Tomar atitudes sem um plano de ação pode facilmente dar errado. Por isso, aprenda agora o que é plano de ação e como fazê-lo.
As empresas que apresentam bom desempenho em todos os setores são justamente aquelas que se organizam em todas as áreas, antecipando-se aos erros, minimizando os impactos negativos, adequando-se ao mercado e ampliando aquilo que tem de melhor, mantendo o seu público consumidor satisfeito e elevando os seus lucros.
O plano de ação é um dos responsáveis pela organização das empresas, mas não é só isso, ele também fornece um meio de traçar o que será feito, de forma pré estudada, maximizando o índice de acerto.
Foi com o interesse de que as ações praticadas fossem previamente estudadas e trouxessem melhores resultados que surgiu o plano de ação, que nada mais é do que um conjunto de estratégias a serem aplicadas a fim de atingir um objetivo determinado anteriormente, possuindo um tempo de duração.
Um plano de ação é semelhante ao planejamento, porém, tem como foco estabelecer quais as ações que serão tomadas de forma mais imediatista. Veja agora mesmo o que é um planejamento.
Para você que é gestor ou tem a sua própria empresa, criamos para você um texto com informações sobre o que é o plano de ação e como aplicá-lo no dia a dia para melhorar o funcionamento do seu negócio. Não perca!
Definição de plano de ação
O plano de ação é um conjunto de estratégias a serem colocadas em prática, que foram elaboradas a partir de dados colhidos pela empresa em um determinado setor ou situação, as quais apontaram que algo precisa ser restruturado ou lançado no mercado.
É importante compreender que o plano de ação pode ser usado em diversas situações, dentre elas ao enfrentar a concorrência, melhorar o seu posicionamento no mercado ou mesmo enfrentar uma crise.
O plano de ação é totalmente planejado, mensurando as possibilidades de acertos e erros. Além disso, ele também pode apresentar um prazo longo ou curto, que é definido a partir da necessidade da empresa em relação à situação que será enfrentada.
Esse conjunto de ações é minimamente detalhado, sendo o sucesso de sua estruturação diretamente ligado às habilidades pessoais dos gestores e da sua equipe.
Você sabe como gerenciar uma empresa? Caso esteja pensando em abrir uma é importante aprender logo.
Qual é a importância do plano de ação?
A importância do plano de ação é evidente, já que ele é responsável por estabelecer estratégias que devem ser aplicadas de imediato, abordando a “ação”, ou seja, a atitude que deve ser realizada. Perceba, supondo que você deseja aumentar 30% as vendas, o plano de ação irá estabelecer as atitudes necessárias, como devem ser tomadas, por quem e quando.
De 0 a 10, pode-se dizer que o nível de importância de um plano de ação bem elaborado é 10. Montar um conjunto de estratégias adequado é fundamental para que a empresa consiga se sair bem em situações que lhe são favoráveis, como é o caso do lançamento de um produto, ou em momentos de crise como a entrada de uma nova concorrente no mercado.
É importante trabalhar o plano de ação observando o plano financeiro, caso contrário pode facilmente se ‘descapitalizar’.
Como benefícios do plano de ação está o fato de melhorar a organização na empresa, evitando que sejam tomadas atitudes para todos “os lados” e nenhum “alvo” seja atingido. Dessa maneira, a equipe trabalha mais focada, uma vez que já estudou a situação da empresa e têm objetivos pré-estabelecidos para alcançar, tudo de forma previamente estudada e analisada.
Há quem pense que elaborar um plano de ação é um desperdício de tempo e que o correto é partir logo para a prática. Mas não é bem assim, muito pelo contrário, ao tomar a atitude de fazer um plano de ação a empresa estará otimizando o seu tempo, uma vez que as chances de errar e ter que voltar ao planejamento para consertar o erro é bem menor.
Mantenha sempre relatórios gerenciais sobre o plano de ação e seus resultados.
É aquele ditado: “melhor fazer bem feito do que mal feito e precisar refazer”.
Como montar um plano de ação?
De nada adianta conhecer conceitos e não saber montar um plano de ação, concorda?
Vou dar um ‘conselho’, não faça um plano de ação por fazer, isso não funciona. Trabalhe com calma para criar algo que realmente seja eficaz e que resuma estratégias adequadas, possíveis de atingir os objetivos e metas finais.
Vamos aos pontos importantes ao montar um plano de ação:
1 – Por que o plano de ação será feito?
Um plano de ação deve desempenhar um papel importante para a empresa, cumprir um objetivo. Por isso é necessário definir com qual finalidade este plano de ação está sendo montado, para que ele servirá?
