Dificuldades em organizar as despesas da sua empresa? Veja o funcionamento da planilha de gastos e adote para resolver seus problemas!
A sua empresa costuma controlar os seus gastos? Se a resposta for não, então ela tem um grande problema, uma vez que a desorganização financeira é a que mais pode trazer prejuízos para o ambiente corporativo.
As empresas bem sucedidas são aquelas bem organizadas, principalmente quando se trata de dinheiro, sabendo exatamente o quanto tem em caixa e como investir de maneira proveitosa.
Uma boa alternativa para que a empresa não se “atole” em dívidas é montar uma planilha de gastos, em que todos os seus investimentos são descritos de maneira bastante detalhada, apontando todos os valores, o que permite que o gestor responsável pelo setor financeiro encontre maior facilidade para controlar as finanças do negócio.
Com a planilha de gastos você conseguirá encontrar os “furos” do seu caixa, ou seja, em que você está gastando que não estava percebendo? Acredite, ao final do lançamento mensal, por exemplo, você perceberá que existem dezenas de gastos que você nem se dava conta que tinha e que, quando somados, fazem toda diferença.
Não basta apenas ter uma planilha, é preciso que ela seja montada de acordo com as necessidades específicas da empresa e se comprometer em mantê-la atualizada para eliminar os riscos de erros. Para te ajudar trouxemos mais informações e dicas de como fazer uma planilha de gastos, afinal, seu dinheiro é importante! Confira abaixo:
Por que fazer uma planilha de gastos?
Se a sua empresa está passando por um momento de desorganização financeira a planilha de gastos pode ser a solução para os seus problemas. Além disso, você quer resolver os problemas financeiros da sua empresa, não?
Ao usar este relatório, a empresa terá mais praticidade para controlar todos os seus gastos, o que evita passar dos limites e acumular dívidas que podem culminar em uma “bola de neve”.
Além de trazer mais organização para o ambiente corporativo, usar uma planilha de gastos também auxilia a empresa nos seus planejamentos, pois permite saber com precisão se há disponibilidade de capital para fazer novos investimentos ou se é o momento de acender o alerta vermelho.
Outra vantagem de ter uma planilha de gastos é que você conseguirá descobrir em que você está realmente gastando os recursos. É bastante comum os administradores inexperientes apenas “enxergar” os gastos maiores, como por exemplo, aluguel ou fornecedores, e esquecer de que também paga materiais de limpeza, contabilista, entre outros. Assim, com a planilha de gastos, você conseguirá chegar no final do mês e verificar o que de fato está consumindo sua receita e se existe possibilidade de diminuir os custos.
Quais ferramentas usar para montar a planilha de gastos?
As ferramentas tecnológicas evoluem constantemente, o que faz com que existam diversas opções de softwares para montar uma planilha de gastos completa. Uma das ferramentas mais indicadas e utilizadas é o Excel, em que o gestor pode dispor todos os dados financeiros da empresa de acordo com as suas necessidades, criando tabelas que podem ser modificadas manualmente ou automaticamente.
O MoneyWise também é uma alternativa de software para fazer o controle de gastos, sendo considerado um dos mais completos da atualidade. Nesta plataforma, é possível montar gráficos e tabelas, que se atualizam automaticamente toda vez que um novo dado é inserido.
Como montar uma planilha de gastos?
A sua empresa até possui uma planilha de gastos, mas continua com as finanças desorganizadas? Provavelmente isso está acontecendo porque o relatório está sendo feito e usado da maneira incorreta. Para se aperfeiçoar nesta tarefa, acompanhe abaixo como montar uma planilha de gastos corretamente:
1 – Faça uma pré-lista de todos os gastos da empresa
Mesmo sendo o gestor de finanças, você não sabe de cor, salteado e com riqueza de detalhes todos os gastos da empresa, não é mesmo? Portanto, a sua primeira missão é fazer uma pré-lista de todos os gastos, desde os menores até os maiores. Para chegar a estes dados com maior precisão é indicado utilizar notas fiscais e contratos de compras.
Para que a planilha de gastos traga organização para a empresa é necessário que os dados também sejam coletados de maneira organizada. Então, o mais recomendado é separar os gastos por setores e categorias de gastos como, por exemplo, valor gasto com reforma, aquisição de matéria-prima e assim por diante. Dessa maneira, é mais fácil transferir as informações para a tabela e compreender em que o dinheiro está sendo gasto.
