O que é auditoria interna? Toda empresa possui objetivos e para que nada atrapalhe a empresa a atingir seus objetivos é necessário controle e avaliação de onde estão as falhas que necessitam correção.
Muitas empresas implantam a auditoria interna buscando um objetivo maior que pode ser um certificado de qualidade ISO e outros objetivos importantes, mas a finalidade principal independente do objetivo da empresa é avaliar o desempenho.
Por isso, uma auditoria interna funciona como uma revisão necessária para avaliar se a empresa está aplicando em seu cotidiano seus princípios, missão e visão.
Funções da auditoria interna
Uma das funções principais da auditoria interna é:
- Avaliar os sistemas de controle e supervisão interna;
- Verificar como a organização está sendo respeitadas quanto às normas e procedimentos;
- Avaliar quais processos necessita de um programa de melhorias.
Quando realizar uma auditoria interna
A realização de uma auditoria está quase sempre relacionada a um evento de grande importância como certificado de qualidade, avaliação de desempenho organizacional, padronização de processos e outras situações.
Esta padronização de processos é uma função essencial para empresas que buscam a qualidade, por isso, ao iniciar um processo de padronização é essencial uma auditoria interna que avalie os erros encontrados nos processos e assim busque soluções para melhoria de processos e para logo depois padronizar de forma correta.
A expansão e crescimento do mercado é também uma situação que exige uma auditoria interna, situações como implantação de tecnologia, lançamento de novos produtos, criação de novo departamento e outros. Pois, antes de partir para uma nova etapa é necessário avaliar como anda o desempenho da empresa.
Portanto, vimos que a auditoria interna é fundamental para as várias etapas vividas pelas empresas de todos os portos independentes ou não de um programa de qualidade ou outro evento, pois todas as empresas necessitam avaliar desempenho, pesar os erros e se preparar para o futuro.
Processo de auditoria interna
Esta auditoria interna tem a função de avaliar processos de gestão, métodos utilizados e até tecnologia.
Deste modo, a auditoria interna é também uma expressão da governança corporativa que avalia o cumprimento ou não dos objetivos definidos, verificando como está sendo administrada a gestão de risos, os procedimentos aplicados às normas e outros processos que tem como função alcançar os objetivos da empresa. Mas, como se inicia o processo de auditoria interna é que tem sido a dúvida de diversos dirigentes de empresas.
Na verdade, as empresas que iniciam processo de auditoria interna são aquelas empresas que possuem um grau de maturidade com capacidade de se valer de informações anteriores, registros e que possuem uma tendência de considerar os vários departamentos da empresa.
Por isso, a auditoria interna precisa se beneficiar de informações confiáveis, registros que tenham sido elaborados de forma eficiente com o preenchimento de todos os dados importantes para análise, para que seja avaliada a capacidade da empresa em obedecer a normas, procedimentos e políticas.
A auditoria deve ainda se preocupar, se a empresa trabalha de forma eficiente e eficaz com os recursos da empresa, com a economia e desempenho da utilização de recursos.
Deste modo, a equipe que irá realizar a auditoria interna deve ser uma equipe preocupada com a visão sistêmica de solucionar problemas e estabelecer uma gestão mais eficaz para o desenvolvimento organizacional e controle de processos.
Por isso, a auditoria interna é o primeiro passo para a obtenção da melhoria da qualidade de processos como logística, processos administrativos e avaliação de riscos.
Etapas da auditoria interna
Um departamento de auditoria tem as responsabilidades de:
- Assessoria das áreas de gestão administrativa, orçamentária, financeira, patrimonial, operacional e pessoal;
- Acompanhar se as medidas estabelecidas anteriormente para controle fiscal, de gestão da qualidade e outras medidas e normas estão sendo cumpridas;
- Monitoração de métodos de trabalho, como também a avaliação de indicadores de qualidade e demais procedimentos administrativos e de qualidade;
- Elaboração de planejamento com o plano de atividades e registro e metas alcançadas pela auditoria.
Auditoria interna na estrutura organizacional
Devido à sua importância a auditoria interna está vinculada ao conselho de administração que é a unidade superior de orientação.
Os membros da auditoria interna devem ser nomeados pela presidência da companhia de preferência.
Atividades da auditoria interna
A atividade de orientação é uma das atividades principais da auditoria interna e não é confundir com uma função jurídica e fiscal, mas que deve orientar sobre o melhor uso e aplicação de recursos.
Lembrando, que as atividades da auditoria interna não devem se confundir de maneira alguma com atividades de correção.
Outra atividade da auditoria interna é a avaliação de desempenho, essa atividade deve avaliar se o controle interno está atendendo aos requisitos técnicos que fazem com que a empresa seja mais competitiva.
Áreas de atuação
A auditoria interna pode atuar em várias frentes na empresa, como no sistema administrativo e operacional, no sistema de controle e ainda na execução de planos, programas e projetos que envolvam atividades de aplicação de recursos, processos de contratação como licitação, convênios e obras.
Orientação estratégica é outra atividade cabível para a auditoria interna, já que a auditoria possui diversos dados capazes de orientar a direção de forma lógica com todo o aprendizado obtido sobre as oportunidades, os riscos e objetivos fundamentados na experiência operacional, tática e administrativa e que poderão ser levados ao nível estratégico.
O programa de auditoria interna deve considerar o objetivo final das atividades de auditoria interna, por isso, deve-se constituir em um plano que seja detalhado com escopo e roteiro pré-definidos.
Conclusão da auditoria interna
A auditoria interna deve render papeis de trabalho que são documentos capazes de formar um conjunto de documentos com elementos que comprovem as atividades da auditoria como formulários preenchidos e outros.
Estes papéis de trabalho devem ser arquivados de forma diversa com cópias e para terem validade de análise e aprendizado por parte da empresa. Os papéis devem ser objetivos, claros, abrangentes, concisos e limpos.
Portanto, os papéis de trabalho devem ser hábeis para:
- Consulta posterior;
- Orientação para trabalhos futuros;
- Realização de nota técnica e relatórios estatísticos para consulta.
Avaliação de riscos
Uma das atividades da auditoria interna é a avaliação de riscos, para isso dividem-se os riscos em: risco humano é aquele em que pode resultar em fraudes, erros sem intenções e outros. O risco com processos é aqueles riscos em que existe modelagem, controle técnico, conformidade e outros.
Como também os riscos tecnológicos com sistemas e segurança da informação.
Controle interno administrativo
Outra atividade da auditoria interna é quanto ao controle interno administrativo e para realizar o controle, o auditor deverá ter acesso sem restrições a todo tipo de documentação e relatórios que sejam indispensáveis ao trabalho da auditoria interna.
Os controles internos devem ter caráter preventivo e estabelecer critérios para gestão de acordo com a relação custo/benefício, gestão de pessoas que considere treinamento, seleção e rodízios de tarefas e outros fatores de gestão de pessoas, como gestão por competências e outros.
Cabe ao auditor de uma auditoria interna, ter o compromisso de avaliar a veracidade, a legitimidade e confiabilidade de registros.
