Dificuldades com a organização do seu estoque? O inventário de estoque é o que falta para você, veja como fazer!
O estoque do seu negócio está todo bagunçado e necessita de uma mudança urgente? Um estoque desorganizado causa inúmeros transtornos à loja, dificultando a gestão e controle do administrador responsável pelo setor, além de poder ocorrer à falta ou a sobra de mercadorias, o que gera prejuízos financeiros e, nos casos mais graves, a perda de clientes.
Há diversos métodos que podem ser adotados pela empresa para driblar a desorganização de estoque e melhorar as atividades de venda. Entre as principais ferramentas de controle está o inventário de estoque, que se caracteriza por reunir uma série de informações sobre os produtos comercializados e as tarefas executadas em torno deles.
O inventário de estoque é fundamental para as empresas que almejam otimizar os seus processos de venda, controlando-os desde a entrada das mercadorias no estoque até a saída, uma vez que ele é constituído por diversas etapas que se complementam.
Junto com a parte de inventário de estoque, também é interessante elaborar uma planilha de fluxo de caixa, já que as entradas e saídas de produtos estão intimamente ligadas à parte financeira.
Para você que é gestor, nós iremos trazer mais informações sobre o que é e como montar o inventário de estoque da sua empresa. Confira!
O que é inventário de estoque?
O inventário de estoque é uma ferramenta que se parece com a ficha de controle, mas se diferencia pelo fato de ser mais detalhado e englobar mais atividades relacionadas às vendas da empresa. De forma teórica, pode-se dizer que o inventário é uma ferramenta de controle que se caracteriza por promover a organização interna, reduzir perdas e tornar mais eficiente a conferência de produtos.
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A prática do inventário de estoque exige a definição e colheita de todas as informações sobre as mercadorias comercializadas pela empresa. Além disso, este processo é constituído por etapas e pode ser encontrado em mais de um modelo, tendo como finalidade atender as necessidades específicas do comércio.
O que o inventário de estoque faz pela sua empresa?
Uma empresa que não exerce um controle eficiente sobre o seu estoque poderá ficar com produtos em falta, deixando o consumidor “na mão” ou ter lotes “encalhados”, sendo obrigada a vendê-los por um preço abaixo do comum. Nestes dois casos a empresa teria prejuízos financeiros por falta de organização. Você não quer que o seu comércio passe por esta situação, não é mesmo?
Por isso, adotar o método de inventário de estoque irá trazer mais organização para a empresa, uma vez que ele prevê o controle detalhado de todas as tarefas que envolvem o setor de vendas. A ferramenta também agrega praticidade ao gestor do estoque e para os vendedores, fazendo com que eles estejam sempre preparados para atender aos pedidos dos clientes.
É importante mencionarmos que a formação do preço também é decisiva na questão de “rotação” (entrada e saída) dos produtos do estoque, por isso, procure encontrar um valor adequado, o qual cubra as suas despesas de produção, forneça lucratividade e não fique com valor excessivo para o consumidor.
Tipos de inventário de estoque
O inventário de estoque pode ser encontrado em duas versões diferentes, tendo como objetivo apurar e controlar informações específicas que circulam pela empresa. Para você tirar mais proveito desta ferramenta, é importante conhecer os modelos. Sendo assim, acompanhe abaixo os tipos de inventário de estoque.
1 – Inventário de estoque periódico
O inventário periódico recebe este nome pelo fato de ser elaborado com uma frequência definida, normalmente mensal ou trimestral. Neste caso, o inventário tem como objetivo fazer o levantamento de todos os dados do estoque, agrupando-os como demonstrativos financeiros.
A partir do inventário de estoque periódico, a empresa tem embasamento para analisar o seu desenvolvimento, quantidade de vendas, valores gastos com a manutenção de estoque, além de ser possível identificar evidências de falhas e procurar soluções para contorná-las.
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2 – Inventário rotativo
O inventário rotativo é considerado o mais comum entre os comerciantes, sendo de extrema importância para manter a organização constante das lojas. Este modelo se caracteriza por promover contagens físicas programadas das mercadorias em estoque.
No inventário rotativo, o controle das mercadorias é feito a partir de critérios e ciclos definidos, levando em consideração a classificação ABC, o que é excelente para promover a identificação rápida de erros na execução das operações, causa das suas falhas e possíveis soluções.
Como fazer um inventário de estoque?
No seu cotidiano de comerciante, o uso do inventário de estoque rotativo será mais recorrente. Por isso, esta ferramenta tem que ser construída corretamente para ajudar no controle das mercadorias e gerar informações úteis para o gestor de vendas. Portanto, acompanhe abaixo como fazer um inventário de estoque.
