Administrar as Despesas: Aprenda a Organizar as Contas

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Administrar as Despesas
Administrar as Despesas

Você está com dificuldades em administrar as  despesas? Sejam elas pessoais ou empresariais, vamos ensinar agora mesmo como resolver, aproveite!

Uma das maiores dificuldades das pessoas é conseguir administrar suas despesas, seja no ambiente pessoal ou corporativo. Isso acaba por gerar uma série de problemas, transtornos e até mesmo frustrações. Basta faltar dinheiro que as pessoas estão com um grande problema, e não tiro a razão, afinal, hoje em dia, grande parte das coisas exigem dinheiro para poderem ser executadas.

A falta de controle e administração das despesas é ainda mais grave quando se trata de ambiente corporativo. Quer ver sua empresa fechar as portas? Perca o controle das despesas e gerencie mal o setor financeiro, com isso você já terá uma falência iminente.

Para aprender um pouco sobre administração e compreender melhor os ensinamentos que serão passados aqui, sugiro que leia nosso texto sobre a teoria geral da administração.

Você já sabe que é necessário administrar as despesas, senão você (pessoal) e o seu negócio (corporativo) ficarão em sérios apuros, a questão é, como fazer isso?

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Ah, essa é a pergunta que não quer calar! Todos os dias recebemos e-mails pedindo como controlar as despesas, como cuidar das finanças, como saldar as dívidas e por ai vai. E não finja que nunca passou por esses problemas, porque todo mundo passa. (salvo raras exceções).

Aqui nós não ‘mentimos’, então já vou adiantar, não fazemos milagres, vamos ajudar você a administrar as despesas, mas não significa que vamos entregar dinheiro para pagá-las, isso é você que tem que se virar. Porém, com certeza vamos auxiliar e muito!

Vamos ao que interessa? Agora é a hora de como administrar as despesas.

Quais São As Suas Despesas Para Administrar?

Esse é um problema bem comum nas pessoas que estão querendo aprender a administrar as despesas, elas estão tão preocupadas em cuidar das despesas que esquecem de descobrir quais são as despesas que ela precisa administrar.

O primeiro passo para administrar as despesas é listá-las, é ter uma planilha de gastos e despesas, assim, pode-se fazer um gerenciamento de todos os custos que você realmente tem.

Comece listando em uma folha de papel mesmo, com caneta, todos os seus custos atuais, seja aluguel, luz, água, telefone, até mecânico. Depois disso, transpasse para uma planilha, pode ser no excel mesmo.

Bom, agora você sabe suas contas, chegou o momento de administrá-las.

Disciplina Para Administrar As Despesas

Você pode não dar a importância que esse tópico merece, mas ele com certeza a tem! A disciplina é o balizador entre conseguir ou não administrar as despesas.

Por exemplo, você tem um custo de R$ 300,00 reais por mês de luz, o que é relativamente alto. Você acredita que pode baixá-lo, até ai tudo bem, porém, você conseguirá ter disciplina para acordar todos os dias e tomar um banho menos demorado, criar o hábito de apagar as luzes dos cômodos antes de dormir, tirar da tomada os aparelhos? Enfim, perceba, a disciplina é tudo!

E não é só isso, é preciso ter disciplina para lançar todos os dias os custos na planilha, caso contrário a mesma não terá a utilidade esperada.

É bem comum ouvirmos que “faltou tempo” para lançar os dados ou até mesmo para administrar as despesas bem como “manda o figurino”, por isso, se esta for a sua desculpa, já vou indicar o texto sobre gestão de tempo. E agora, pode fazer corretamente?

Como Montar a Planilha Para Administrar As Despesas

Administrar as despesas significa se organizar corretamente para mantê-las dentro do seu orçamento, conforme o seu planejamento. Para que isso seja possível será necessário montar uma planilha bem organizada, de orçamento familiar ou orçamento empresarial, dependendo do que você deseja administrar.

Vamos listar o que você precisa ter nessa planilha para administrar as despesas, e não só isso, também para ver como está  o seu balanço em relação a faturamento/despesas.

Faturamento

Na sua planilha é necessário que tenha uma célula para o faturamento. Falamos uma célula, mas é uma espécie de “categoria”, já que corresponde a mais de uma célula. Por exemplo, você coloca na planilha 4 células de rendimentos, pois, suponhamos que sejam 3 rendas na casa, ou até mesmo diversos aportes de faturamento, assim, para deixar mais organizado, é mais fácil lançar em células diferentes, porque saberá o que entrou, quando, de quem e quanto foi o valor.

