Planilha de Fluxo de Caixa – Aprenda Mais!



Planilha de Fluxo de Caixa – Aprenda Mais!
Planilha de Fluxo de Caixa

Está com dificuldades de organização financeira? Veja o que a planilha de fluxo de caixa pode fazer por você!

Você tem uma empresa e encontra dificuldades para fazer o controle do fluxo de caixa? Pois saiba que está correndo um grande perigo. Para que um comércio seja bem sucedido, é necessário manter o controle em várias áreas, especialmente na financeira, para assim evitar que ocorram “furos” que podem gerar uma série de transtornos.




Independente da sua empresa ser de pequeno ou grande porte, é preciso controlar todo o dinheiro que entra e que sai. Sejamos honestos, manter um controle detalhado de tudo que você ganha ou paga não é algo simples, ainda mais se você sofre com problemas de desorganização, neste caso é praticamente impossível.

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Essa tarefa pode ser mais prática e fácil se você usar a planilha de fluxo de caixa, que pode ser definida como uma espécie de relatório em que são descritos todos os valores relacionados ao comércio, levando em consideração as entradas e saídas.

Pode-se dizer que a planilha de fluxo de caixa é uma tarefa relativamente complexa, uma vez que exige muita responsabilidade e organização, afinal de contas, qualquer erro pode comprometer todo o orçamento da empresa. Além disso, o orçamento da empresa não serve apenas para você analisar se está tudo bem ou não, mas também para embasar os seus projetos e planejamento estratégico, estabelecendo como irá trabalha-los.

Para você, que é responsável pela área financeira de um comércio, nós iremos trazer aqui informações sobre o que é e como fazer um planilha de fluxo de caixa. Confira abaixo:

O que é planilha de fluxo de caixa?

Primeiramente, você deve compreender que o fluxo de caixa é todo o dinheiro que entra e sai do caixa de uma empresa. Sendo assim, a planilha de fluxo de caixa nada mais é do que um documento que relata todos os valores recebidos e pagos pela empresa, o que traz mais controle e praticidade para o setor financeiro.




Além disso, a planilha de fluxo de caixa irá conferir no final um total de quanto você gastou e quanto gerou de faturamento, deixando apenas a lucratividade, com isso ficará bem mais fácil de interpretar as suas receitas, podendo, inclusive, ser estabelecido um padrão de gráficos, comparando semana após semana ou mês em mês.

A planilha de fluxo de caixa pressupõe dados básicos, que são funcionais para todo o tipo de empresa. Porém, também é possível fazer adaptações para que o relatório compreenda as necessidades específicas do seu negócio, o que permite que ele se torne ainda mais eficiente.

Quais os benefícios de usar a planilha de fluxo de caixa?

A sua empresa tem passado por problemas financeiros? Então, saiba que adquirir o hábito de usar a planilha de fluxo de caixa pode ser o primeiro passo para enfrentar tais transtornos. Recorrer a este relatório trará maior organização e controle, possibilitando que o gestor financeiro da empresa saiba com riqueza de detalhes todo o dinheiro que entrou e saiu.

Além disso, a planilha de fluxo de caixa também serve para que a empresa possa elaborar novos planejamentos, usando os seus dados como embasamento. A partir da análise deste relatório, é possível saber se estão ocorrendo furos no caixa, se as vendas estão maiores do que os recebimentos e organizar-se para manter todas as contas pagas dentro dos prazos estipulados.

Como fazer a planilha de fluxo de caixa?

Agora você já sabe o que é e a importância da planilha de caixa, por isso chegou o momento de aprender como fazê-la do modo correto. Esta tarefa é um pouco complexa e exige disponibilidade de tempo, mas com a prática diária e disciplina torna-se um hábito automático e eficiente. Acompanhe abaixo:

1 – Separe os valores que saem do caixa da empresa

Se você quer ter uma planilha de fluxo de caixa eficiente, então a sua palavra de ordem tem que ser “organização”. Por isso você deve começar separando as categorias que envolvem os valores que saem do caixa da empresa, isso traz mais praticidade para controlar os gastos de todos os setores.

Caso você deseje manter um controle mais minucioso, analisando setor por setor da sua empresa com o intuito de descobrir o que está ou não valendo a pena, uma boa dica é criar uma planilha de fluxo de caixa por setores, por exemplo, uma para o estoque, outra para o RH e outra para a logística.

Estabeleça a categoria dos fornecedores, ou seja, os valores pagos pelos produtos que são comercializados pela empresa. Na sequência, coloque as despesas com os salários dos seus funcionários, os custos fixos com contas como, por exemplo, internet, luz, água, etc. Por fim, abra uma categoria especial para os custos mutáveis, que são aqueles que não ocorrem mensalmente como reparos de máquinas ou reformas.

