiza em equipes fica mais fácil chegar aos objetivos, pois as equipes, geralmente, são constituídas de colaboradores comprometidos e com um objetivo em comum, por isso, é necessário que haja uma boa administração de equipes.
Uma equipe é diferente de um grupo. Os grupos são apenas a reunião de pessoas que exercerão certas tarefas e as equipes, diferentemente, constituem grupos que são unificados para concretização de um mesmo objetivo e requer da empresa apoio nesse processo, e ainda, uma eficiente administração de equipes.
Quanto a natureza, as equipes podem ser de equipes trabalho, que serão aquelas que desenvolvem atividades geralmente operacionais ou de vendas.
As outras equipes são equipes de projetos, desenvolvimento e pesquisa, geralmente sua tarefa é desenvolver novos produtos,novos mercados e outras atividades táticas e estratégicas para a empresa.
As equipes paralelas ou força tarefas, são aquelas equipes que realizam um trabalho temporário e específico.
Tipos de administração de equipes
De acordo com a estrutura empresarial,as empresas podem ter um tipo ou diversos tipos de equipes.
As equipes podem ser:
Equipes Funcionais – nas equipes funcionais o grupo se reporta a chefe que exerce autoridade e forma única.
A vantagem é a racionalidade de tempo e diminuição de ruídos na comunicação, a desvantagem é que quando a equipe não integra funcionários de outras áreas é mais difícil para que se estabeleça um ambiente com múltiplas habilidade e opiniões.
Equipes multifuncionais – como o nome já denomina, as equipes multifuncionais são formadas por colaboradores de diversas áreas e que chegam para agregar valor com suas diversas experiências e habilidades.
As equipes multifuncionais são equipes que possuem formações distintas,ou seja, em uma mesma equipe tem-se funcionários administradores,engenheiros e outros profissionais com formação distinta e pontos de vista diferentes que enriquecem a equipe e que apresentam soluções diferentes e faz com que os outros componentes “pensem fora da caixa”.
Funções das equipes
A vantagem de reunir os funcionários em equipe é que as equipes possuem um conjunto de habilidades,competências,talentos e outros.
Os membros da equipe possuem habilidades diferentes, reunidas em um só objetivo.
As equipes podem realizar trabalhos que funcionários isolados não realizariam, reúnem atividades múltiplas que exigem diversas técnicas para concretização,outra vantagem das equipes é que as decisões são tomadas por diversas pessoas que têm uma visão diferente e sugestões diversas,além disso,trabalhar em equipe faz com que a empresa observe melhor o comportamento individual dos funcionários.
Outra vantagem é a facilidade em disseminar a cultura organizacional,pois onde há o envolvimento de diversos funcionários se torna mais viável o trabalho de conscientização e o trabalho conjunto de comprometimento quanto aos projetos da empresa.
As equipes têm certas vantagens e benefícios que o trabalho individual não alcançaria como conhecimentos,maior aprendizagem e crescimento individual,as equipes recebem recompensas e benefícios que o trabalho individual não receberia.
O desenvolvimento das equipes marcam diversos eventos diagnósticos das atividades e objetivos eventos como reuniões,formação,conflitos internos ,conflitos com outras equipes,desempenho e outros resultados que diagnosticarão a qualidade da equipe formada.
Os grupos que não constituíram equipes acabam por uma incapacidade de trabalhar em equipe de acordo com opiniões divergentes,conflitos de interesses o que resulta em atividades inacabadas e outros fatores.
Formação e administração de equipes
As equipes são formadas pelo que os administradores chamam de períodos críticos, ou seja, são os períodos em que as equipes dividem as tarefas, os papéis são distribuídos e fixados,
Essas normas abrirão condições de longa duração,ou seja, condições para realização das tarefas em equipe.
Os outros períodos críticos serão os de período em que a equipe se reunirá e iniciará um novo projeto.
