A importância do planejamento é indiscutível, mas existe a dúvida sobre o que é planejamento e quais o processo para montar um planejamento eficiente.
Sobre a sua importância e o contexto dinâmico é imprevisível em que as empresas estão inseridas, o melhor conceito é o dado por Carvalho em 1978: o planejamento é um processo que compreende a atividade humana que deve ser eficiente em alcançar em um prazo determinado diversas metas e objetivos.
Dessa forma, ele exige um processo lógico e racional para alcance das metas em diversas atividades que são desenvolvidas pelos indivíduos e com motivações e objetivos diversos.
Como se vê, o planejamento surge em decorrência de diversas atividades humanas que geram a necessidade de um planejamento que seja coordenado e integrado, com as diversas demandas e necessidades em atividades humanas e na realidade empresarial.
A necessidade do planejamento
Em diversos tipos de organizações e com variados estilos de administração, é necessário estabelecer um planejamento que seja formal e estruturado, e que vise a alcançar metas e objetivos.
É função das organizações em curto ou longo prazo, o alcance de diversas metas e a concretização de vários objetivos, e ainda a solução de problemas que é a atividade inerente á função de administrar.
Por isso, isto é fundamental para as soluções de vários problemas das organizações, já que a própria rotina das organizações baseia-se em um ambiente que seja organizado e estruturado para que exista planejamento de todas as ações em curto ou em longo prazo, ações que sejam controláveis e estruturadas anteriormente e de forma racional.
Pode-se dizer que as organizações de uma forma geral planejam para que se tornem competitivas, adquiram melhoria da qualidade em seus processos, conquistem crescimento e desenvolvimento ideal, e ainda consiga mudar de acordo com as necessidades em acompanhar tendências e resposta rápida ao mercado que faz com que a empresa sobreviva e se desenvolva no mercado.
O planejamento deve ser uma constante na rotina das empresas de tal forma que as empresas tenham no planejamento uma ferramenta útil para que o grau de incertezas seja minimizado, incertezas quanto aos vários sistemas que compõem uma empresa: sistema financeiro, de comunicação, de Recursos Humanos, estratégia e outros sistemas.
Planejamento formal
Existem vários tipos de planejamento e para várias situações em que as empresas empreendem: implantação de tecnologia, programas de qualidade, avaliações de desempenho institucional e outros.
Por isso, exige-se que a empresa consiga estruturar um planejamento que seja formal, sistemático e voltado para as atividades e necessidades constantes das empresas.
Ele deve obedecer a um processo estruturado, organizado e dentro do prazo e que atenda a empresa em suas necessidades, por isso, o planejamento formal deve obedecer a uma ordem de processos:
- A primeira etapa do planejamento com certeza é a de recolhimento de dados e informações que sejam confiáveis.
- A segunda etapa é a analise de dados e informações com reuniões.
As reuniões para planejar devem focar as necessidades, objetivos e tipo de planejamento ser estruturado, ou seja, se ele é tático, operacional ou estratégico.
O planejamento estratégico é aquele para resultados em longo prazo e que busca identificar novas oportunidades e que deve considerar também os pontos fortes e fracos da empresa, como também as ameaças. Dessa forma o estratégico considera a visão, missão e valores da organização, sem esquecer-se dos objetivos em longo prazo.
Tipos de planejamento estratégico
Existem diversos tipos de planejamento estratégico, entre eles estão:
-Planejamento estratégico ideológico: as empresas que adotam este tipo de planejamento são aquelas que possuem objetivos com focos bem específicos como: conquistar novos mercados, novos pontos de vendas, aumento de receita e outros.
-Estratégico centralizador: esse é o tipo de planejamento em que apenas um grupo que foi responsável pelas ideias e toma parte na estruturação do planejamento, assim não há participação ou integração da equipe como um todo.
-Planejamento estratégico coordenado: este tipo de planejamento se baseia em um objetivo que a empresa deve seguir e assim busca integração, além do aprendizado da equipe sobre as razões do planejamento e a importância que o planejamento possui para que o objetivo seja alcançado.
No planejamento coordenado busca-se a participação e integração de todos sobre a importância do que deve ser resolvido e como a equipe poderá solucionar os problemas da organização.
Coordenar significa envolver toda a equipe e departamentos em um planejamento que seja eficaz.
Vantagens do planejamento formal
O planejamento formal é de grande relevância para o desenvolvimento das soluções mais importantes para a empresa, e torna a empresa integrada e com uma cultura voltada ao planejamento sistêmico em todas as situações e enfoque nos objetivos e metas o que direciona a empresa em um único objetivo.
A organização que planeja é uma organização que busca se antecipar às necessidades do mercado, e que busca integrar toda a equipe no processo decisório.
Planejamento tático e operacional
O planejamento estratégico é formado pelo planejamento para ações táticas e operacionais.
No planejamento tático deve ser alinhado ás politicas, estratégias e objetivos gerais que devem ser alcançados pela empresa, mas que estão ligados ás responsabilidades da gerência e que mesmo que norteie o médio prazo, deve fazer parte do processo decisório que esteja relacionado á estratégia da empresa.
O planejamento operacional deve estar alinhado ás estratégias da empresa e cumprir os requisitos do planejamento tático com os recursos necessários, as técnicas e procedimentos a serem adotados.
