Já possui um modelo de livro caixa? Ainda não? Veja agora como fazer e utilizar.
Você sente que o seu estabelecimento comercial precisa de mais controle para “engrenar” de vez? Definitivamente, uma empresa só vai para frente a partir do momento em que o seu administrador se preocupa em fiscalizar, identificar problemas e promover melhorias em todos os seus setores, do contrário, a tendência é que ocorram desorganização e prejuízos financeiros.
Uma empresa possui diversos setores, até mesmo as de pequeno porte. Pense da seguinte forma, você tem a parte de processos de produção, vendas, financeiro, administrativo, desenvolvimento de produtos, marketing e propaganda, entre tantos outros. Por isso, aprender a gerir não é tão fácil assim, mas utilizando ferramentas como o modelo de livro de caixa fica mais fácil.
Quando se fala em estabelecimentos comerciais, sem sombra de dúvidas uma das principais preocupações é com o controle do dinheiro que entra no caixa, pois ele não é apenas o lucro, mas também um recurso para arcar com as despesas que são essenciais para que a empresa possa operar as suas atividades.
Existem diversos métodos que podem ser utilizados para suprir esta necessidade de gestão financeira, entre eles está o modelo de livro de caixa, que consiste em um registro de todas as entradas e saídas de dinheiro que ocorrem no caixa do negócio.
Ter um modelo de caixa é praticamente uma obrigação dos comerciantes, pois é uma das principais maneiras de manter o controle financeiro.
Para você que ainda domina esta tarefa, uma boa dica é não deixar de iniciar um modelo de livro de caixa, na verdade, não sei como você conseguiu “ficar até agora” sem um. Veja mais informações sobre o assunto.
O que é livro de caixa?
Em se tratando de livro de caixa, não há nenhum segredo, ele nada mais é do que um documento em que são registradas todas as informações financeiras que dizem respeito ao caixa de um determinado negócio, tendo como objetivo promover o controle dos recebimentos proveniente dos clientes e pagamentos de contas.
Contas a pagar e não sabe o que fazer? Veja nosso texto aqui.
O livro de caixa não possui um modelo fixo, pois ele pode ser elaborado ou adaptado de acordo com as necessidades específicas de cada comércio. A construção deste relatório exige que seja feito um estudo de todos os valores que entram e saem do caixa, esta apuração permite que o gestor trabalhe com informações mais precisas, o que possibilita que a gestão das finanças seja mais eficiente.
O que o livro de caixa faz pelo seu estabelecimento comercial?
A sua empresa deixou de receber um serviço por falta de pagamento? Ao fazer o livro de caixa, este problema não voltará a acontecer, pois ele traz mais organização para as suas finanças, uma vez que registra de maneira detalhada todas as suas receitas, apontando os lucros e gastos em um determinado período de tempo.
Com a utilização do livro de caixa, você já saberia a propensão daquele cliente inadimplente, já que teria anotado no livro outros serviços prestados e a dificuldade de receber.
Além disso, o livro de caixa também facilita as análises de desempenho da empresa, visto que os dados financeiros podem ser utilizados para verificar se ela está tendo um faturamento estável, inferior ou superior ao esperado e, ainda, se as aplicações monetárias estão sendo realizadas corretamente ou ocorrem desvios de verba. A partir destas informações, o gestor tem embasamento para promover melhorias na empresa.
É importante frisarmos que toda e qualquer “melhoria” na empresa, o que por óbvio, exigirá investimentos, deve ser precedida de um planejamento estratégico, o qual deve constar todos os valores que serão investidos, formas de executar o projeto, prazos, entre outros pontos fundamentais.
Conheça um modelo de livro de caixa
Viu só como o livro de caixa é importantíssimo para o seu negócio? Então, agora que você já sabe o que este relatório pode trazer de benefícios para a sua empresa, é o momento de aprender a elaborá-lo do modo correto. Acompanhe abaixo um modelo de livro de caixa:
1 – Faça um levantamento de todas as receitas e contas da empresa
Você quer controlar os rendimentos e gastos da sua empresa? Para atingir esse objetivo, o primeiro passo é fazer um levantamento completo de todas as receitas e contas do estabelecimento comercial, somente a partir daí é possível conhecer com exatidão todos os dados relacionados às suas finanças.
Caso você já possua uma planilha de gastos ficará mais fácil, já que apenas precisará “conferir” os gastos e receitas. E, caso ainda não tenha, está na hora de fazer.