Desafios das equipes
Seja qual for o projeto a ser terminado pelas equipes ,todas as equipes têm desafios, os principais desafios da equipe são:
Todas as equipes terão líderes,os líderes devem ser unânimes,lembrando que a liderança não será exercida como autoridade, o líder será um unificador,um negociador e até um pacificador,sem liderança a concretização dos objetivos fica mais difícil,o líder será responsável por administrar conflitos,explicar decisões ,dirigir pessoas ,etc.
Além da figura do líder, as equipes podem ter também um administrador de equipe, um responsável pelo andamento das atividades em equipe.
Sendo que a liderança de equipe é marcada pela capacidade de expansão das capacidades e decisões da equipe num processo de empoderamento,criação da identidade da equipe,aproveitamento das múltiplas habilidades da equipe,inspiração do trabalho em equipe e a criação de identidade para a equipe,todas essas atividades devem originar de liderança e são essenciais para o sucesso da equipe.
Alguns grupos jamais chegam a se tornar equipes, pois a empresa não investe devidamente nesses grupos,para chegar a ser uma equipe é necessário que o apoio da alta administração e além disso,é necessário também que exista investimentos para qualificação dos membros da equipe e um trabalho de envolvimento dos membros da equipe com os objetivos ou problemas a serem resolvidos.
O trabalho em equipe encontra dificuldades que impedem uma maior hegemonia para que as equipes alcancem seus objetivos, umas dessas dificuldades são:
- Lideranças ineficazes que são lideranças que não são capazes de unificar objetivos e metas e manter o grupo coeso.
- Problemas na distribuição de papéis e tarefas.
- Falta de suporte e estrutura,a equipe deve ter a qual se reportar em caso de dúvidas,necessidades de orientação e consultoria e ainda suporte para desenvolvimento de atividades com tecnologia e até atividades operacionais e administrativas.
- Problemas com pessoas,com conflitos de interesse,problemas internos e a com liderança, com a alta administração e outros.
- Sistemas de reconhecimentos mal geridos ou feedbacks mal realizados.
Equipes de alto desempenho
As equipes de alto desempenho podem ser funcionais ou multifuncionais e formam um grupo homogêneo que consegue velocidade,dinamismo e criatividade nas suas atividades.
As equipes de alto desempenho trabalham de forma a focar o cliente, promover o desenvolvimento profissional de seus componentes ,mas para que as equipes conquistem todos esses atributos e ainda obtenham resultados é necessário que toda equipe tenha um patrocinador,um facilitar que negocie diante dos obstáculos da equipe e um líder que administre divergências.
As equipes devem ter como características a facilidade de encontrar perspectivas na solução de problemas ,encontrar sinergia com os departamentos para que os projetos sejam melhores desenvolvidos.Outras características que fazem com que as equipes tenham um bom desempenho é a cultura ,clima e gestão organizacional.
Uma gestão por objetivos e uma remuneração voltada para resultados é ideal para que o estabelecimento e sucesso das equipes.
As equipes devem organizar estrategicamente seus recursos, analisar obstáculos, deficiências de conhecimentos e formas de solucionar esse aspecto. Para isso poderá fazer uso de metodologias, se reunir constantemente e ainda proporcionar feedback e alinhamento com a estratégia geral da empresa.
As rotinas das equipes são marcadas por reuniões que é um ambiente em que se deve tomar decisões, passar para passos futuros encerrando questões e atividades.
Para realizar reuniões produtivas não é uma tarefa muito fácil e exige monitoramento, sendo que as reuniões devem ser periódicas, pontuais e busquem a resolução de problemas e questões já discutidas, com a convocação de todos os membros.
A reunião deve ter foco e direcionada para as questões mais urgentes e ao mesmo tempo deve-se ouvir as sugestões e formar a pauta seguinte,evitando dispersões,fuga ao tema e outros requisitos que farão com que a reunião não seja efetiva.
Concluindo ,as empresas devem fazer uma administração de equipes da melhor forma, pois, esse procedimento implanta na empresa uma cultura de trabalho em equipe e já está mais que provado que as equipes são eficazes para concretização dos objetivos organizacionais.
