Veja como fazer uma planilha de vendas resumo e os benefícios que ela pode te trazer!
A sua empresa sabe qual é o seu volume de vendas? Se a resposta for não, você está com sérios problemas! É bem provável que o seu negócio esteja desorganizado e sofra certas consequências por esta falta de controle de vendas.
Uma empresa que pretende ser bem sucedida deve promover controle em todos os seus setores, principalmente no de vendas, que permite saber qual é o seu desempenho em um determinado período de tempo.
Já ouviu falar nos indicadores de desempenho?
A melhor forma que uma empresa tem de controlar o seu setor de vendas é fazendo uso da planilha de vendas, que nada mais é do que um relatório que envolve todas as informações sobre os produtos e serviços comercializados, agregando muita organização para o ambiente corporativo, que poderá acompanhar o seu crescimento comercial “pouco a pouco”.
Fazer a planilha de vendas é praticamente uma “obrigação” dos estabelecimentos comerciais, pois este procedimento é capaz de otimizar as atividades em todos os setores.
Além disso, a utilização de uma planilha de vendas pode permitir que você estabeleça metas e objetivos. Quer lançar novos produtos? É melhor lançar algo em uma área que tenha bom volume de vendas, concorda? Para isso precisará da planilha. Vou ainda mais longe, precisa estimar lucros? Seus lucros derivam das vendas, consequentemente, precisará da planilha de vendas. Enfim, a planilha de vendas será necessária em praticamente todos os setores e ocasiões.
Para você que ainda não tem uma planilha de vendas, elaboramos mais informações sobre o que é e como fazer uma planilha de vendas, não perca!
O que é a planilha de vendas resumo?
A planilha de vendas pode ser definida como um relatório, em que são relatadas todas as vendas feitas pela empresa e os seus respectivos valores. É importante ressaltar, que a planilha compreende um determinado período de tempo, ou seja, ela serve para controlar as informações que ocorrem entre a data de início e de fim, podendo ser semanal, quinzenal ou mensal.
O que se pode fazer é pegar mais de uma planilha e compará-las, assim terá uma noção se as vendas estão aumentando ou diminuindo. Também, pode-se somar tudo e dividir para descobrir a média de vendas.
Dificuldades nas vendas? Veja algumas dicas de vendas.
Algumas empresas, principalmente as de pequeno porte, deixam a planilha de vendas de lado pelo fato de acharem que se trata de um procedimento muito complexo. Porém, não é bem assim, pode-se dizer que a tarefa é trabalhosa, pois é composta por etapas, mas não é difícil, a prática frequente e disciplina fazem com que este processo se torna automático e eficaz.
Por que a sua empresa deve ter uma planilha de vendas?
Você não controla o seu volume de vendas e agora não tem a mínima noção do desempenho da empresa? Pois bem, ao optar por fazer a planilha de vendas, com certeza não irá mais passar por este problema. Ao estabelecer este controle, a empresa saberá com exatidão todos os produtos que comercializou em um período.
A partir do momento em que a empresa mensura o seu volume de vendas, ela também poderá saber qual é o total do seu faturamento, verificando se está vendendo dentro do esperado, menos ou mais. Dessa maneira, é perfeitamente possível tomar medidas para aumentar o fluxo de vendas e otimizar os seus lucros.
Claro, juntamente com a planilha de vendas, também é interessante ter uma planilha de fluxo de caixa, com isso conseguirá saber todos os valores que entram e saem do seu caixa, já que a planilha de vendas tem como objetivo fornecer organização no tocante às “estatísticas” de vendas, para melhorar este setor, e não o caixa em si da sua empresa.
Como fazer uma planilha de vendas?
Saber elaborar uma boa planilha de vendas é essencial para “colher bons frutos” no setor financeiro da sua empresa. Por isso, acompanhe abaixo como fazer a planilha de vendas e melhorar a administração do seu negócio, ou você não quer?
1 – Determine o período da planilha
Uma mesma planilha de vendas não pode ser usada para sempre. Afinal de contas, as informações do setor de vendas costumam sofrer alterações ao longo do tempo, não é mesmo? Tendo isso em vista, a sua primeira função é determinar o período que a planilha irá compreender, podendo ser semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.
Determinar o período de execução da planilha é um ato muito importante e deve levar alguns pontos em consideração, dentre eles o tamanho do seu empreendimento. Por exemplo, se a empresa é pequena, o seu volume de vendas e informações será mediano, permitindo que a planilha seja confeccionada mensalmente. Agora, caso o comércio seja de médio ou grande porte, o relatório pode ser construído por semana ou quinzena.