Sendo assim, é mais do que indicado fazer uma lista de todas as receitas que o comércio recebe e das despesas que tem que arcar em um determinado período de tempo. Para que este levantamento seja mais assertivo, uma boa dica é fazer uso de documentos que auxiliam a lembrar os custos que existiram, como é o caso de notas fiscais e demais documentos que possam comprovar a entrada e saída de dinheiro do caixa.
2 – Defina as categorias monitoradas pelo livro de caixa
Ok, agora que você tem todos os dados em suas mãos é necessário definir as categorias que serão monitoradas pelo livro de caixa. Por isso, pegue todas as informações que foram reunidas e separe-as por características semelhantes, até que elas possam ser unidas em categorias.
É importante ressaltar que as categorias devem estar de acordo com os tipos de vendas, recebimentos e contas que o seu estabelecimento comercial realiza. Por exemplo, se estamos falando de uma loja de vestuário, pode-se dividir as receitas por vendas de roupas, calçados e acessórios, separando-as por vendas à vista ou parceladas. Não se esqueça de levantar todas as contas, desde as de baixo valor até as mais caras.
Falando em preços, você sabe como trabalhar a formação de preços? Tome cuidado para não errar, é preciso encontrar “um ponto de equilíbrio” em que você tenha uma boa remuneração e com um valor ‘pagável’ pelo consumidor.
3 – Escolha um software para o modelo de livro de caixa
Após ter organizado todas as informações das origens e destinos dos rendimentos da empresa, é a hora de partir para a construção do livro de caixa que irá te ajudar a controlar as finanças da loja. Nessa etapa, uma das questões importantes é a escolha do software em que o livro será montando, ele deve ser dinâmico e compreender as suas necessidades.
Se você não quer complicações, uma ótima alternativa é optar pelo Excel, que é uma plataforma que pertence ao Pacote Office da Microsoft, tendo sido desenvolvida especialmente para a construção de planilhas e relatórios. O software é perfeito para o controle de finanças domésticas ou empresariais, pois conta com funções modernas e ao mesmo tempo relativamente fáceis de mexer.
4 – Estruture o modelo de livro de caixa
Para dar sequência à parte prática da elaboração do livro de caixa, é preciso estruturar os dados levantados inicialmente. Portanto, abra a página inicial do Excel, vá até o botão “Salvar Como”, nomeie o documento com “Livro de Caixa”, para mais organização, coloque data no nome. Feito isso, é só escolher a pasta em que o item será armazenado.
Na sequência, direcione-se até o ícone “Inserir” e determine a quantidade de colunas e células que a planilha do livro de caixa terá, obviamente, que os números devem estar de acordo com as categorias que o gestor decidiu que serão monitoradas.
Normalmente, criam-se colunas para “Data”, “Descrição do Saldo Anterior”, “Receitas de Vendas”, “Despesas operacionais” e “Contas a pagar”. Feito isso, o esqueleto da planilha estará pronto!
Outra coisa que você pode fazer é comprar uma planilha de modelo de livro de caixa, o preço costuma ser bem acessível e evitará todo o trabalho que você terá, sem contar que a planilha é bem elaborada.
Como usar o modelo de livro de caixa
Apenas montar o livro de caixa não é o suficiente para controlar o seu setor financeiro, é necessário saber o que fazer com ele no seu cotidiano. Então, confira abaixo como usar o modelo de livro de caixa.
1 – Disponha os dados no livro de caixa
Ao usar o livro de caixa, a sua primeira missão será dispor os dados nas categorias definidas. Esta etapa é bastante simples, mas é necessário tomar cuidado para que as informações sejam colocadas no lugar certo, pois qualquer erro pode comprometer o resultado final, fazendo com que a empresa deixe de arcar com os seus compromissos financeiros.
2 – Atualize as informações de livro de caixa
Não tem jeito, o livro de caixa só irá funcionar se a empresa criar o hábito de usá-lo! Sendo assim, é essencial manter as informações do livro atualizadas. Sempre que ocorrer alguma mudança como, por exemplo, um novo valor entrar ou sair do caixa é preciso registrar.
3 – Use o livro de caixa para acompanhar o desempenho da empresa
O livro de caixa não pode ser apenas um documento que mostra os rendimentos e os gastos do comércio, as informações que ele reúne precisam ser usadas a seu favor. Por isso, uma boa dica é analisar os dados para acompanhar o desempenho da empresa, verificando como está o faturamento, bem como se este está de acordo com as suas expectativas e dentro da realidade financeira que está inserido.
Caso você não tenha condições de criar seu livro de caixa ou até mesmo comprar um bom modelo, você pode procurar por modelo de livro caixa grátis, embora sejam simples costumam facilitar bastante.
