A comunicação gera estudos e diversas pesquisas, pois a comunicação é um instrumento para que se entenda o mundo em que vivemos, até porque a comunicação torna compreensível em um mundo dinâmico e globalizado com suas diversas culturas e valores, e como o ser humano não é uma ilha, se fazem necessários o estudo e utilização da comunicação organizacional e de seus sistemas.
Na comunicação humana já rompeu diversas barreiras: a distância, os idiomas, os costumes, religião e política e, por isso, a comunicação organizacional é parte dessa nova comunicação.
Dessa forma, a comunicação organizacional é também objeto de estudo, pois a comunicação organizacional é uma aliada ao desenvolvimento das atividades e sucesso da organização com metas e objetivos concretizados.
Por isso, é necessário identificar quais os fatores que são objetos de estudo para a comunicação organizacional, dessa forma devem-se considerar vários fatores na comunicação institucional:
-A comunicação intrapessoal: essa comunicação acontece de forma individual e estudo como o indivíduo recebe informações processa e assimila diversas informações.
O estudo intrapessoal se preocupa em como o indivíduo recebe e processa diversas informações de acordo com seu nível cultural, de escolaridade e outros.
Já a comunicação interpessoal deve se preocupar em como a comunicação é desenvolvida, como os canais e sistemas de comunicação afetam as pessoas individualmente e qual a adequação do canal de comunicação com seu emissor e receptor.
Como organização é avaliada como a comunicação, está sendo realizado qual o nível de eficiência e qual a capacidade e qualidade dos sistemas utilizados.
Para isso, é necessário estudar os vários tipos de comunicação.
Comunicação escrita
A comunicação escrita tem a vantagem de ser rápida e atingir uma diversidade de pessoas ao mesmo tempo e que funciona através de registro a ser publicado e disseminado na forma de informação, normas, procedimentos, reclamação, sugestão e outros motivos.
Porém, a comunicação escrita também possui limites e por isso, o modo de comunicação da forma escrita só é eficiente que se for expressa de forma clara, concisa, objetiva e coerente.
Portanto, a comunicação escrita organizacional possui vários tipos que se expressam através de documentos formais, oficiais ou de uso temporário, mas todos obedecem a uma padronização e são utilizados para determinadas funções.
Para se comunicar de forma escrita a organização utiliza linguagem técnica, formal, informal, individual, conjunta ou confidencial. Dessa forma a comunicação escrita se denomina como comunicação empresarial ou administrativa.
Comunicação administrativa
A comunicação administrativa busca utilizar vários veículos para que a comunicação interna cumpra seu propósito, que é ser um canal para resolução de problemas e alcance dos objetivos e metas da empresa.
Para isso, a empresa se vale de veículos como relatórios, circulares, boletins e outros.
Vamos á explicação de cada um:
-Relatório: os relatórios são documentos que cumprem a missão de relatar os processos organizacionais que estão em andamento. Os relatórios são documentos que são produzidos com certa periodicidade e que deve relatar a experiência sobre determinadas situações organizacionais, como tarefas, problemas, reuniões, visitas, pesquisas de campo e outros.
Os relatórios devem ser documentos completos que além de relatar as situações empresariais deve também relatar essas situações de forma técnica e científica.
-Circulares: são documentos formais com tamanho menor e de caráter informativo com o cunho de informar resultados, ações e até acontecimentos importantes que farão parte do cronograma empresarial.
As circulares devem obedecer ao padrão determinado pela empresa e ser elaborado de forma objetiva, sucinta, pois é um dos documentos com maior credibilidade na realidade empresarial.
-Boletins: esses documentos devem ter formato jornalístico e serem elaborados com o máximo de veracidade e ainda ter um objetivo específico de informar sobre determinado fato ou fatos, poderá ter auxilio de fotos, imagens, gráficos e outros instrumentos complementares de leitura e compreensão.
-Jornais: é um veículo para o público interno ou externo e deve ser útil para relatar através e suas matérias temas que são de interesse informativo, educacional ou motivacional de toda a empresa, temas como: mudanças em normas, procedimentos, utilização de manuais ou ainda temas que são do interesse da empresa e que fazem parte de um assunto de utilidade pública como temas voltados para saúde, bem estar, educação ou avisos de recrutamento e seleção.
Ferramentas da comunicação organizacional
A comunicação organizacional é o principal veículo para que a empresa consiga disseminar suas políticas, ações, missão, valores, objetivos e outros.
Por isso, a comunicação organizacional só é eficiente se conseguir comunicar de forma efetiva com um sistema que integre, interaja e que utilize mecanismos úteis para disseminar sua mensagem e imagem.
Dessa forma, a comunicação organizacional poderá fazer uso de documentos, eventos, palestras, treinamento, workshops e outras ferramentas.
As ferramentas da comunicação institucional são: relações públicas, assessoria de imprensa, identidade corporativa e outros.
Além da comunicação institucional, as organizações fazem uso também da comunicação administrativa, com documentos como: veículos administrativos, editoração multimídia, marketing institucional e outros.
Relações Públicas
As relações públicas é uma das ferramentas mais úteis e utilizadas pela empresa, pois sua função além de assessorar a empresa de forma a tornar a comunicação mais interna e mais eficiente, tem também a função de assessorar a empresa de forma externa tornando a empresa conhecida, sua imagem valorizada e etc.
Portanto, as relações públicas é um porta-voz da empresa no mercado, e para isso se vale de um trabalho que comunique ações importantes ou mesmo a Identidade institucional da empresa para interessados como: consumidores, clientes, acionistas, governo e acionistas.
Assim, o serviço das relações públicas envolve pesquisa institucional, planejamento, assessoramento e a execução em si, com realização de eventos e publicação de escritos, como também avaliação.
Assessoria de impressa
A assessoria de imprensa tem como missão difundir junto ao público diversas informações empresariais como: mudanças na hierarquia, vendas ou fusões, lançamento de novos produtos ou serviços e outros.
Na assessoria de imprensa deve trabalhar pontos positivos e pontos fracos da empresa junto ao público em geral, trabalhando para que a imagem da empresa seja positiva com informações esclarecedoras e com veracidade, a fim de que a imagem da empresa seja bem vista junto ao público.
Assim, a assessoria de imprensa é uma função jornalística da comunicação organizacional.