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2- Obtenha os dados das vendas realizadas no período controlado
Chegou o momento de obter as informações que irão compor o relatório. Portanto, faça um levantamento das vendas realizadas no intervalo de tempo que será controlado. Esta etapa é trabalhosa e a mais importante, devendo ser cumprida com muita cautela.
Se você é o gestor da empresa e responsável pela planilha, sabe que é impossível conhecer de cabeça todos as vendas realizadas, não é verdade? Sendo assim, para obter os dados com mais praticidade e precisão, o mais recomendado é usar os documentos de vendas, como é o caso dos cupons fiscais, os quais, atualmente, podem ser emitidos inclusive online (MEI).
3- Selecione o software para montar a planilha de vendas
Em pleno o século XXI, com tantas ferramentas tecnológicas à nossa disposição, não é mais viável fazer planilhas manuais, ou melhor, ainda é possível, mas com certeza fazer através de softwares próprios e que podem ser alterados quando você desejar será muito melhor! Não concorda? Além disso, ainda é possível bloquear para outros usuários não alterar, bem como deixar em um local que todos os “administradores” possam alterar.
Independente do tamanho da sua empresa, uma ótima opção é recorrer ao Excel, que pertence ao Pacote Office da Microsoft, tendo sido desenvolvido exclusivamente para a construção de planilhas. A plataforma é usada para atividades domésticas e empresariais, sendo relativamente fácil de mexer e ao mesmo tempo moderna, oferecendo dinamismo e praticidade para o gestor.
Lembramos ainda da possibilidade de atribuir gráficos, o que torna muito mais prática a comparação entre períodos das planilhas de vendas. Caso tenha alguma dificuldade com a elaboração de planilhas, você pode procurar por cursos de Excel.
4-Monte a estrutura da planilha de vendas
Há quem pense que estruturar a planilha de vendas seja algo muito difícil, mas não é tanto assim, basta ter alguns conhecimentos básicos sobre como o software funciona.
Vamos ensinar como fazer isso de forma bem simples e rápida, pronto?
Clique em cima do ícone da plataforma para abrir a primeira página. Vá em “Salvar Como”, nomeio o documento de “Planilha de Vendas”, selecione a pasta em que ele será armazenado e posteriormente salve-o.
Para montar o esqueleto da planilha, direcione-se para o botão “Inserir” e determine o número de colunas e células que o relatório terá. É possível criar uma coluna de “Produtos”, “Data da Venda” e “Valor”. Todas as informações levantadas devem ter uma célula em cada coluna.
5- Insira as informações na planilha de vendas
Aparentemente, o processo de inserção de informações na planilha de vendas é o mais simples. Definitivamente, é um dos processos menos complexos do controle de vendas por meio de planilhas, mas deve ser feito com cuidado, pois qualquer dado esquecido pode interferir no resultado final.
Por isso, pegue a lista de vendas realizadas dentro do período estipulado e distribua as informações de acordo com as suas respectivas colunas. Não se esqueça de conferir se todos os dados estão certos e se nenhum foi deixado de lado. Feito isso, é só salvar o documento novamente.
Também, tome cuidado com as fórmulas que for inserir, como é o caso da SOMA e SUBTRAÇÃO, caso algum dado esteja incorreto a fórmula não irá funcionar, ainda pior, apresentará erro em praticamente todas as células.
Como usar a planilha de vendas?
Então, você montou a planilha de vendas da sua empresa. Mas, e agora, o que fazer com ela? Apenas ter este relatório não é suficiente para melhorar o comércio. Veja abaixo como usar a planilha de vendas:
1 – Use a planilha de vendas para acompanhar o desempenho da empresa
A planilha de vendas é um dos melhores documentos que a empresa pode usar para acompanhar o seu desempenho. Portanto, é indicado analisar este relatório mensalmente para checar se as vendas da empresa estão boas e de acordo com o planejamento estratégico previamente elaborado. Depois disso será possível tomar medidas para otimizar e estimular o seu processo de vendas.
2- Consulte a planilha de vendas para inserir novos produtos no mercado
A empresa quer começar a comercializar um novo produto? O ideal e consultar a planilha de vendas para analisar quais são os produtos ou segmentos que tem o maior índice de comercialização (vendas) e, posteriormente, pensar em mercadorias semelhantes que também possam agradar o seu público consumidor.
3 – Mantenha o relatório atualizado
A sua planilha de vendas só será funcional se for abastecida regularmente. Sendo assim, crie o hábito de manter o relatório atualizado. Sempre que uma nova venda for efetivada, esta nova informação deve ser descrita na planilha.
Outra forma de utilizar essa ferramenta é tendo uma planilha de vendas por vendedor.