O faturamento nada mais é do que o dinheiro que você ou sua empresa ganham. Lance esses dados na planilha.

Despesas

As despesas são o que você/empresa gasta. Existem estudiosos que separam gastos, custos e despesas, porém, honestamente, a relevância não altera o resultado final, pelo menos não no seu caso, que busca se organizar e administrar as despesas.

Conheça um pouco sobre a teoria do desenvolvimento organizacional, irá auxiliar na questão de administração de despesas.

Para facilitar a sua analise, uma boa dica é separar os tipos de gastos em fixos, variáveis, contínuos e esporádicos.

Também é interessante trabalhar com sistemas gráficos integrados, porque bastará você “passar os olhos” para perceber o aumento ou diminuição das despesas de meses x meses ou até mesmo dias x dias.

Datas De Pagamentos e Juros Acrescentados

Outra boa dica para melhorar a administração de despesas é colocar as datas de pagamentos de cada conta, bem como uma pequena observação da taxa de juros que será acrescida caso não efetue o pagamento na data correta.

Com isso ficará mais fácil de visualizar quais são as contas que podem lhe trazer mais prejuízos e facilitar no tocante as despesas para administrar. Lembre-se, você deve pagar tudo em dia, mas como ninguém é “perfeito”, caso imprevistos aconteçam, saiba quais contas pagar primeiro.

Grau De Urgência Das Despesas

Semelhante ao ponto anterior, mas agora de uma forma organizada apenas para a urgência é elencar o grau de urgência das despesas para administrar e pagar.

Eu, particularmente, gosto de atribuir porcentagem, de 0% a 100% no tocante a urgência, porém, isso fica a critério da pessoa, conheço quem atribua nota, outros cores e por ai vai. Faça como você se sentir melhor, mas FAÇA!

Valor Total Da Despesa

Normalmente entre as últimas células do excel ou até mesmo embaixo de todas as despesas, coloca-se uma célula com o valor total das despesas do mês. Essa célula utiliza a fórmula de SOMA da coluna dos valores de despesas para administrar.

Assim, você terá no “final” dessa coluna o valor total das despesas, podendo utilizar esse dado no esquema gráfico (como já falei anteriormente), ficando fácil de comprar se as despesas estão aumentando, diminuindo ou estão estagnadas. Isso faz parte de aprender a como gerenciar uma empresa.

Valor Líquido Do Faturamento/Despesas

Outro ponto que deve conter na sua planilha é o valor líquido. Este ponto é importante porque o valor líquido que corresponderá o que você “manterá” em caixa, ou seja, é o que realmente sobrou, consequentemente, é o objeto do seu planejamento. Afinal, é para isso que você quer administrar as despesas, para poder investir em algo e atingir suas metas, concorda?

Dicas De Como Administrar As Despesas

Agora vamos a algumas dicas de como administrar as despesas da melhor foram possível. Não desconsidere o que aprender, as vezes o que pode parecer simples faz toda a diferença no resultado, desde que seja posto em prática.

Vamos lá?

Peça para alguém próximo analisar com você as suas despesas elencadas no papel antes de passar para a planilha, normalmente algo passará despercebido, mas a outra pessoa notará. Além disso, peça opinião para a outra pessoa se ela tem alguma ideia de novo campo que pode ser útil, opinião nunca é demais nesses casos.

Faça o possível para lançar os dados diariamente, de preferência no momento em que ocorrer, é mais fácil administrar as despesas dessa forma. Claro, digamos que você esteja na rua e não tenha como acessar a planilha, não tem problema, anote no celular e repasse ao chegar em casa ou no escritório, porém, evite “não anotar” em algum lugar, porque facilmente irá esquecer.

Todo final de mês ou até mesmo semanalmente faça uma análise das despesas, verifique se realmente eram necessárias, além da possibilidade de redução. Seu foco é fazer sobrar o máximo possível de dinheiro sem reduzir as coisas importantes. Por exemplo, você deseja economizar luz, até que ponto é possível economizar sem ter prejuízos? Este é ponto ideal para se alcançar.

Não se frustre. É bastante comum tentar administrar as despesas e no início não conseguir fazer sobrar dinheiro, contudo, lembre-se, é com o tempo que irá conseguir atingir o resultado esperado.

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