Dividir por setores da empresa também pode ser uma boa opção, até mesmo para descobrir quais são os custos que cada área está lhe dando, por exemplo, a logística, qual é o valor que você está gastando? Está muito caro? Quem sabe alterar a forma de enviar os produtos ou até mesmo terceirizar esta área.
2 – Determine o período de vigência da planilha de gastos
Este é um dos pontos que mais confundem as empresas, pois há quem pense que uma mesma planilha de gastos pode ser usada para mensurar os gastos de todos os meses, mas não é bem assim. Antes de qualquer coisa é preciso determinar o período de vigência da planilha, ou seja, a data de início e do final em que os dados serão computados, sendo indicado elaborar um relatório por mês.
Se você não estipular o período que a planilha irá compreender, a tendência é que o relatório vire um verdadeiro “bolo”, fazendo com que o gestor se perca nas contas, tendo dificuldades para saber os vencimentos e até mesmo no que a empresa está investindo mensalmente.
3 – Detalhe os gastos
Obviamente que a planilha de gastos tem a função de detalhar os valores, mas você pode deixá-los ainda mais detalhado, o que irá ajudar e muito no seu trabalho. Primeiramente, recomenda-se separar os gastos entre fixos e mutáveis, ou seja, aqueles que a empresa tem que pagar todo o mês e aqueles que podem ocorrer eventualmente. Além disso, separe os gastos que sofrem variações de valores todos os meses.
Normalmente, os gastos fixos são com fornecedores, salários dos funcionários, luz, internet, água, telefone e etc. Já os gastos mutáveis são possíveis reformas, novas aquisições e investimentos repentinos. Estes dois itens podem ser dispostos separadamente, mas na mesma tabela, ou para obter mais organização pode-se fazer um relatório para cada tipo.
4 – Estruture a planilha de gastos
A planilha de gastos tem que ser feita para trazer organização e não o contrário. Portanto, é preciso estruturá-la o máximo possível. Faça colunas para todas as empresas credoras e células para os serviços/valores dos seus gastos, esta é a estrutura mais comum devido à sua praticidade.
Além disso, use a planilha de gastos para economizar tempo, programe-a para calcular automaticamente os dados conforme eles forem inseridos. Dessa forma, você não precisa refazer a conta toda vez que acrescentar uma nova informação no relatório.
Essa programação acontece através de fórmulas que são inseridas, caso você não tenha um profissional de T.I na sua empresa e tenha dificuldades em criar planilhas de gastos, uma boa dica é comprar o modelo de planilha de gastos pronto, assim basta inserir os valores.
Como usar a planilha de gastos?
Bom, até agora você aprendeu o que colocar na planilha de gastos, mas isso não é o suficiente para usá-la do modo correto. Calma! Não é nada muito complexo, basta ter um pouco de disciplina. Confira:
1 – Não faça da planilha de gastos uma “muleta”
Há muitas empresas que fazem da planilha de gastos uma “muleta”, ou seja, só usam quando lhes convém e não conseguem atingir resultados positivos. Para exercer o controle financeiro na sua empresa é necessário incutir na corporação o hábito de usar a planilha de gastos.
2 – Mantenha a planilha de gastos atualizada
Se o gestor faz a planilha e a deixa “largada” é claro que o controle dos gastos não vai funcionar. Sendo assim, estabeleça como regra manter a planilha de gastos atualizada. Absolutamente, todos os gastos mensais devem ser incluídos no relatório.
Sempre que ocorrerem novos gastos, é necessário colocá-los na planilha, detalhando os seus respectivos valores e atualizando o valor total. Dessa maneira, o controle se torna prático e automático, evitando o descontrole dos gastos.
3 – Analise a planilha de gastos
Qual é a função da planilha de gastos da sua empresa? Este documento é bastante profissional para saber o quanto a instituição está devendo, o que a ajuda a controlar os seus gastos, evitando que entre em dívidas descontroladas, porém, a função do relatório não é apenas essa.
A planilha de gastos também serve para que o gestor faça uma análise, uma vez que ela fornece dados dos custos mensais, permitindo que sejam feitos comparações com os meses anteriores a fim de avaliar se os gastos estão sendo excessivos ou estão dentro do esperado, se estão ocorrendo desperdícios e se é necessário cortá-los. Enfim, o relatório é um ótimo embasamento para os planejamentos financeiros da empresa.