1 – Defina os produtos que serão comercializados pela loja
Se você é o gestor de algum comércio, provavelmente já deve ter percebido que um dos principais motivos de desorganização no estoque é a inclusão constante de produtos novos na cartela de vendas da empresa. Para fugir deste problema, uma boa dica é começar definindo os produtos que serão comercializados pela loja.
Faça um estudo da carteira de produtos do negócio, verificando o que está condizente com o seu público consumidor e o que pode ser incluído. Após este levantamento, é preciso montar uma lista, dispondo com exatidão todas as mercadorias que serão comercializadas, ainda, se possível, separe-as por categorias e fornecedores.
Para tornar ainda mais eficiente à questão de produtos que serão comercializados pela loja, sem contar a possibilidade de melhorar a assertividade nas vendas, consequentemente, aumentando a entrada de dinheiro e lucros, faça uma pesquisa de mercado, entrevistando os próprios consumidores da loja, assim conseguirá descobrir quais são os produtos mais buscados, bem como, podendo avaliar posteriormente aqueles que valem a pena ser trabalhados (margem de lucro).
Sugiro ainda, caso resolva inserir novos produtos, que seja feito um plano de ação, assim conseguirá ter um “caminho” a percorrer, deixando tudo organizado e bem trabalhado.
2 – Faça o inventário em horários alternativos
O inventário de estoque prevê o controle de entrada, saída e quantidade de produtos disponíveis no estoque. Durante o expediente da loja, a tendência é que estas informações se modifiquem com frequência, o que torna a contagem do gestor mais trabalhosa.
Sendo assim, para fazer a contagem dos produtos que entraram, saíram ou permaneceram no estoque, é recomendado executar esta tarefa em horários alternativos, em que não haja fluxo de clientes como, por exemplo, finais de semana, feriados ou madrugadas. Ao optar por este processo, você chegará a resultados mais precisos, o que é uma ajuda e tanto para a análise do estoque.
3 – Organize o espaço do estoque
Em uma loja que costuma ter um fluxo de vendas grande, a tendência é que o seu estoque seja desorganizado, uma vez que os vendedores retiram produtos a todo o momento. Portanto, para que a contagem e controle dos produtos seja mais eficiente, é recomendado organizar bem o espaço do estoque.
O ideal é agrupar aqueles produtos que são iguais e separar os distintos. Por exemplo, se a sua empresa trabalha com a venda de roupas e calçados, reserve um espaço para as roupas e outro para os sapatos, ambos devem ser distinguidos por categorias.
É interessante manter uma “planilha” com os locais em que se encontram os produtos, mas algo bem simples, já que no quesito “complexo” e detalhado você terá o inventário de estoque. Esse ponto mais simples é para os vendedores encontrarem rapidamente os produtos na hora da venda, evitando que o consumidor fique muito tempo aguardando. Qualidade no atendimento é tudo, concorda?
4 – Identifique os espaços do estoque
Para otimizar o abastecimento do estoque é necessário identificar os espaços do estoque, fazendo com que gestor saiba qual categoria está carecendo de reposição imediata. Por isso, tome o cuidado de identificar as prateleiras e demais espaços por nomes e números. Depois faça um relatório indicando a quantidade de produtos em cada um dos espaços definidos.
5 – Controle de qualidade do estoque
Imagine que o seu cliente comprou um produto e veio com defeito. Esta situação irá causar transtornos para o consumidor e para a loja, não é mesmo? Para que isso não aconteça, é necessário promover o controle de qualidade do estoque, promovendo uma vistoria de todos os produtos.
Sendo assim, tome o cuidado de analisar e identificar se os produtos possuem algum defeito aparente. A execução dessa tarefa evita que o comerciante cause transtornos aos clientes, uma vez que estará oferecendo somente as melhores mercadorias. Além disso, também é necessário manter o estoque com condições apropriadas para abrigar os produtos.
6 – Elabore um relatório com as informações levantadas
A partir da realização de todas as etapas citadas anteriormente, o seu processo de estoque está praticamente concluído. Porém, para finalizar e ter mais organização você deve elaborar um relatório, em formato de planilha, descrevendo todos os produtos comercializados pela loja, a quantidade disponível em estoque e registrando o fluxo de vendas.
Este procedimento permite que a empresa saiba quando tem que realizar compras ou deve realizar promoções para se desfazer dos produtos que estão a muito tempo no estoque, bem como adquirir uma nova remessa, tudo sem contrair prejuízos financeiros.
