Centro de Custos – Aprenda Como Utilizar

Precisa melhorar sua administração? Veja o que o centro de custos pode fazer pelo seu negócio.

O desenvolvimento das atividades da empresa está muito alto para o seu caixa? É possível que isso esteja acontecendo devido ao fato de a empresa não saber controlar os seus custos, fazendo com que eles se tornem maior do que os lucros, o que em algum momento irá gerar um “gargalo” e prejuízos financeiros.

Os empresários de “primeira viagem” costumam cometer um erro terrível, achar que os lucros são a solução para todos os problemas na empresa, mas não é, a verdade é que controlar os gastos é a solução. Você pode ter um crescimento de 100% ao ano, porém, caso seus custos aumentem na mesma proporção ou até mais, estará ‘fadado’ ao insucesso.

Para promover o controle dos gastos das operações realizadas pela empresa e evitar que ela invista quantias altas e não obtenha um retorno recompensador, é necessário fiscalizar o centro de custo, que nada mais é do que o local em que estão inseridos todos os setores da organização e que demandam custos para que as tarefas sejam colocadas em prática.

Embora seja relativamente simples, o controle do centro de custo é um processo trabalhoso, pois é composto por uma série de etapas, que devem ser seguidas à risca para que o resultado final alcançado seja eficiente.

Também, é interessante aprender algumas técnicas de redução de custos.

Para você que quer deixar as finanças da sua empresa em perfeita harmonia, nós iremos trazer aqui como apurar o centro de custo. Confira abaixo:

O que é o centro de custos?

Basicamente, pode-se dizer que o centro de custos é a reunião de todos os setores da empresa que praticam atividades semelhantes e geram demandas de custos para que sejam executadas.

A partir desse local, o gestor financeiro da empresa encontra mais praticidade para conhecer os gastos de cada tarefa, serviço ou produto que produz e, posteriormente, controlá-los.

Através do centro de custos você poderá gerenciar melhor a empresa, atuando na gestão de uma forma mais centralizada, na qual todos os “custos e gastos” estão reunidos em um só lugar. Na verdade, o centro de custos tem como objetivo facilitar a gestão financeira.

A construção do centro de custo se dá a partir de estudos e relatórios com especificações dos dados financeiros de todas as áreas da empresa, o que faz com que este procedimento seja bastante trabalhoso e requeira muita atenção, pois qualquer erro na captação dos valores pode comprometer a interpretação e elaboração de planejamentos para o controle das verbas.

Por que controlar o centro de custo?

A definição e controle do centro de custos são de suma importância para qualquer empresa, independente de ser de pequeno ou grande porte. Imagine que a empresa está investindo valores altos nos seus processos de produção, mas isso não está se refletindo nos lucros. Pois bem, a partir do controle do centro de custo, o gestor tem embasamento para saber o que está ocorrendo e como reverter tal situação.

A partir do centro de custos, a empresa terá maior praticidade para apurar os gastos realizados com a execução de cada atividade, o que permite estabelecer a formação de preços mais precisos para os produtos que chegam ao consumidor final. Além disso, também é possível descobrir o porquê de cada gasto e mensurar se eles são realmente necessários ou podem ser repensados.

Através dessas informações, o administrador poderá elaborar um plano de ação, focando nas mudanças que deseja estabelecer na sua empresa, tudo de forma pensada e previamente analisada, conseguindo maximizar seus resultados.

Como apurar o centro de custo?

Apenas ter o centro de custo não é o suficiente para exercer o total controle sobre as finanças da empresa, é necessário saber como apurá-lo corretamente para chegar a resultados assertivos e otimizar as suas atividades, fazendo com que elas tenham gastos que estejam de acordo com a sua realidade.

Como todo processo de “organização e redução de custos”, iniciaremos com a parte mais importante, a “construção do cenário”, ou seja, elaborar um relatório com todos os custos e gastos, dividindo por setores.

Pronto para aprender como apurar o centro de custo?

1 – Defina o centro de custo

Não é possível promover o controle dos custos se a empresa não sabe quais e quantos são eles, não é mesmo? Portanto, a primeira coisa a ser feita é definir o centro de custo, ou seja, quais são todas as atividades realizadas pela empresa e os seus respectivos gastos.