Para chegar a uma resposta precisa, o ideal é elaborar um estudo aprofundado sobre a empresa, analisando quais são os seus erros, acertos, oportunidades, possibilidades de crises futuras, entre outras coisas. Somente a partir destas informações será possível decidir se existe a necessidade de montar um plano de ação e o que ele objetiva.
Caso a empresa esteja com problemas ou tenha novos projetos a serem desempenhados e ‘colocados’ em prática, será momento de criar o seu plano de ação.
Ter planejamento em todas as áreas é importante, por isso, aconselhamos também a olhar nosso texto sobre como elaborar um plano de marketing. Chegou a hora de tornar sua empresa mais conhecida.
2 – Determine o que será feito
Após estipular que a empresa está carecendo de um plano de ação, é o momento de determinar com exatidão tudo que será feito. A equipe de gestores da instituição deve se reunir para estudar e apontar quais são as medidas cabíveis para que o plano de ação cumpra aquilo a que se propõe.
Recomenda-se fazer um relatório bastante detalhado, em que todas as ações sejam descritas de maneira clara para que todos os envolvidos no projeto compreendam com facilidade. Posteriormente, o documento deve ser utilizado para que a equipe se mantenha organizada e focada, consultando-o sempre que for necessário.
Simplificando, o seu plano de ação precisa ter os “passos” que serão seguidos, o caminho, estratégias, formas de fazer, enfim, ter detalhadamente o que será feito.
Um dos pontos que precisa ser trabalhado ao “lançar” o plano de ação é a equipe, esta que precisa ter boas relações interpessoais. Conheça nosso texto sobre relações interpessoais e desenvolvimento de equipes.
3 – Locais em que as ações serão executadas?
Não basta apenas definir as ações do plano de ações, é preciso determinar em que lugar elas serão executadas, em qual setor, se é dentro ou fora da empresa. Afinal de contas, estas respostas podem implicar na necessidade de estruturas externas, ou deslocamento dos funcionários, entres outras possibilidades, as quais podem gerar custos e requerem um planejamento separado para que cada ação seja praticada no local certo.
Portanto, todas as ações devem conter a indicação do local em que serão realizadas, especificando o porquê desta escolha, bem como as estruturas e procedimentos que serão precisos para elas serem concretizadas com sucesso.
4 – Qual o tempo de duração do plano de ação?
Um fator muito importante quando se fala em plano de ação é determinar o seu tempo de duração. Não ter um prazo de conclusão pode fazer com que a equipe acabe se enrolando, podendo ocasionar o atraso do plano de ação, talvez até pior, o projeto pode vir a parar dentro da gaveta e afetar diretamente o desempenho da empresa.
Sendo assim, de maneira isolada, cada ação deve ter um tempo determinado, indicando o seu prazo de início e encerramento, podendo ou não haver um nível de tolerância. O plano de ação num todo também tem que ter um prazo de concretização, levando em consideração a dificuldade de cada estratégia.
5 – Como o plano de ação será feito?
O planejamento deve conter o modo como plano de ação será feito, ou seja, qual será o método adotado para que todas as estratégias sejam colocadas em prática. A equipe tem que definir em conjunto e em total acordo a forma como as ações serão colocadas em praticada, avaliando as particularidades dos gestores que ficarão responsáveis por cada uma delas.
Devido ao fato de ter de ser trabalhado toda a questão de plano de ação em equipe, uma boa dica é aprender como trabalhar a motivação profissional.
Para fazer o plano de ação, trabalhe os seguintes pontos:
- Objetivo da empresa;
- Prazo para alcançar;
- Função que cada colaborador irá exercer;
- Formas de executar o plano de ação;
- Etapas que são concluídas;
- Visão que o público alvo terá do objetivo;
6 – Quanto custará o plano de ação?
Um plano de ação não sai de graça, ainda mais se tratando de uma empresa. Então, a equipe de gestores também tem que calcular todas as ações, verificando quanto será o valor total que a instituição terá que pagar para que as estratégias do plano de ação sejam executadas.
Para que um plano de ação seja bem sucedido e não haja interrupções no meio do caminho será preciso encontrar exatamente qual será o custo financeiro e de recursos humanos, ou seja, quantos funcionários estarão envolvidos neste projeto. Tendo o total dos custos, pode-se apresentar o conjunto de estratégias e o seu orçamento ao gestor superior para que seja aprovado posto em prática.
O indicado é sempre manter um valor de 20% acima da quantia previamente estabelecida, assim, mesmo que esse valor não seja necessário, caso aconteça imprevistos você estará prevenido e não precisará parar o plano de ação no meio do caminho, perdendo o que já fez.
Lembre-se também de investir em um bom marketing de relacionamento, com isso conseguirá fidelizar os seus clientes.
