O sistema de informação presente nas empresas tem uma larga abrangência no dia a dia das mesmas, auxiliando as atividades operacionais e até estratégica.
De forma geral as empresas utilizam a tecnologia para reunir e organizar os dados necessários para as suas atividades diárias, como também para construir um canal de conhecimento para toda a empresa a fim de que todos os funcionários saibam qual a natureza dos negócios, quais processos melhorados e que devem fazer parte do aprendizado da empresa. A empresa então dispõe de dados, informações e conhecimentos para o seu desenvolvimento e saber identificá-los da melhor forma possível, isto é um desafio constante das empresas.
No presente artigo iremos discutir o que é informação e quais suas funções no ambiente empresarial.
Para as empresas informações são um instrumento útil e sua função é de auxiliar a tomada de decisões.
A informação só é valiosa para a empresa se reduzir as dúvidas no momento da tomada de decisões, se o custo de produzi-la trouxer mais benefícios que o próprio custo e for capaz de produzir decisões com uma menor margem de erro.
Para se identificar as informações necessárias e úteis na tomada de decisões é preciso que exista uma base de conhecimento sólida que constitui ferramentas, dados e instrumentos necessários para a aplicação de forma prática.
Tecnologia da informação
Para acompanhar a nova realidade empresarial, as tendências de mercado se faz necessário que as empresas façam uso da tecnologia da informação em suas operações e como instrumento na tomada de decisões, essa é a forma crucial para que as empresas cresçam.
A tecnologia da informação se faz presente e é necessária no ambiente empresarial, pois a empresa necessita da informação em tempo hábil e capaz de esclarecer dúvidas e que auxilie as decisões. A tecnologia da informação deve ser então estratégica e organizada como um sistema.
É composta, de forma geral a tecnologia da informação: software, hardware, dados, telecomunicações e claro, informações.
A tecnologia da informação está em momento de melhorias, buscam-se soluções e eficiência para que seja capaz de auxiliar a empresa nas soluções operacionais, melhoria de processos, qualidade e outros. Ela deve trazer para a empresa novas oportunidades comerciais e oportunidades de crescimento.
Para que a tecnologia da informação expanda sua utilidade e seja mais eficiente no ambiente empresarial, ela deve se organizar como sistemas.
Sistema de informação
O sistema de informação faz uso de instrumentos para avaliação analítica e sistêmica da organização, ferramentas que auxiliarão a empresa em suas atividades, reorganização de processos que tornarão o uso mais fácil, meios de implantar um sistema de produção que tenha maior qualidade, inovação e produtividade, ou seja, capaz de gerar modelos de gestão que auxilie nos processos de decisão, que sejam geradores de conhecimentos e tenham valores agregados.
Planejamentos do sistema de informação
O sistema de informação tem como função gerar uma série de dados e informações que auxiliarão a empresa no momento das decisões e por isso seu processamento envolve um conjunto de recursos organizados de forma complexa: Recursos Humanos, equipamentos, conhecimentos tecnológicos, recursos financeiros e dados.
Para planejar um sistema de informação de forma adequada é necessário que haja ações de implementação, organização do banco de dados e ainda planejamento de custos e infraestrutura.
Funções dos sistema de informação
A razão de ser do sistema de informação é a resolução de problemas organizacionais. As empresas em sua rotina buscam soluções de problemas que envolvem requisitos operacionais e estratégicos e para isso faz uso do sistema de informação e ainda decisões que envolvem uma série de questões.
Para as empresas se organizarem de forma estratégica precisam tomar decisões de diversas naturezas como decidir qual modelo de gestão adotar, qual a localização de uma nova unidade de negócio, quais serão os canais de vendas e de distribuição e ainda quais tecnologias serão auxiliares nos processos da empresa e se os novos investimentos terão um bom retorno e outras decisões que podem ser estruturadas ou não estruturadas.
As decisões estruturadas são aquelas em um ambiente previsível e que já fazem parte da rotina da empresa, como compra de matérias-primas e as decisões não estruturadas são aquelas que fazem parte de um ambiente imprevisível, como a localização e instalação de uma planta industrial.