Faça um levantamento de todas as tarefas executadas pela empresa, bem como os seus processos e os custos que elas possuem. Para que o procedimento seja mais organizado, o ideal é elaborar uma planilha de centro de custo, elencando os gastos por ordem crescente, descrevendo-os com detalhes, dos mais baixos até os valores altos.

2 – Classifique os custos

Ok, agora você tem todos os dados sobre os gastos da sua empresa? Esse é o momento de classificar os custos, ou seja, dividi-los em categorias. Essa etapa é fundamental para facilitar o seu entendimento, interpretação e análise das finanças da empresa, além de agregar muito mais organização.

As categorias de classificação dos custos podem ser definidas de acordo com as necessidades específicas da empresa. Algumas das principais categorias são a de custos variáveis e fixos, a primeira engloba os gastos que ocorrem ocasionalmente, enquanto que a segunda diz respeito às contas que são pagas todos os meses.

Uma boa dica para facilitar esta fase é utilizar uma planilha de gastos.

Também há os custos internos e externos. Nesse caso, a separação é feita pelos custos que a empresa tem para se manter internamente e aqueles que são necessários para alimentar a sua relação com o público consumidor e possíveis parceiros e investidores.

É importante ressaltar que todas as informações devem ser agrupadas em uma planilha ou relatório organizado detalhadamente.

3 – Verifique a adequação dos gastos com o volume de produção

Os custos operacionais da empresa estão de acordo com a quantidade de produtos ou serviços que ela produz? Para responder a este questionamento é preciso que o gestor verifique a adequação dos gastos com o volume de produção, este processo é crucial para a identificação de possíveis desperdícios de verba.

Sendo assim, separe os investimentos aplicados para que cada atividade possa ser realizada e analise qual é a eficiência e benefícios que elas trazem para o processo de produção do negócio.

Depois, é só somar todos os gastos e avaliar se estão condizendo com a quantidade de mercadorias produzidas em um determinado período de tempo. Caso o resultado seja negativo, é possível que o dinheiro não esteja sendo aplicado da maneira correta, sendo necessário repensar a distribuição da verba para que seja bem aproveitada.

4 – Analise a carência de investimentos internos

Há casos em que uma empresa tem potencial para render muito mais do que o seu lucro atual, mas isso não acontece porque ocorrem problemas na aplicação de recursos para a realização das operações. Se isto estiver acontecendo na sua instituição, é mais do que recomendado analisar a carência de investimentos internos.

Esta análise consiste em checar se todos os setores operacionais estão tendo as suas necessidades atendidas para que possam corresponder às expectativas da instituição, ou seja, se contam com os equipamentos adequados, possuem mão-de-obra o suficiente para atender a demanda e se a verba está sendo distribuída de acordo com a carência de cada um deles.

5 – Transfira os recursos dos setores de apoio para os setores diretos

Um dos pontos mais importantes do centro de custo é a análise e transferência de recursos dos setores de apoio para os setores diretos, ou seja, deslocar o dinheiro da área da administração para a operacional, tendo como objetivo permitir que as atividades sejam executadas com maior qualidade, eficiência e volume.

Nesse caso, em primeiro lugar, é necessário certificar-se de que os setores operacionais realmente requerem mais investimentos. Na sequência, tem-se que fazer um levantamento para checar, além disso, será preciso verificar se a área administrativa possui verba disponível para realiza tal transferência sem sofrer desfalques.

Somente a partir daí que o deslocamento do dinheiro deve ser aprovado. Perceba, você estará emitindo a verba para os setores propriamente dito, “desafogando” a parte administrativa, mas isso não significa que a parte administrativa não irá gerir todos os valores, pelo contrário, a gestão será ainda mais apurada, devendo liberar apenas o valor que é necessário para cada setor, por isso a importância de estudar os gastos e necessidades de cada setor.

6 – Defina o controle do centro de custo

Após saber como coletar os dados de apuração do centro de custo e como proceder para otimizar a realização das atividades que requerem verbas para serem organizadas, é o momento de definir as formas e frequência com que o centro de custos será controlado.

A reunião de todos os gastos da empresa em um único lugar tem como finalidade facilitar o controle das finanças, pensando nisso, o ideal é que o gestor agrupe os setores e os seus custos em planilhas, que devem ser atualizadas e repensadas mensalmente. Dessa maneira, torna-se mais prático o acompanhamento do desempenho da instituição nos últimos meses.

E você, está pronto para ter seu próprio centro de custo?