2 – Separe os valores que entram no caixa da empresa

Reserve um espaço na planilha de fluxo de caixa para os valores que entram no caixa da empresa. Nesta situação também é possível usar categorias como pagamentos á vista realizado pelos clientes, pagamentos de parcelas, entre outros que dizem respeito aos valores que entram na empresa.

Este é um ponto importantíssimo, especialmente em empresas de grande porte, pois ajuda o gestor a analisar se o dinheiro que entra em caixa está de acordo com o lucro que é registrado no final do mês, já que é bastante comum a ocorrência de clientes que estão inadimplentes ou até mesmo desvios de dinheiro.

3 – Defina o saldo inicial

Definir o saldo inicial é uma etapa que muitos comerciantes se esquecem quando começam a fazer a planilha de fluxo de caixa, o que faz com que no final ela seja menos eficiente. Portanto, estude e defina qual é o saldo inicial, ou seja, o valor total de todo o dinheiro que se encontra no caixa até o momento.

Óbvio que se você não “abater” o valor inicial do caixa, as somas no final ficarão positivas, a não ser que seu negócio esteja dando muito prejuízo. Não se esqueça dessa parte, caso contrário sua planilha de fluxo de caixa não servirá para nada.

Obviamente que durante o processo de execução da planilha de fluxo de caixa, o saldo será alterado várias vezes. Porém, determinar o valor no início permite que o gestor tenha uma referência como ponto de partida, analisando se a empresa está trabalhando para aumentá-lo ou se estão ocorrendo problemas que levam o saldo a ficar no negativo.

4 – Use ferramentas práticas para fazer a planilha de fluxo de caixa

A sua planilha de fluxo de caixa tem que ser feita em um software que traga praticidade para a empresa, uma vez que ela será usada e atualizada diariamente e não pode deixar a empresa na mão, pois do contrário, em vez de trazer facilidade irá trazer transtornos para o seu negócio.

Na atualidade, é possível encontrar diversos modelos de softwares que permitem a criação de planilhas de fluxo de caixa, desde os mais simples até os mais modernos. Além disso, se a sua empresa é de grande porte e possui uma verba disponível, poderá recorrer aos serviços de T.I (Tecnologia da Informação) para desenvolver um sistema exclusivo e totalmente adaptado às suas necessidades.

Existe também a possibilidade de adquirir uma planilha de fluxo de caixa pronta, neste caso, algumas empresas especialistas desenvolve a planilha, ou melhor, um modelo de planilha, que basta adaptar ao seu negócio que ficará 100%, sem contar que prestam o suporte necessário para adequá-la, caso você sinta dificuldade.

Como usar a planilha de fluxo de caixa?

Mais importante do que fazer a planilha de fluxo de caixa é saber como usá-la corretamente, uma vez que ela contém informações que são vitais para uma empresa. Acompanhe abaixo como usar a planilha de fluxo de caixa:

1 – Determine um período de tempo para planilha

Para aprender a usar a planilha de fluxo de caixa, a primeira coisa a se fazer é determinar o período de tempo em que ela irá vigorar.  O ideal é que o relatório compreenda um espaço de tempo pequeno como, por exemplo, diariamente ou semanalmente, o que traz mais precisão na hora de analisar as informações. Mas também é possível fazer planilhas mensais e anuais.

2 – Estuda o saldo de todas as contas da empresa

A planilha só irá funcionar se você souber qual é o saldo de todas as contas da empresa, pois isto serve para analisar se há dinheiro disponível para arcar com todas as dívidas dentro do prazo de vencimento. Portanto, faça um levantamento de tudo que o seu comércio está devendo.

É importante frisarmos que a planilha de fluxo de caixa não faz milagre, caso sua empresa esteja em défit continuará, mas com certeza irá descobrir, o que já é um começo!

3 – Anote todas as contas a pagar e a receber

Você tem receio de se perder ao usar a planilha de fluxo de caixa? Para que isso não aconteça, crie o hábito de anotar todas as contas que a empresa tem a pagar e para receber. Portanto, inclua na planilha uma tabela para as dívidas com fornecedores e demais credores, e outras para registrar os pagamentos que precisa receber dos seus consumidores.

4 – Mantenha a planilha de fluxo de caixa atualizada

Um ponto fundamental para não se perder no controle e torná-lo eficiente é manter a planilha de fluxo de caixa atualizada.  Não deixe para depois, atualize o relatório no mesmo momento em que o capital entra ou sai do caixa. Muita gente adia esta tarefa, acaba esquecendo e posteriormente se surpreende com um furo no orçamento da empresa.

Por isso, uma boa dica é contratar um profissional apenas para cuidar das planilhas e lançar os dados, empresas de médio e grande porte já utilizam isso, faça você o mesmo.

Pronto para utilizar a planilha de fluxo de caixa e melhorar suas finanças?




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