Teoria dos sistemas

Já ouviu falar na Teoria dos sistemas ou TCG (Teoria Geral dos Sistemas)? Pois esta teoria surgiu em 1937 através do biólogo Ludwig Von Bertalanffy, sendo que sua divulgação ganhou espaço na década de 50.

O objetivo desta teoria é estudar de maneira abstrata tudo que envolve as diversas partes de uma organização, que envolve processos e sistemas diferentes o tempo todo. Mas como fazer isso?

Conceitos fundamentais da Teoria dos sistemas

A Teoria dos sistemas possui alguns conceitos importantes que ajudam a explicar outros significados fundamentais e a entender como pode ser importante nos negócios. São eles:

• Entropia: quer dizer que todo sistema sofre algum tipo de deterioração;
• Homeostase: a capacidade de manter o equilíbrio, principalmente quando acontece algo inesperado e é preciso buscar este meio termo;
• Sintropia: devem-se desenvolver forças que combatam a entropia nos negócios.

Mas o que isto influi no dia a dia de uma organização? Dá para citar diversas partes em que a Teoria dos sistemas está presente e interfere de maneira direta e indireta:

• Comunicação: quando a comunicação dos colaboradores e dos líderes é precisa, o produto é produzido e entregue na data correta;
• Transformações: é importante que haja transformações constantes na fabricação dos produtos e também na prestação de serviços para que haja inovação;
• Desenvolvimento: desenvolvem-se habilidades e competências essenciais para o dia a dia de uma organização.

Todas estas premissas caracterizam uma empresa como um sistema aberto.

Tipos de sistemas

Além de sistemas fechados e abertos, ao analisar uma organização, podem-se perceber diversos sistemas que interagem entre si. Eles podem ser classificados de acordo com a constituição ou à natureza. São eles:

• Quanto à constituição:

Sistemas físicos: equipamentos e coisas reais, como o hardware, por exemplo.

Sistemas abstratos: Está no plano das ideias e não é físico, como no caso do software.

• Quanto à natureza:

Sistemas abertos: nesta Teoria dos sistemas, quando a organização é classificada como um sistema aberto é porque cada sistema interage de alguma forma com outros sistemas e sofrem alterações devido ao ambiente. Isto pode ser feito de forma positiva ou negativa, desde que se saiba controlar estas ações.

Sistemas fechados: no caso de um sistema fechado, não há influencia do meio ambiente deixando com que a característica de entropia seja constante, já que ele alimenta-se dele mesmo.

A organização e a Teoria dos sistemas

Um sistema sempre irá envolver: entrada (insumos), processamento (transformação), saída (resultado), retroação (feedback) e ambiente.

Cada organização é composta de sistemas e subsistemas que estão interagindo constantemente. Cada subsistema é interdependente, pois age sozinho, mas influencia nos demais subsistemas.

É por isso que a interação destes sistemas e subsistemas com o ambiente reflete em possíveis alterações a todo o momento dentro de uma organização e isso deve ser visto com atenção.

Devido a isso, há modelos que estudados que induzem a algumas atitudes a fim de melhorar esta Teoria dos sistemas dentro das organizações.

Modelo de Katz e Kahn

Este modelo propõe que a organização deve cuidar dos sistemas da seguinte forma:

• Importações: recebe insumos do meio ambiente e necessita de pessoas, além de outros suprimentos;
• Transformação: todos os insumos serão transformados em produtos finais ou mão de obra;
• Exportação: após a transformação, os insumos retornam ao meio ambiente de forma acabada, como mão de obra treinada ou produto finalizado.

Nesta teoria, estes processos continuarão constantemente devido à organização ter um ambiente totalmente dinâmico. Para que não haja a entropia nos negócios, a renovação dos insumos deve ocorrer constantemente.

Assim, esta teoria sugere que a organização deve encontrar o ponto de equilíbrio entre as importações e exportações que acontecem na empresa.

Modelo sociotécnico de Tavistock

Desenvolvido por pesquisadores do Instituto de Relações Humanas de Tavistck, na Inglaterra, este modelo considera que na Teoria dos sistemas, além da organização ser um sistema aberto, é um sistema sociotécnico estruturado em dois subsistemas:

Subsistema técnico: envolve tarefas, instalações físicas, equipamentos, técnicas operacionais, ambiente físico e operacionalidade das tarefas. Em resumo, envolve tecnologia, tempo e território.

Subsistema social: engloba as pessoas e suas características emocionais e psicológicas e a relações existentes entre as mesmas. Em resumo, transforma a eficiência potencial em real.

Desta forma, este modelo vê uma organização como sistemas que envolvem a tecnologia e as pessoas. Assim, as pessoas vão influenciar a forma como as tarefas são executadas, bem como as tecnologias influenciarão desta tarefa.

Os sistemas são divididos da seguinte forma:

• Importação: recebe a matéria-prima;
• Conversão: transforma para exportação;
• Exportação: é o que resulta do processo.

Exemplo:

Produtos químicos > Compra e armazenamento > Fabricação de medicamentos > Mercadização de medicamentos > Armazenamento

Para este modelo, a organização eficiente deve considerar tanto as importações feitas do subsistema técnico como do social, considerando a natureza das tarefas e também das pessoas. Assim, une-se uma organização tecnológica com uma organização de trabalho.

Independente do modelo utilizado, a Teoria dos sistemas diz que cada organização é feita de sistemas e que deve considerá-los para que consiga o sucesso total do seu negócio.