Para todas essas decisões se faz uso do sistema de informação. A realidade em que se inserem as empresas é um ambiente competitivo e complexo sujeito á mudanças e de informações de cunho micro e macroeconômico, por isso a necessidade da empresa estruturar um sistema de informação que sirva não só para a atualização constante, como também para tomada de decisões.
Políticas e critérios do sistema de informação
Para que o sistema de informação cumpra suas funções, os mesmos devem: atender as necessidades dos clientes internos e externos, serem criados com foco no usuário que o utilizará no dia a dia, ser atual, ter um orçamento que atenda ás expectativas de custo-benefício e atender ás estratégias da empresa.
Para isso o sistema de informação faz uso de uma série de políticas e critérios.
Entre os critérios de sistemas de informação estão:
- Politicas de Seleção – esta política é útil, pois busca eliminar a perda de tempo. A política é um instrumento administrativo que busca selecionar apenas os arquivos que atendam os requisitos de assunto, usuário, documento, interesse e outros requisitos que atendam á necessidade do usuário evitando perda de tempo na procura.
- Critério de acesso ao usuário – essa política funciona com a distribuição de senhas de acesso. Esse critério busca segurança na informação, evitando que haja invasão da estação de trabalho de funcionários e invasão de dados pessoais, profissionais e projetos.
As senhas de acesso são úteis, pois distribuem acesso apenas para usuários que têm interesse direto e necessitam do acesso para trabalhar.
Classificação do sistema de informação
O Sistema de informação têm diversas funções e estão divididos para melhor atender ás necessidades das empresas:
- Sistemas de apoio às operações – esse sistema consiste em sistemas que têm como função a atualização de banco de dados, o controle dos processos industriais e ainda o desenvolvimento das atividades.
- Sistemas de processamento de transações -esses sistemas auxiliam em grande parte os processos com auxílio da automatização de trabalhos que são rotineiros e repetitivos. O uso de sistema torna esses processos mais ágeis, dinâmicos e corretos, sem margem de erros as transações como folha de pagamentos, controle de cheques, emissão de boletos fiscais e relatórios fiscais.
- Sistemas de automação de escritórios – consistem em aplicações de informática para o aumento da produtividade de colaboradores que trabalham com dados e ainda suporte e coordenação de atividades que requerem dados e informações e ainda comunicações rotineiras dos escritórios.
Para auxílio das atividades de escritórios tem-se ainda o uso de editoração, planilhas para cálculos e outros aplicativos necessários no dia a dia dos escritórios.
- Sistema de apoio gerencial – esses sistemas são importantes e têm a função de auxiliar os gerentes na organização de dados e informações que são úteis nas decisões da empresa.
Para auxílio na tomada de decisões se faz necessário o uso de sistemas descritos abaixo:
- Sistema de suporte da decisão -esses sistemas oferecem recursos essenciais para interatividade dos usuários para tomadas de decisões semiestruturadas que são aquelas decisões que têm um nível médio de previsibilidade.
Os sistemas de suporte á decisão devem ser sistemas flexíveis, adaptáveis e capazes de gerar respostas rápidas.
- Sistema de suporte executivo – esses sistemas têm função de auxiliar as empresas em decisões para resoluções de problemas específicos e para isso os sistemas geram instrumentos de auxílio ás decisões, instrumentos como relatórios, gráficos e outros.
- Sistema de informação gerencial – esses sistemas são importantes para o desenvolvimento das empresas, pois a sua função é de apoio ás atividades de planejamento, controle de ações e organização com o uso de informações confiáveis.
O sistema de informação gerencial constitui o conjunto de subsistemas de sistemas de informações que dão apoio á decisão.
Para uso estruturado dos sistemas de informação gerencial as empresas devem buscar dados de origem interna e externa que devem ser atualizados constantemente e que podem abranger os sistemas de sistemas de contabilidade, sistemas de Recursos Humanos, sistemas de venda, marketing e sistemas de finanças.
Resultados do sistema de informação
O sistemas de informação para obterem resultados e atingirem objetivos devem ser prioridade para a alta e média administração e além disso, a busca constante de capacitação dos usuários do sistema de informação com treinamento e desenvolvimento de competências.
As organizações devem ainda buscar planejamento, estrutura e apoio de todos os departamentos da organização para que o planejamento orçamentário voltado para o sistema de informação busque adequação entre custo e benefício.
