A redução de custos é um processo quase natural para a sobrevivência e crescimento das empresas, mas cortar custos não é tão simples assim exige planejamento, dedicação e abrangência para que os resultados sejam satisfatórios.
Cortar custos sempre requer tomada de decisões acertadas para que a redução de custos não implique na perda de qualidade ou a transformação do clima organizacional em um clima mais tenso.
Por isso, a redução de custos deve acompanhar um planejamento eficaz e uma vantagem a mais para a empresa como implantação de tecnologias, melhoria em processos e outros.
Redução de custos não deve ser um sacrifício, mas um benefício conjunto para toda a empresa, exigindo envolvimento e um trabalho de conscientização de toda a equipe.
Para reduzir os custos é necessário que as empresas estruturem um planejamento para corte de custos nos departamentos críticos, ou seja, que exigem maior atenção em corte de custos para que se obtenha assim um melhor desempenho de custos benefícios.
Muitas empresas consideram que o corte de custos é um processo complexo e que exige medidas drásticas como demissões ou perda de qualidade em produção e atendimentos, mas os cortes de gastos nem sempre exigem um processo complexo, medidas simples podem resultar em redução de custos de maneira eficiente, basta que a empresa tenha planejamento e criatividade suficientes para isso.
Vamos á algumas dicas para redução de custos:
-Custos de contratos e de terceirizações: os contratos de serviços e as terceirizações exigem custos e para isso planejamento de custos e despesas.
Os contratos são responsáveis pela maioria dos custos da empresa, os contratos podem ser de locação de máquinas, serviços como departamento pessoal, refeições, limpeza e outros. Assim, a empresa deve pesar a razão custo-benefício dos contratos antes de serem realizados.
Para organizar os orçamentos de custos com contratos, é necessário pesar quais serviços realmente são imprescindíveis para a empresa e quais serviços são mais caros do que os benefícios gerados e ainda, quais serviços precisam ser realmente terceirizados.
-Custos com compras e fornecimentos: o departamento de compras e fornecimentos é um dos departamentos que mais gastam e não só por conta do custo das mercadorias, mas também com custos de transações administrativas, custos de transportes e outros.
Como nenhuma empresa funciona sem estoques ou se materiais de escritório, então a solução é planejar para reduzir custos com estoques.
Para reduzir os custos com estoques é preciso administração de estoques, com o uso do lote econômico de compras que visa comprar a quantidade certa no momento certo.
Outros mecanismos são utilizados para redução de custos administrativos gerados pelos pedidos de mercadorias, esses custos podem ser diminuídos com o uso de tecnologias de integração de dados como o EDI, ERP e outros softwares que têm a função crucial de estabelecer integração de dados para entregas mais eficientes e que reduzem custos intermediários e de transação.
-Corte de custos operacionais: os custos por menores que sejam não devem ser negligenciados, pois são estes custos que pesam no orçamento geral da empresa e fazem com que as metas de redução de custos fiquem bem abaixo do ideal.
Então a palavra de ordem é economizar com medidas simples, para isso conscientize toda a equipe sobre a importância em reduzir o número de papéis impressos e outras medidas como uso de copos de vidro ao invés de copos descartáveis. A diminuição de descartávies além de economizar é uma medida sustentável para o meio ambiente.
Utilize a educação, pois essa é a arma mais propícia para a economia geral de gastos e para educar a equipe realize cursos, palestras, workshops e outros.
-Redução de custos com mão de obra: a mão de obra tem custos diretos e indiretos. Os custos diretos são com admissão de colaboradores, salários e demissões, já os indiretos são com pagamentos de água, luz e telefone e os custos variáveis são com horas extras.
Para economizar com custos de admissão a solução não é rápida nem fácil, mas envolve soluções de gestão como diminuição de turn over, ou seja, é necessário atrair bons colaboradores e retê-los.
Outro custo representativo para a empresa é o custo com demissões, pois a empresa paga todos os direitos e ainda indenizações caso houver, isso dá a empresa custos extras com a folha de pagamento. As demissões não devem ser um processo frequente, antes de demitir, a empresa pode encontrar soluções como programas de disciplina, coaching e mentoring, motivação e outros.
Para diminuir custos indiretos a solução é tornar a jornada de trabalho mais flexível, diminuir jornadas de 12 horas e plantões, pois assim a economia será com água, luz, telefone e horas extras. Uma solução é permitir que alguns colaboradores trabalhem em casa ou ainda a diminuição de prazos para entregas como relatórios com o objetivo de se reduzir a jornada de trabalho.
Férias coletivas é também uma solução para diminuir os custos indiretos com água, luz e telefone, se não for temporada de intenso fluxo de trabalho, então dê férias coletivas.
-Terceirize: funções que não sejam de atividades-fim e assim contrate pessoal de forma esporádica ou quando o fluxo de trabalho for maior, contrate por temporada.
Implante um programa de melhoria de processos e assim cada departamento fará o melhor com menos, diminuindo tempo e custos.
Adote também uma estrutura enxuta com poucos níveis hierárquicos, desta forma a empresa focará mais o trabalho em equipe e terá menos gastos com cargos de chefia.
E por fim, envolva todos os colaboradores na missão de cortas custos e sobre os benefícios que essa resolução traz.
Redução de custos com a área comercial
Uma empresa não vive sem marketing e para realizar um programa de marketing eficiente, a empresa tem custos e investimentos de curto e longo prazo.
Custos financeiros
Muitas empresas tem altos custos com os serviços financeiros como custos com seguros para compra de máquinas e equipamentos mas para solucionar o problema, o ideal é realizar o leasing para compra de máquinas e equipamentos.
A vantagem do leasing é que a operação é rápida, os juros são mais baixo com financiamento de até 100%, além de benefícios fiscais concedidos para operações de leasing para pequenas e microempresas.
Para diminuir custos financeiros uma opção é buscar os incentivos de financiamentos de órgãos competentes e assim se beneficiar com formas de financiamento por leasing, por bens de capital e outros.
Diminuições com despesas administrativas
Quando for necessário a viagem de negócios seja estratégico e controle de despesas com passagens não deixando a compra para a última hora, evite adiantamentos de dinheiro e controle todos os recibos de diários, táxi e outros.
Além disso, se tornar cliente de uma agência de viagens pode ser vantajoso e assim haverá participação em promoções, programas de milhagem e outros benefícios.
Muitas empresas não controlam os custos com viagens, transportes e despesas com deslocações, estadias e acabam tendo custos maiores com viagens do que os benefícios que elas proporcionam.
A redução de custos deve ser estratégica, ou seja, agregar valor e trazer benefícios para a empresa a longo prazo e para isso se faz necessário a conscientização e esforços de toda a equipe.
